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Le cycle de vie des données numériques est divisé en neuf étapes, depuis la préparation des collections physiques pour la numérisation jusqu'au maintien de l'accessibilité des données de manière durable. Ces étapes sont à nouveau subdivisées : ex. la description est divisée en métadonnées, accessibilité du contenu et identification. Le cycle de vie est lié au cycle de qualité.
Interopérabilité : capacité des systèmes et des logiciels à échanger des (méta)données entre eux sur base d'un ensemble commun de procédures. Cet échange automatique permet de construire et de maintenir à jour des systèmes d'information communs tels que les portails du patrimoine.

# Stockage : une institution patrimoniale doit prendre à cœur les diverses spécifications relatives au stockage des ressources numérisées afin d'en assurer la disponibilité et l'accessibilité. Ces spécifications concernent notamment les bases de données, le stockage physique et l'assurance de la qualité.
# Présentation : il s'agit de la manière dont les données numériques sont présentées à l'utilisateur. Lors de la création et de la maintenance d'un site web ou d'un autre service d'information, il est judicieux de séparer le contenu de la présentation. Cette séparation devrait permettre d'adapter la présentation des informations à différents groupes cibles et de soutenir d'autres utilisations, telles que la personnification et la réutilisation dans d'autres services d'information.
# Accès : la méthode de description et de stockage doit permettre la réutilisation des données. Un système d'information ne doit pas être une "boîte fermée" ("black box"). Les moteurs de recherche et les autres systèmes d'information doivent pouvoir interroger les données. De préférence, le système d'information doit prendre en charge les techniques utilisées pour collecter les données stockées de manière distribuée par le biais d'une recherche unique.
# Fabrication : une institution patrimoniale doit prendre à cœur les spécifications largement acceptées pour la fabrication des données numériques afin de garantir la qualité des résultats. Il s'agit notamment des spécifications relatives aux formats des documents, aux plateformes ICT et au contrôle de la qualité. En 2008, le DEN a défini des exigences minimales pour le patrimoine numérique dans DE BASIS pour les thèmes de la fabrication et de la durabilité numérique.
# Préparation des collections physiques : avant tout processus de numérisation, la collection physique doit faire l'objet d'une analyse matérielle minutieuse et d'une sélection des objets de la collection. Les conclusions du plan de numérisation doivent être prises en compte à ce stade. Il est ainsi possible de déterminer ce qui doit être numérisé, de quelle manière et selon quelles spécifications, et quels sont les coûts à prévoir dans le cadre de ce processus.