Optimaliseer je ordening/fr: verschil tussen versies

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Regel 1: Regel 1:
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Het kan gebeuren dat je ordeningsplan niet meer voldoet aan de noden van je organisatie. In dat geval is het tijd om het plan aan te passen.<br>
Il peut arriver que votre plan de classement ne réponde plus aux besoins de votre organisation. Dans ce cas, il est temps de l'adapter.<br>
In deze tool leer je het volgende:
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
* Wanneer moet ik mijn ordeningsplan aanpassen?
* Quand adapter votre plan de classement ?
* Op welke manier kan ik mijn ordeningsplan verbeteren?
* Comment améliorer votre plan de classement ?
* Hoe ga ik praktisch te werk om mijn ordeningsplan te verbeteren?
* Comment améliorer concrètement votre plan de classement ?
</blockquote>
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Le plan de classement de vos archives répond-il toujours aux besoins et aux attentes de votre organisation ? Lorsque, par exemple, le fonctionnement et les activités de votre organisation changent, le plan de classement doit également être modifié pour continuer à les refléter correctement. Il se peut également que vos employés et collègues trouvent le classement existant trop compliqué ou ne s'y retrouvent pas.
Voldoet het ordeningsplan van jouw archief nog aan de noden en verwachtingen van je organisatie? Wanneer bijvoorbeeld de werking en activiteiten van je organisatie veranderen, moet ook het ordeningsplan veranderen om een correcte weergave hiervan te blijven. Het kan ook zijn dat je medewerkers en collega’s de bestaande ordening te omslachtig vinden of er hun weg niet in kunnen terugvinden.
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Dans ce cas, il est nécessaire d'adapter et d'affiner le classement de vos archives au fonctionnement réel de votre organisation. En optimisant le classement des archives, vos collaborateurs peuvent archiver plus facilement leurs documents et les retrouver plus rapidement par la suite.
In dergelijke gevallen is het nodig om de ordening van je archief aan te passen en af te stellen op de reële werking van je organisatie. Door de ordening van het archief te optimaliseren, kunnen je medewerkers hun archiefstukken makkelijker archiveren en nadien sneller terugvinden.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Cet outil propose une feuille de route pour optimiser le classement de vos archives. Cette feuille de route se concentre sur les archives numériques, mais les principes décrits peuvent parfaitement être utilisés pour les archives papier.
Deze tool geeft een stappenplan voor de optimalisatie van de ordening van je archief. De focus van dit stappenplan ligt op het digitale archief, maar de beschreven principes kunnen ook perfect worden gebruikt voor het papieren archief.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Archiefdozen_in_rek.JPG|300px|class=align-left]]
[[Bestand:Archiefdozen_in_rek.JPG|300px|class=align-left]]
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Évaluer la structure existante==
==Evalueer de bestaande structuur==
La première étape consiste à évaluer l'ensemble de la structure commune des dossiers. Impliquez les personnes qui utilisent le plus souvent cette structure, car ce sont elles qui ont le plus d'informations sur les problèmes et les goulets d'étranglement. Lors de l'évaluation, vérifiez si la structure est claire pour toutes les personnes travaillant dans les dossiers concernés. Les nouveaux arrivants et les personnes extérieures doivent également être en mesure de comprendre la structure des dossiers. Notez les points à améliorer.
De eerste stap is om de volledige gemeenschappelijke mappenstructuur te evalueren. Betrek hier de personen bij die de structuur het meest frequent gebruiken, zij hebben immers het meeste zicht op de problemen en knelpunten. Ga bij de evaluatie na of de structuur helder is voor iedereen die in de desbetreffende mappen werkt. Ook nieuwkomers en buitenstaanders zouden hun weg moeten kunnen vinden in de mappenstructuur. Noteer waar er verbeteringen mogelijk zijn.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Si l'évaluation montre que la structure des dossiers doit être fondamentalement modifiée pour les utilisateurs, il est préférable de d'abord consulter l'outil [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur/fr|Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers]].  
Indien uit de evaluatie blijkt dat de mappenstructuur voor de gebruikers fundamenteel gewijzigd moet worden, raadpleeg je het best eerst de tool [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur]].
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Faites une synthèse de tous les points qui sont ressortis de l'évaluation.
Maak een overzicht van alle werkpunten die bij de evaluatie naar voren zijn gekomen.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Conclure des accords sur les améliorations==
==Maak afspraken rond verbeteringen==
Au cours de cette étape, des accords sont conclus sur la manière de traiter les points à améliorer ressortis lors de l'évaluation. Il est important que tout le monde accepte les accords conclus.  
In deze stap worden er afspraken gemaakt over de aanpak van de verbeterpunten die bij de evaluatie naar boven zijn gekomen. Het is van belang dat iedereen akkoord gaat met de gemaakte afspraken.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un problème courant est celui de l'existence de plusieurs endroits de stockage logiques pour certains documents. Les photos, par exemple, peuvent être conservées dans une série centrale, mais peuvent tout aussi bien être placées avec les dossiers ou les projets auxquels elles se rapportent. Réfléchissez à la solution qui convient le mieux au fonctionnement de votre organisation et acceptez de la mettre en œuvre de manière cohérente.
Een veelvoorkomend probleem is dat er voor bepaalde documenten meerdere logische bewaarplaatsen zijn. Foto’s kunnen bijvoorbeeld samen worden bewaard in één centrale reeks, maar kunnen evengoed worden geplaatst bij de dossiers of projecten waarop ze betrekking hebben. Ga na welke oplossing het beste past voor de werking van je organisatie en spreek af om dit consequent uit te voeren.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Documenter le classement existant==
==Documenteer de bestaande ordening==
Documentez les nouveaux accords pris en matière de classement des archives. Si vous avez cartographié vos archives comme décrit dans l'outil [[Breng je archief en collectie(s) in kaart/fr|Cartographier vos archives et collections]], vous pouvez y intégrer directement les nouveaux principes de classement. Documentez également la situation telle qu'elle se présentait avant les changements prévus. De cette manière, il est toujours possible de revenir sur certaines décisions.
Documenteer welke nieuwe afspraken er gemaakt zijn met betrekking tot het ordenen van het archief. Indien je je archief in kaart hebt gebracht zoals omschreven in de tool [[Breng je archief en collectie(s) in kaart]], kan je de nieuwe ordeningsprincipes rechtstreeks daarin verwerken. Documenteer ook hoe de situatie er uitzag voor de geplande veranderingen werden doorgevoerd. Op die manier is het nog mogelijk om bepaalde beslissingen terug te draaien.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
L'outil [http://learnexcelmacro.com/wp/2016/11/excel-tool-folder-structure-creator/ Folder Structure Creator] (disponible en anglais) permet de documenter les modifications apportées à votre plan de classement. Cet outil vous permet de convertir facilement la structure de dossiers de votre Finder ou Explorateur en un fichier tableur. Vous pouvez ensuite ajouter au fichier les accords de conservation des fichiers conclus. Vous pouvez également toujours documenter les accords les plus importants dans un simple éditeur de texte.  
Een manier om de veranderingen in je ordeningsplan te documenteren, is via de tool [http://learnexcelmacro.com/wp/2016/11/excel-tool-folder-structure-creator/ Folder Structure Creator]. Met deze tool zet je de mappenstructuur uit je Finder of Verkenner eenvoudig om naar een spreadsheet. De gemaakte afspraken over het bewaren van bestanden kan je vervolgens in het bestand toevoegen. Je kan ook altijd de belangrijkste afspraken documenteren in een eenvoudige tekstverwerker.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Avertir les utilisateurs actuels et futurs==
==Breng alle huidige en toekomstige gebruikers op de hoogte==
Conservez tous les documents contenant des accords sur les principes de classement, ainsi que les documents sur le classement précédent, dans un endroit logique de la structure de dossiers, par exemple dans un dossier "Gestion des archives". Communiquez cet emplacement à tous les employés actuels et futurs, afin que chacun puisse accéder à la documentation en cas de doute.
Bewaar alle documentatie met afspraken over de ordeningsprincipes, alsook documentatie over de vorige indeling, op een logische plaats in de mappenstructuur, bijvoorbeeld in een mapje “Archiefbeheer”. Communiceer deze locatie met alle huidige en toekomstige medewerkers zodat iedereen bij twijfel de documentatie kan raadplegen.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Appliquer systématiquement les accords conclus==
==Pas de gemaakte afspraken systematisch toe==
Convenez clairement du moment à partir duquel les nouveaux accords seront mis en œuvre. Les accords conclus peuvent être appliqués systématiquement aux archives créées aujourd'hui. Désignez une personne responsable du suivi des nouvelles règles et, si nécessaire, organisez un moment de sensibilisation supplémentaire pour convaincre tout le monde de l'utilité de la nouvelle structure de dossiers.
Spreek duidelijk af vanaf welk moment de nieuwe afspraken worden ingevoerd. De gemaakte afspraken kunnen systematisch worden toegepast op het archief dat vandaag gecreëerd wordt. Stel een verantwoordelijke aan voor de opvolging van de nieuwe regels en organiseer indien nodig een bijkomend sensibiliserend moment om iedereen te overtuigen van het nut van de nieuwe mappenstructuur.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
En cas de modifications mineures de la structure de dossiers, les archives existantes peuvent être adaptées relativement rapidement pour se conformer aux nouvelles règles. C'est moins facile pour des changements plus radicaux, par exemple lorsque l'ensemble de la structure des dossiers est remaniée. Dans ce cas, il est possible de mettre à jour les archives existantes pour les rendre conformes aux nouvelles règles, mais cela demande beaucoup de temps et de travail. Une autre solution consiste à créer une césure dans les archives et à, dans un premier temps, appliquer les nouvelles règles uniquement aux archives nouvellement créées. Les anciennes archives suivent alors encore les anciennes règles. L'avantage de cette solution est qu'elle facilite l'introduction de nouvelles règles de classement. L'inconvénient est que vous vous retrouvez avec deux archives, chacune suivant un classement différent.  
Bij kleine aanpassingen aan de mappenstructuur kan het bestaande archief relatief snel worden aangepast om aan de nieuwe regels te voldoen. Dit is minder evident bij meer ingrijpende veranderingen, bijvoorbeeld wanneer de volledige mappenstructuur wordt omgegooid. Hoewel je in zo’n gevallen het bestaande archief kan bijwerken om aan de nieuwe regels te voldoen, is dit zeer tijds- en arbeidsintensief. Een alternatieve optie is om een cesuur in het archief aan te brengen en voorlopig bij enkel het nieuwe aangemaakte archief de nieuwe regels toe te passen. Het oude archief blijft de oude regeling volgen. Het voordeel van deze regeling is dat de introductie van nieuwe ordeningsregels makkelijker wordt. Het nadeel is dat je nu met twee archieven zit die elk een andere ordening volgen.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
''Auteurs : Het Firmament et Florian Daemen ([[AMVB]])''
''Auteurs: Het Firmament, Florian Daemen ([[AMVB]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/fr]]
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
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Huidige versie van 1 aug 2024 om 09:43

Andere talen:

Il peut arriver que votre plan de classement ne réponde plus aux besoins de votre organisation. Dans ce cas, il est temps de l'adapter.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

  • Quand adapter votre plan de classement ?
  • Comment améliorer votre plan de classement ?
  • Comment améliorer concrètement votre plan de classement ?

Le plan de classement de vos archives répond-il toujours aux besoins et aux attentes de votre organisation ? Lorsque, par exemple, le fonctionnement et les activités de votre organisation changent, le plan de classement doit également être modifié pour continuer à les refléter correctement. Il se peut également que vos employés et collègues trouvent le classement existant trop compliqué ou ne s'y retrouvent pas.

Dans ce cas, il est nécessaire d'adapter et d'affiner le classement de vos archives au fonctionnement réel de votre organisation. En optimisant le classement des archives, vos collaborateurs peuvent archiver plus facilement leurs documents et les retrouver plus rapidement par la suite.

Cet outil propose une feuille de route pour optimiser le classement de vos archives. Cette feuille de route se concentre sur les archives numériques, mais les principes décrits peuvent parfaitement être utilisés pour les archives papier.

Évaluer la structure existante

La première étape consiste à évaluer l'ensemble de la structure commune des dossiers. Impliquez les personnes qui utilisent le plus souvent cette structure, car ce sont elles qui ont le plus d'informations sur les problèmes et les goulets d'étranglement. Lors de l'évaluation, vérifiez si la structure est claire pour toutes les personnes travaillant dans les dossiers concernés. Les nouveaux arrivants et les personnes extérieures doivent également être en mesure de comprendre la structure des dossiers. Notez les points à améliorer.

Si l'évaluation montre que la structure des dossiers doit être fondamentalement modifiée pour les utilisateurs, il est préférable de d'abord consulter l'outil Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers.

Faites une synthèse de tous les points qui sont ressortis de l'évaluation.

Conclure des accords sur les améliorations

Au cours de cette étape, des accords sont conclus sur la manière de traiter les points à améliorer ressortis lors de l'évaluation. Il est important que tout le monde accepte les accords conclus.

Un problème courant est celui de l'existence de plusieurs endroits de stockage logiques pour certains documents. Les photos, par exemple, peuvent être conservées dans une série centrale, mais peuvent tout aussi bien être placées avec les dossiers ou les projets auxquels elles se rapportent. Réfléchissez à la solution qui convient le mieux au fonctionnement de votre organisation et acceptez de la mettre en œuvre de manière cohérente.

Documenter le classement existant

Documentez les nouveaux accords pris en matière de classement des archives. Si vous avez cartographié vos archives comme décrit dans l'outil Cartographier vos archives et collections, vous pouvez y intégrer directement les nouveaux principes de classement. Documentez également la situation telle qu'elle se présentait avant les changements prévus. De cette manière, il est toujours possible de revenir sur certaines décisions.

L'outil Folder Structure Creator (disponible en anglais) permet de documenter les modifications apportées à votre plan de classement. Cet outil vous permet de convertir facilement la structure de dossiers de votre Finder ou Explorateur en un fichier tableur. Vous pouvez ensuite ajouter au fichier les accords de conservation des fichiers conclus. Vous pouvez également toujours documenter les accords les plus importants dans un simple éditeur de texte.

Avertir les utilisateurs actuels et futurs

Conservez tous les documents contenant des accords sur les principes de classement, ainsi que les documents sur le classement précédent, dans un endroit logique de la structure de dossiers, par exemple dans un dossier "Gestion des archives". Communiquez cet emplacement à tous les employés actuels et futurs, afin que chacun puisse accéder à la documentation en cas de doute.

Appliquer systématiquement les accords conclus

Convenez clairement du moment à partir duquel les nouveaux accords seront mis en œuvre. Les accords conclus peuvent être appliqués systématiquement aux archives créées aujourd'hui. Désignez une personne responsable du suivi des nouvelles règles et, si nécessaire, organisez un moment de sensibilisation supplémentaire pour convaincre tout le monde de l'utilité de la nouvelle structure de dossiers.

En cas de modifications mineures de la structure de dossiers, les archives existantes peuvent être adaptées relativement rapidement pour se conformer aux nouvelles règles. C'est moins facile pour des changements plus radicaux, par exemple lorsque l'ensemble de la structure des dossiers est remaniée. Dans ce cas, il est possible de mettre à jour les archives existantes pour les rendre conformes aux nouvelles règles, mais cela demande beaucoup de temps et de travail. Une autre solution consiste à créer une césure dans les archives et à, dans un premier temps, appliquer les nouvelles règles uniquement aux archives nouvellement créées. Les anciennes archives suivent alors encore les anciennes règles. L'avantage de cette solution est qu'elle facilite l'introduction de nouvelles règles de classement. L'inconvénient est que vous vous retrouvez avec deux archives, chacune suivant un classement différent.

Auteurs : Het Firmament et Florian Daemen (AMVB)

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