Kennisborging/fr

Il arrive régulièrement qu'un employé quitte votre organisation. Pour éviter de perdre toutes les connaissances qu'il a accumulées, il est important de les sauvegarder correctement.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi est-il important de transférer des connaissances ?
• Comment garantir un bon transfert de connaissances ?
• Comment faire en sorte qu'un nouvel employé puisse rejoindre votre organisation facilement ?

Qu'est-ce que cela signifie ?

Lorsqu'un employé expérimenté quitte votre organisation, une grande partie de ses connaissances et de son expertise sont également perdues. "Sauvegarder des connaissances" consiste à transmettre les connaissances de l'employé sortant à d'autres (ou à de nouvelles) personnes de votre organisation.

Par connaissances, nous entendons l'ensemble des informations, des expériences et des compétences d'une personne ("tout ce qui est dans la tête et dans les mains"). Il ne s'agit donc pas seulement de connaissances professionnelles pures, mais aussi de réseaux, de connaissances sur (l'histoire de) l'organisation, etc.

Pour assurer la continuité au sein de l'organisation, il est important que les connaissances essentielles soient, dans la mesure du possible, transférées au successeur.

Il est préférable que l'employé sortant et son supérieur prévoient du temps pour sauvegarder ces connaissances au cours des derniers mois précédant le départ. Dans l'idéal, l'employé sortant et le nouvel employé peuvent travailler ensemble pendant un certain temps au cours de cette période, afin de transférer les connaissances, les compétences et les tâches.

Kennisoverdracht (Frans van der Burgt), domaine public (via Wikimedia Commons)

Comment conserver les connaissances au sein de votre organisation ?

Il existe plusieurs façons de transférer des connaissances au sein de votre organisation. Dans tout processus de sauvegarde de connaissances, il est essentiel de documenter de manière approfondie les tâches et les actions spécifiques de l'employé sortant. Cela peut se faire grâce à une analyse des tâches ou d'une carte des tâches.

Si le successeur peut accompagner l'employé sortant pendant un certain temps, le transfert de connaissances peut être organisé conformément au plan de transfert de connaissances.

Si le successeur n'intègre l'organisation qu'après le départ de l'employé, un kit de survie peut l'aider.

L'analyse des tâches ou la carte des tâches

L'analyse des tâches signifie que l'employé sortant prend le temps de dresser une liste détaillée de toutes les tâches et actions qu'il effectue. Les questions à se poser sont les suivantes : "Quelles sont mes tâches ?", "Qu'est-ce que je gère ?", "Sur quoi est-ce que je travaille ?"

Si nécessaire, vous pouvez diviser les tâches en sous-tâches. Soyez attentif aux tâches dites "critiques". Elles sont essentielles au fonctionnement optimal ou à la continuité de l'organisation, mais ne sont souvent pas perçues comme telles par l'employé lui-même. Demandez-vous ce qui se passerait si ces tâches n'étaient plus exécutées du jour au lendemain. Y a-t-il un risque de plaintes ? Dans quelles tâches le successeur risque-t-il de commettre de grosses erreurs ? Lors du transfert de connaissances, donnez la priorité à ces tâches critiques.

Pour réaliser une bonne analyse des tâches, il est très important de consulter l'employé sortant, son supérieur et ses collègues. Certaines choses et actions sont tellement naturelles pour l'employé qu'il peut oublier de les mentionner.

Le plan de transfert de connaissances

Il s'agit d'un plan d'action basé sur l'analyse des tâches. Il décrit en étapes claires et structurées les démarches nécessaires pour transférer autant de connaissances que possible de l'employé sortant au(x) successeur(s). Il traite principalement, mais pas uniquement, des (sous-)tâches critiques.

Le plan de transfert des connaissances peut être établi sous la forme d'un tableau. Il faut rechercher la meilleure méthode de transfert des connaissances pour chaque (sous-)tâche. Les éléments suivants doivent toujours être mentionnés :

• Quelles actions faut-il entreprendre (ex. un logiciel de formation) ;
• Qui est impliqué dans ces actions ;
• Combien de temps prend chaque action ;
• Quand chaque action est-elle planifiée ;
• L'action est-elle réalisée (et quel en est le résultat).

De cette manière, chaque personne impliquée a une bonne idée de la manière dont le transfert de connaissances aura lieu. Dans la mesure du possible, notez également les actions des personnes concernées, de manière à ce que le transfert devienne immédiatement concret.

Le kit de survie

Il n'est parfois pas possible pour le successeur d'accompagner l'employé sortant. Dans ce cas, il n'y a ni le temps ni l'occasion de mettre en œuvre un plan de transfert des connaissances. Dans ce cas, un kit de survie peut être utilisé. Il s'agit d'un document dans lequel l'employé sortant rassemble toutes les connaissances essentielles, afin de les fournir au successeur.

Sur base de l'analyse des tâches, un aperçu est préparé pour chaque (sous-)tâche, à l'aide des questions suivantes :

• Quelles sont les procédures ou les plans établis par étapes ?
• Quelles sont les ressources nécessaires à la bonne exécution de cette tâche (documents, littérature, contacts, etc.) ? Et où peut-on les trouver ?
• Quels sont les dossiers en cours ?
• Quelle est la genèse (y compris les obstacles difficiles et les réussites majeures) ?
• Quelle est la vision de l'avenir ? Quels sont les défis à relever ?

Pour que le kit de survie soit aussi complet que possible, il est indispensable que l'employé sortant l'élabore avec son supérieur et ses collègues. En effet, il est possible de leur demander un feedback.

Pour chaque tâche du kit de survie, il est possible de mentionner le collègue avec lequel l'employé sortant a tout passé en revue. Ce collègue pourra ainsi aider le successeur lorsqu'il devra accomplir cette tâche pour la première fois. Le collègue n'est peut-être pas en mesure d'apporter un soutien concret, mais il peut néanmoins offrir son aide grâce à ses connaissances organisationnelles et à son réseau.

Pour en savoir plus

Pour en savoir plus, FARO propose un manuel (en néerlandais) sur le sujet : Mon collègue part, aidez-moi !