Maak een ordeningsplan/mappenstructuur/fr: verschil tussen versies

Uit Tracks
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
← Oudere bewerking
VisueelWikitekst
Juliette Wanlin (overleg | bijdragen)
6.261 bewerkingen
Nieuwe pagina aangemaakt met '''Auteurs : Het Firmament, Sanne Van Bellingen (PACKED vzw), Florian Daemen (AMVB)''...'
Juliette Wanlin (overleg | bijdragen)
6.261 bewerkingen
Geen bewerkingssamenvatting
 
(26 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 2: Regel 2:
Un plan de classement est un schéma que vous utilisez pour ranger vos archives. Le plan de classement indique l'emplacement d'un document donné. Il s'agit également d'un outil important pour retrouver des documents dans vos archives.<br>
Un plan de classement est un schéma que vous utilisez pour ranger vos archives. Le plan de classement indique l'emplacement d'un document donné. Il s'agit également d'un outil important pour retrouver des documents dans vos archives.<br>
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
* Qu'est-ce qu'un plan de classement ;
* Qu'est-ce qu'un plan de classement ?
* Comment pouvez-vous créer un plan de classement ;
* Comment créer un plan de classement ?
* Quel format devez-vous donner à votre plan d'arrangement.
* Quelle structure donner à votre plan de classement ?
</blockquote>
</blockquote>


Regel 11: Regel 11:
[[Bestand:Archief_in_rek.JPG|300px|class=align-left]]
[[Bestand:Archief_in_rek.JPG|300px|class=align-left]]


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Qu'est-ce qu'un plan de classement ?==
==Wat is een ordeningsplan?==
Un plan de classement est un schéma que votre organisation suit pour ranger les archives. L'élaboration d'une structure de dossiers pour vos archives numériques est également un plan de classement. En l'élaborant, visez une structure (de dossiers) claire qui sera ensuite utilisée par tout le monde pour trier les documents et les retrouver. Cela peut sembler complexe, mais si vous avez une vision claire de la gestion des documents de votre organisation et si tous vos collègues coopèrent, il est assez facile de mettre en œuvre un plan de classement.
Een ordeningsplan is een schema dat je organisatie volgt bij het ordenen van het archief. Een mappenstructuur voor je digitale archief opstellen is ook een ordeningsplan. Bij het opmaken ervan streef je naar een heldere (mappen)structuur die vervolgens door iedereen gebruikt wordt om documenten te sorteren en ook terug te vinden. Dit klinkt complex, maar als er een duidelijke visie is voor het archiefbeheer van je organisatie en al je collega’s vlot meewerken, is het vrij makkelijk om een ordeningsplan te implementeren.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de classement concerne à la fois les archives et les collections physiques et numériques. Vous pouvez utiliser la même structure (de dossiers) pour ces deux types d'archives. En général, un plan de classement est d'abord élaboré pour les archives physiques, puis appliqué aux documents électroniques, mais il peut tout aussi bien être mis en œuvre dans l'autre sens. Dans ce cas, vous partez d'une structure de dossiers pour les documents électroniques et vous l'appliquez ensuite aux archives et collections physiques.
Een ordeningsplan betrekt zowel fysieke als digitale archieven en collecties, en je kan voor beide archieven dezelfde (mappen)structuur gebruiken. Meestal wordt een ordeningsplan eerst uitgewerkt voor het fysieke archief en vervolgens ook toegepast op de digitale documenten, maar het kan evengoed in de omgekeerde richting gebeuren. In dat geval vertrek je van een mappenstructuur voor digitale documenten en pas je dit vervolgens ook toe op het fysieke archief en collectie(s).
   
   
==Hoe maak ik een (nieuwe) ordening?==
==Comment élaborer un (nouveau) classement ?==
Het beste startpunt voor een nieuw ordeningsplan is om een '''modelordeningsplan''' te bestuderen en na te gaan hoe je dit kan toepassen op je eigen archief.  Opgelet: geen twee organisaties zijn gelijk en dit geldt ook voor hun archieven en collecties. Geen enkel archief komt honderd procent overeen met de modelordeningsplannen. Het is niet de bedoeling dat je de modellen exact overneemt. Je kan ze gebruiken als inspiratiebron en als basis om een eigen mappenstructuur uit te werken.
La meilleure manière d'élaborer un nouveau plan de classement est d'étudier un "modèle de plan de classement", et de déterminer comment l'appliquer à vos propres archives.  Attention : il n'y a pas deux organisations identiques et cela vaut également pour leurs archives et collections. Il n'y a pas deux archives qui correspondent à 100 % aux modèles de plans de classement. Vous n'êtes pas censé reprendre les modèles tels quels. Vous pouvez néanmoins les utiliser comme source d'inspiration et comme base pour élaborer votre propre structure de dossiers.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Traditionnellement, il y a deux points de départ sur lesquels vous pouvez baser votre plan de classement :  
Traditioneel zijn er twee uitgangspunten waarop je een ordeningsplan op kan baseren:  
# l'organigramme de votre organisation
# het organogram van je organisatie;
# les fonctions et activités de votre organisation.  
# de functies en activiteiten van je organisatie.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un classement basé sur '''l'organigramme''' est la manière "classique" d'organiser des archives et a l'avantage de correspondre à la situation réelle dans laquelle travaillent vos collègues. Cependant, ce classement est aujourd'hui plutôt déconseillé. Un plan de classement basé sur la structure organisationnelle risque de ne pas être stable, notamment parce qu'il doit être adapté à chaque restructuration de votre organisation. En outre, il est difficile de mettre en œuvre une structure de dossiers qui suit l'organigramme dans les petites organisations ou dans les organisations à hiérarchie horizontale.
Een indeling op basis van het '''organogram''' is de ‘klassieke’ manier om een archief te ordenen en heeft als voordeel dat het aansluit op de reële situatie waarin je collega’s werken. Deze indeling wordt tegenwoordig echter eerder afgeraden. Een ordeningsplan op basis van de organisatiestructuur heeft als probleem dat ze niet stabiel is, onder meer omdat ze bij elke herstructurering van je organisatie moet worden aangepast. Daarenboven is het moeilijk om een mappenstructuur die het organogram volgt te implementeren bij kleinere organisaties of organisaties met een vlakke hiërarchie.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Il est préférable de diviser votre structure de dossiers en fonction des '''fonctions et activités''' de votre organisation. Il s'agit à la fois des fonctions générales et administratives (telles que l'administration générale, la gestion des finances, des membres et des bâtiments), et des activités spécifiques et artistiques que votre organisation entreprend (ex. une compagnie théâtrale crée une pièce, répète, se produit, organise des activités éducatives, fait la promotion de son travail).  
Het is beter om je mappenstructuur in te delen volgens de '''functies en activiteiten''' van je organisatie. Deze omvatten zowel de algemene en administratieve taken (zoals algemeen bestuur, financieel beheer, ledenadministratie en gebouwenbeheer), als de specifieke en artistieke activiteiten die je organisatie ontplooit (bv. een theatergezelschap creëert een stuk, repeteert, treedt op, organiseert educatieve activiteiten, maakt promotie voor zijn werk).
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un classement fonctionnel des archives ne dépend pas de la structure de l'organisation et est donc plus stable. Les fonctions d'une organisation restent pratiquement les mêmes tout au long de son existence, de sorte qu'il n'est guère nécessaire d'adapter le plan de classement. En outre, il importe beaucoup moins de savoir qui a créé le document en question, car seule la fonction ou l'activité à l'origine du document est importante. Dans les organisations où les tâches des employés sont étroitement liées, cette méthode de travail présente de nombreux avantages.
Een functionele indeling van het archief is niet afhankelijk van de structuur van de organisatie en is bijgevolg stabieler. De functies van een organisatie blijven doorheen haar bestaan bijna hetzelfde, waardoor het ordeningsplan nauwelijks moet worden aangepast. Het maakt ook veel minder uit wie het document in kwestie heeft opgesteld, want enkel de functie of activiteit van waaruit het stuk is ontstaan is hier van belang. In organisaties waarin de taken van de medewerkers in elkaar overlopen, biedt deze werkwijze veel voordelen.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Pour illustrer cette ligne directrice, trois modèles de plans de classement ont été élaborés. L'un pour une ASBL artistique et les deux autres pour des artistes individuels :
Ter illustratie van deze richtlijn werden er drie modelordeningsplannen uitgewerkt. Eén voor een kunstenorganisatie met vzw-structuur en twee voor individuele kunstenaars:
* [[:Bestand:AertsenS_OrdeningsplanTheatergezelschappen.pdf|Plan de classement des ASBL, basé sur les rôles et les activités]] (disponible en néerlandais) (Stephanie Aertsen, AMVB) ;
* [[:Bestand:AertsenS_OrdeningsplanTheatergezelschappen.pdf|Ordeningsplan organisaties met vzw-structuur gebaseerd op functies & activiteiten]] (Stephanie Aertsen, AMVB);
* [[:Bestand:Ordeningsplan_Persoonsarchief_Optie1.pdf|Plan de classement basé sur les rôles individuels]] (disponible en néerlandais) (développé par Het Firmament, basé sur le modèle de plan d'archives de la CVAa pour les archives architecturales) ;
* [[:Bestand:Ordeningsplan_Persoonsarchief_Optie1.pdf|Ordeningsplan persoon gebaseerd op functies]] (ontwikkeld door Het Firmament, gebaseerd op het modelarchiefschema voor architectuurarchieven van CVAa);
* [[:Bestand:Ordeningsplan_Persoonsarchief_Optie2.pdf|Plan de classement pour les archives théâtrales (documentation)]] (disponible en néerlandais) (développé par Het Firmament, basé sur le plan d'archives de S. Baudaert pour les archives de Wim Van Gansbeke) (un [[:Bestand:BaudartS_Voorbeeld_Ordeningsplan_Persoonarchief_Optie2_2.pdf|exemple]] concret, en néerlandais).
* [[:Bestand:Ordeningsplan_Persoonsarchief_Optie2.pdf|Ordeningsplan theaterarchief persoon (documentatie)]] (ontwikkeld door Het Firmament, gebaseerd op het archiefschema van S. Baudaert voor het archief van Wim Van Gansbeke) (Een uitgewerkt [[:Bestand:BaudartS_Voorbeeld_Ordeningsplan_Persoonarchief_Optie2_2.pdf|voorbeeld]]).
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Comment mettre en place une structure de dossiers ? La première étape consiste à s'assurer que tous les membres de votre organisation souhaitent participer. La création d'une nouvelle structure de dossiers ou d'un nouveau plan de classement est un changement radical qui requiert l'engagement de tous. Il ne sert à rien de créer une structure de dossiers si vos collègues ne veulent pas l'utiliser par la suite. Si nécessaire, contactez une organisation partenaire de TRACKS pour obtenir des conseils et du soutien.
Hoe ga je nu te werk bij het opstellen van een mappenstructuur? De eerste stap is ervoor zorgen dat iedereen in je organisatie wil meewerken. Het maken van een nieuwe mappenstructuur/ordeningsplan is zeer ingrijpend en vergt van iedereen een groot engagement. Het heeft geen zin om een mappenstructuur op te stellen als je collega’s hem nadien niet willen gebruiken. Contacteer eventueel een TRACKS-partnerorganisatie voor begeleiding en ondersteuning.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classement. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classement rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques qu'analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de '''huit niveaux de classement'''.  
Breng alle functies en activiteiten van je organisatie in kaart en probeer ze op zo’n manier te definiëren dat er geen overlappingen mogelijk zijn. Al deze functies zet je in een logische structuur, waarbij je van algemeen naar bijzonder ordent. Zorg ervoor dat dit een stabiele structuur is die je nadien niet moet wijzigen. Je kan naar believen onderdelen toevoegen, schrappen en verplaatsen, maar gebruik niet te veel indelingsniveaus. Het schema wordt dan onoverzichtelijk en bij digitale archieven maakt een teveel aan indelingsniveaus de padlengte (zie infra) van een archiefstuk veel te lang - wat gevolgen heeft voor de digitale bewaring. Voor zowel het digitale als het analoge archief hou je je best aan maximum '''acht indelingsniveaus'''.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Les '''niveaux de classement supérieurs''' de votre structure de dossiers doivent refléter l'organigramme ou les tâches/activités de votre organisation. Posez-vous la question : "Dans quoi mon organisation est-elle engagée ?" À ce niveau, il n'y a pas (encore) de structure chronologique. Ne créez pas non plus un classement basé sur des thèmes, où tous les documents traitant d'un certain sujet sont placés ensemble (ex. un événement, une personne ou une organisation externe). Un classement thématique est trop subjectif à ce niveau.
De '''hogere indelingsniveaus''' van je mappenstructuur moeten het organogram of de taken/activiteiten van je organisaties weerspiegelen. Stel jezelf de vraag: “Waar houdt mijn organisatie zich mee bezig?”. Op dit niveau wordt er (nog) niet gewerkt met een chronologische structuur. Maak ook geen indeling op basis van thema’s, waarbij alle documenten die handelen over een bepaald onderwerp samen worden geplaatst (bv. gebeurtenis, persoon of externe organisatie). Een thematische indeling is op dit niveau te subjectief.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Pour les '''niveaux inférieurs''', vous pouvez choisir les classements suivants :
Voor de '''lagere niveaus''' kan je kiezen voor de volgende indelingen:
* la forme éditoriale des documents et objets, avec un classement en '''séries''' (images, affiches, factures, etc.) ;
* de redactionele vorm van de documenten en objecten, met een indeling in '''series''' (Foto’s/Affiches/Facturen/…);
* le contenu connexe des documents et objets, avec un classement en '''rubriques''' (informations sur les organisations connexes, les prix, les festivals, etc.) ;
* de verwante inhoud van de documenten en objecten, met een indeling in '''rubrieken''' (verzameling van informatie over gerelateerde organisaties, prijzen, festivals…);
* la relation entre les documents et les objets et un projet particulier, avec un classement '''basé sur les dossiers''' (par production, conception, concert, etc.).
* de relatie van de documenten en objecten tot één bepaald project, met een '''dossiermatige''' indeling (per productie/ontwerp/concert/…).
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un classement par dossier est le moyen le plus simple de retrouver rapidement certains documents. En effet, tous les documents relatifs à un projet spécifique sont conservés au même endroit. Un classement par forme éditoriale peut éventuellement être utilisé pour les documents ayant une forme particulière et qui sont conservés séparément (ex. des photos ou des affiches). Un système de rubriques est moins recommandé parce qu'il sort les documents de leur contexte d'origine. Il peut toutefois être utilisé, par exemple, pour les dossiers documentaires créés par votre organisation.
Een indeling op basis van dossiers is het makkelijkst om bepaalde stukken snel terug te vinden. Alle documenten in verband met een specifiek project worden immers op dezelfde plaats bewaard. Een indeling volgens redactionele vorm kan eventueel gebruikt worden voor stukken met een speciale vorm die apart bewaard worden (bv. foto’s of affiches). Een rubriekenstelsel is minder aangeraden omdat je zo documenten uit hun oorspronkelijke context haalt. Het kan wel gebruikt worden voor bijvoorbeeld de documentatiemappen die je organisatie aanlegt.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Veillez à ce que le classement (des dossiers) aient des noms clairs et ne se chevauchent pas. Chaque document ne doit se trouver qu'à un seul endroit. Si vous constatez qu'un grand nombre de documents peuvent être classés à plusieurs endroits, vous devez modifier le classement. Lorsque vous nommez des dossiers, partez toujours du point de vue d'une personne à la recherche d'informations. L'idée est que chacun puisse trouver facilement toutes les informations dans les archives, même en l'absence du collègue qui normalement "sait où tout se trouve".
Zorg ervoor dat de indelingen (mappen) duidelijke namen hebben en dat ze elkaar niet overlappen. Elk document mag maar op één plaats thuishoren. Als je vaststelt dat een groot aantal stukken op meerdere plaatsen kan worden gearchiveerd, moet je de ordening aanpassen. Vertrek voor de naamgeving van de mappen steeds vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Het idee is dat iedereen alle informatie moet kunnen terugvinden in het archief, ook bij de afwezigheid van de collega die normaal ‘alles weet staan’.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
''Points d'attention pour l'introduction d'un plan de classement ou d'une structure de dossiers dans votre fonctionnement actuel :''
''Aandachtspunten voor het invoeren van een ordeningsplan of mappenstructuur in je huidige werking:''
* Réfléchissez bien avant d'introduire un système de classement. Testez-le avant d'en informer l'ensemble de l'organisation.
* Denk goed na voor je een ordeningssysteem invoert. Test het ordeningssysteem uit vóór je de hele organisatie brieft.
* Suivez le système de classement élaboré de manière cohérente. Il ne doit être modifié que si tout le monde est d'accord.
* Volg het uitgewerkte ordeningssysteem consequent. Het mag alleen aangepast worden als iedereen akkoord gaat.
* Désignez un responsable, mais mettez l'accent sur le partage des responsabilités. Adressez-vous de manière adaptée à vos collègues s'ils ne classent pas leurs documents au bon endroit.
* Duid een eindverantwoordelijke aan, maar benadruk de gedeelde verantwoordelijkheid. Spreek je collega’s consequent aan als ze hun documenten niet op de juiste plaats archiveren.
* Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
* Vermijd mappen en indelingsniveaus met de titel ‘Varia’. Deze zijn niet transparant en kunnen in principe alles bevatten. Uit de titel van een indelingsniveau moet je meteen kunnen afleiden welke stukken je eronder kan terugvinden.  
* Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
* Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren of op de server en in de cloud, wordt het karwei alleen maar groter.
* Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
* Zolang je ermee aan de slag bent, mogen papieren en digitale documenten zich gerust buiten de uitgewerkte ordening voor je archief bevinden. Zodra je deze documenten niet frequent nodig hebt, kun je ze best meteen correct bewaren of opbergen. Op deze manier kunnen jij en je collega’s de stukken later sneller terugvinden.
* Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil [[Een digitale opruimdag of trash day/fr|Une journée de nettoyage numérique ou trash day]].   
* Las regelmatig een opruimmoment in om alle analoge en digitale documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur. Hoe je dit best aanpakt, lees je in de tool [[Organiseer een digitale opruimdag of trashday]].
</div>  


''Auteurs : [[Het Firmament]], Sanne Van Bellingen ([[meemoo/en|PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]])''
''Auteurs : [[Het Firmament]], Sanne Van Bellingen ([[meemoo/en|PACKED vzw]]) et Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]])''
[[Categorie: 2. Ordenen en beschrijven/fr]]
[[Categorie: 2. Ordenen en beschrijven/fr]]
[[Categorie: Primaire Tools/fr]]
[[Categorie: Primaire Tools/fr]]

Huidige versie van 1 aug 2024 om 09:59

Andere talen:

Un plan de classement est un schéma que vous utilisez pour ranger vos archives. Le plan de classement indique l'emplacement d'un document donné. Il s'agit également d'un outil important pour retrouver des documents dans vos archives.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

  • Qu'est-ce qu'un plan de classement ?
  • Comment créer un plan de classement ?
  • Quelle structure donner à votre plan de classement ?

Une bonne organisation est une condition préalable importante pour retrouver quelque chose dans vos archives. Vous trouverez ici des informations sur la manière d'élaborer un plan de classement pour vos archives papier et/ou numériques. Comme la qualité d'un plan de classement dépend des noms utilisés pour les éléments et les dossiers, il est important d'également consulter l'outil Nommer des dossiers et des fichiers. Pour les archives numériques, le nommage des fichiers individuels est abordé.

Qu'est-ce qu'un plan de classement ?

Un plan de classement est un schéma que votre organisation suit pour ranger les archives. L'élaboration d'une structure de dossiers pour vos archives numériques est également un plan de classement. En l'élaborant, visez une structure (de dossiers) claire qui sera ensuite utilisée par tout le monde pour trier les documents et les retrouver. Cela peut sembler complexe, mais si vous avez une vision claire de la gestion des documents de votre organisation et si tous vos collègues coopèrent, il est assez facile de mettre en œuvre un plan de classement.

Un plan de classement concerne à la fois les archives et les collections physiques et numériques. Vous pouvez utiliser la même structure (de dossiers) pour ces deux types d'archives. En général, un plan de classement est d'abord élaboré pour les archives physiques, puis appliqué aux documents électroniques, mais il peut tout aussi bien être mis en œuvre dans l'autre sens. Dans ce cas, vous partez d'une structure de dossiers pour les documents électroniques et vous l'appliquez ensuite aux archives et collections physiques.

Comment élaborer un (nouveau) classement ?

La meilleure manière d'élaborer un nouveau plan de classement est d'étudier un "modèle de plan de classement", et de déterminer comment l'appliquer à vos propres archives. Attention : il n'y a pas deux organisations identiques et cela vaut également pour leurs archives et collections. Il n'y a pas deux archives qui correspondent à 100 % aux modèles de plans de classement. Vous n'êtes pas censé reprendre les modèles tels quels. Vous pouvez néanmoins les utiliser comme source d'inspiration et comme base pour élaborer votre propre structure de dossiers.

Traditionnellement, il y a deux points de départ sur lesquels vous pouvez baser votre plan de classement :

  1. l'organigramme de votre organisation
  2. les fonctions et activités de votre organisation.

Un classement basé sur l'organigramme est la manière "classique" d'organiser des archives et a l'avantage de correspondre à la situation réelle dans laquelle travaillent vos collègues. Cependant, ce classement est aujourd'hui plutôt déconseillé. Un plan de classement basé sur la structure organisationnelle risque de ne pas être stable, notamment parce qu'il doit être adapté à chaque restructuration de votre organisation. En outre, il est difficile de mettre en œuvre une structure de dossiers qui suit l'organigramme dans les petites organisations ou dans les organisations à hiérarchie horizontale.

Il est préférable de diviser votre structure de dossiers en fonction des fonctions et activités de votre organisation. Il s'agit à la fois des fonctions générales et administratives (telles que l'administration générale, la gestion des finances, des membres et des bâtiments), et des activités spécifiques et artistiques que votre organisation entreprend (ex. une compagnie théâtrale crée une pièce, répète, se produit, organise des activités éducatives, fait la promotion de son travail).

Un classement fonctionnel des archives ne dépend pas de la structure de l'organisation et est donc plus stable. Les fonctions d'une organisation restent pratiquement les mêmes tout au long de son existence, de sorte qu'il n'est guère nécessaire d'adapter le plan de classement. En outre, il importe beaucoup moins de savoir qui a créé le document en question, car seule la fonction ou l'activité à l'origine du document est importante. Dans les organisations où les tâches des employés sont étroitement liées, cette méthode de travail présente de nombreux avantages.

Pour illustrer cette ligne directrice, trois modèles de plans de classement ont été élaborés. L'un pour une ASBL artistique et les deux autres pour des artistes individuels :

Comment mettre en place une structure de dossiers ? La première étape consiste à s'assurer que tous les membres de votre organisation souhaitent participer. La création d'une nouvelle structure de dossiers ou d'un nouveau plan de classement est un changement radical qui requiert l'engagement de tous. Il ne sert à rien de créer une structure de dossiers si vos collègues ne veulent pas l'utiliser par la suite. Si nécessaire, contactez une organisation partenaire de TRACKS pour obtenir des conseils et du soutien.

Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classement. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classement rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques qu'analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de huit niveaux de classement.

Les niveaux de classement supérieurs de votre structure de dossiers doivent refléter l'organigramme ou les tâches/activités de votre organisation. Posez-vous la question : "Dans quoi mon organisation est-elle engagée ?" À ce niveau, il n'y a pas (encore) de structure chronologique. Ne créez pas non plus un classement basé sur des thèmes, où tous les documents traitant d'un certain sujet sont placés ensemble (ex. un événement, une personne ou une organisation externe). Un classement thématique est trop subjectif à ce niveau.

Pour les niveaux inférieurs, vous pouvez choisir les classements suivants :

  • la forme éditoriale des documents et objets, avec un classement en séries (images, affiches, factures, etc.) ;
  • le contenu connexe des documents et objets, avec un classement en rubriques (informations sur les organisations connexes, les prix, les festivals, etc.) ;
  • la relation entre les documents et les objets et un projet particulier, avec un classement basé sur les dossiers (par production, conception, concert, etc.).

Un classement par dossier est le moyen le plus simple de retrouver rapidement certains documents. En effet, tous les documents relatifs à un projet spécifique sont conservés au même endroit. Un classement par forme éditoriale peut éventuellement être utilisé pour les documents ayant une forme particulière et qui sont conservés séparément (ex. des photos ou des affiches). Un système de rubriques est moins recommandé parce qu'il sort les documents de leur contexte d'origine. Il peut toutefois être utilisé, par exemple, pour les dossiers documentaires créés par votre organisation.

Veillez à ce que le classement (des dossiers) aient des noms clairs et ne se chevauchent pas. Chaque document ne doit se trouver qu'à un seul endroit. Si vous constatez qu'un grand nombre de documents peuvent être classés à plusieurs endroits, vous devez modifier le classement. Lorsque vous nommez des dossiers, partez toujours du point de vue d'une personne à la recherche d'informations. L'idée est que chacun puisse trouver facilement toutes les informations dans les archives, même en l'absence du collègue qui normalement "sait où tout se trouve".

Points d'attention pour l'introduction d'un plan de classement ou d'une structure de dossiers dans votre fonctionnement actuel :

  • Réfléchissez bien avant d'introduire un système de classement. Testez-le avant d'en informer l'ensemble de l'organisation.
  • Suivez le système de classement élaboré de manière cohérente. Il ne doit être modifié que si tout le monde est d'accord.
  • Désignez un responsable, mais mettez l'accent sur le partage des responsabilités. Adressez-vous de manière adaptée à vos collègues s'ils ne classent pas leurs documents au bon endroit.
  • Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
  • Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
  • Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
  • Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil Une journée de nettoyage numérique ou trash day.

Auteurs : Het Firmament, Sanne Van Bellingen (PACKED vzw) et Florian Daemen (AMVB)

Overgenomen van "https://wiki.projecttracks.plutonian.site/index.php?title=Maak_een_ordeningsplan/mappenstructuur/fr&oldid=20901"