Ruim je archief op/fr: verschil tussen versies

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Juliette Wanlin (overleg | bijdragen)
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Juliette Wanlin (overleg | bijdragen)
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(17 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
<languages /><div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<languages /><blockquote>
<blockquote>
Pour gérer correctement vos archives, il est nécessaire de les ranger et de les nettoyer de temps à autre.<br>
Om je archief goed te beheren, is het nodig dat het af en toe wordt opgeruimd en schoongemaakt.<br>
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
In deze tool leer je het volgende:
* Pourquoi nettoyer vos archives ?
* Waarom moet je je archief schoonmaken?
* Comment nettoyer vos archives papier ?
* Hoe kan je je papieren archief schoonmaken?
* Comment nettoyer vos archives numériques ?
* Hoe kan je je digitale archief schoonmaken?
* Quels documents jeter ?
* Welke documenten mag je weggooien?
</blockquote>
</blockquote>
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Le nettoyage des [[archief/fr|archives]] numériques et papier consiste à supprimer tous les éléments inutiles tels que les doublons, les brouillons et les documents sans valeur ajoutée, ainsi que les fichiers et dossiers vides. Le nettoyage consiste également à éliminer les éléments susceptibles d'endommager les archives. Dans les archives numériques, il s'agit des virus, dans les archives papier, des emballages nocifs tels que les élastiques, les agrafes, les trombones, les chemises en plastique, le papier collant, les post-it, etc.  
Bij het schonen van digitaal en papieren [[archief]] worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Qu'est-ce qui peut être jeté ? ==
== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? ==
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les doublons ===
=== Dubbels ===
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Printed-matter-paper-press.jpg|500px|links]]
[[Bestand:Printed-matter-paper-press.jpg|500px|links]]
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Les doublons sont des documents identiques. Dès qu'il y a une annotation sur le document identique, il ne s'agit plus d'un doublon. Les séries qui contiennent un très grand nombre de doublons exacts sont les suivantes : les partitions, les textes finaux de théâtre, les archives promotionnelles, etc. Si votre organisation a publié un jour un dépliant, il n'est par exemple pas nécessaire d'inclure l'ensemble du stock dans les archives ; deux exemplaires suffisent. Dans ce cas, conservez les versions les moins abîmées.
Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Il se peut également que vous possédiez certains documents à la fois sous forme physique et numérique. Par exemple, vous pouvez avoir une impression papier de votre rapport annuel, mais aussi en conserver une version numérique. Conservez-vous les deux versions ou supprimez-vous l'une d'entre elles ? Dans la plupart des cas, la deuxième solution s'applique : si vous conservez un document particulier à la fois physiquement et numériquement, cela suffit. En général, on opte alors pour la version numérique, car la version physique n'est souvent qu'une impression sans notes supplémentaires. Cependant, il peut être intéressant de conserver un fichier à la fois physiquement et numériquement. Pensez aux affiches, par exemple : vous voudrez peut-être les exposer un jour à l'occasion de l'anniversaire de votre organisation. Dans ce cas, il est préférable de conserver les deux versions.   
Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt. Zo heb je misschien een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide? In de meeste gevallen geldt het laatste: als je een bepaald document ofwel fysiek ofwel digitaal bijhoudt, volstaat dit. Meestal wordt dan geopteerd voor de digitale versie, omdat de fysieke versie vaak gewoon een afdruk zonder extra notities is. Het kan wel interessant zijn om een bestand zowel fysiek als digitaal te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan affiches: misschien wil je deze ooit nog ten toon stellen op de verjaardag van je organisatie. In dat geval hou je beter beide versies bij.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<blockquote>'''Attention''' : ne supprimez pas simplement tous les doublons. Certains documents appartiennent à des dossiers différents. En détruisant le document, vous modifiez irrévocablement le contenu et le contexte des fichiers.</blockquote>
<blockquote>'''Let op''': verwijder niet zomaar alle dubbels. Sommige documenten horen in verschillende dossiers thuis. Door het document te vernietigen wijzig je onherroepelijk de inhoud en de context van de dossiers.</blockquote>
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les brouillons ===
=== Kladversies ===
Les brouillons sont des versions qui précèdent la version définitive d'un document. Ceux-ci sont susceptibles d'être jetés s'ils diffèrent peu de la version finale.
Kladversies zijn versies die een definitieve versie van het document voorafgaan. Deze komen in aanmerking om te verwijderen als ze weinig verschillen van de eindversie.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<blockquote>'''Attention''' : les brouillons peuvent également contenir des informations précieuses. Pensez aux premières versions des dossiers de subvention dans lesquelles des idées intéressantes ont été formulées, mais qui n'ont finalement pas été intégrées au dossier final, ou encore aux versions préliminaires d'une lettre ou d'un e-mail qui diffèrent considérablement du produit final, ou aux versions de travail dans le cadre d'un processus créatif.</blockquote>
<blockquote>'''Let op''': Kladversies kunnen ook waardevolle informatie bevatten. Denk aan vroege versies van subsidiedossiers waarin interessante ideeën werden geformuleerd die uiteindelijk het definitieve dossier niet hebben gehaald, kladversies van een brief of mail die substantieel verschillen van het eindproduct, of werkversies binnen een creatief proces.</blockquote>
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les notes brèves sans grande importance ===
=== Korte notities zonder veel belang ===
Une fois l'utilisation pratique terminée, les notes brèves sans grande importance peuvent être jetées.  
Eens het praktische nut voorbij is, kunnen korte notities zonder veel belang verwijderd worden.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les e-mails ===
=== E-mails ===
En nettoyant régulièrement votre boîte de réception, vos archives électroniques deviendront également plus accessibles. Les boîtes de réception contient beaucoup de lest (pensez aux spams, aux messages publicitaires et d'information, aux e-mails envoyés pour fixer un rendez-vous). Ces types de messages ne doivent pas être conservés, et il est préférable de les supprimer une fois qu'ils n'ont plus d'utilité pratique ou informative. Consultez l'outil [[E-mails archiveren: hoe en waarom?/fr|Archiver des e-mails : comment et pourquoi ?]] pour plus de conseils sur la gestion des e-mails.
Ook je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig op te ruimen. E-mailcorrespondentie bevat veel ballast - denk aan spam, reclame- en nieuwsberichten, mails die gestuurd werden om een afspraak in te plannen. Dit type berichten hoeft niet permanent bewaard te worden en wordt het best verwijderd eens het praktische of informatieve nut verdwenen is. Ga naar de tool [[E-mails archiveren: hoe en waarom?]] voor meer tips voor het beheer van je e-mails.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les dossiers et fichiers vides ===
=== Lege mappen en bestanden ===
Supprimez les dossiers et fichiers vides créés au fil du temps ou après un nettoyage. En effet, ils ne contiennent pas d'archives. Leur suppression améliore la clarté et les possibilités de recherche.
Verwijder lege mappen en bestanden die doorheen de tijd of na schoning zijn ontstaan. Ze bevatten immers geen archief. Ze verwijderen komt de overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid ten goede.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<blockquote>'''Attention''' : dans certains cas, les dossiers vides ajoutent des informations contextuelles importantes aux archives.</blockquote>
<blockquote>'''Let op''': Lege mappen voegen in sommige gevallen belangrijke contextinformatie toe aan een archief.</blockquote>
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Stapler-office-paperclip-paperclips-thumbnail.jpg|500px|links]]
[[Bestand:Stapler-office-paperclip-paperclips-thumbnail.jpg|500px|links]]
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les documents financiers et administratifs qui ne doivent pas être conservés de manière permanente ===
=== Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven ===
Dans les archives financières et administratives, de nombreuses séries ne doivent pas être conservées de manière permanente. Pensez aux relevés de compte et aux pièces justificatives (ex. factures, reçus), aux listes de congés du personnel, etc. Les particuliers, les administrations, les organisations et les entreprises de différentes formes juridiques sont tenus de respecter au minimum les délais de conservation légaux.  
In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.  
   
   
<blockquote>'''Let op''': Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.</blockquote>
<blockquote>'''Attention''' : n'adoptez pas aveuglément ces listes de délais de conservation et faites preuve de bon sens. Déterminez vous-même s'il y a des documents ou des objets qui ont une valeur artistique ou historico-culturelle, en plus de leur valeur juridique ou administrative.</blockquote>
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Les éléments qui peuvent endommager les documents ===
=== Elementen die de documenten kunnen beschadigen ===
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Dans les archives papier, retirez les matériaux nocifs tels que les agrafes, les élastiques, les chemises en plastique, les classeurs à anneaux, etc. Dans les archives numériques, les virus représentent le plus grand risque.
Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften, .... In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Comment ? ==
== Hoe? ==
=== Numérique<ref>Source : Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA)</ref> (SODA - Feuille de route pour le transfert d'archives numériques) ===
=== Digitaal<ref>Bron: Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA)</ref> ===
   
   
==== Virusscan ====
==== Scan de virus ====
Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.
Les virus entraînent la perte d'informations. Par conséquent, la recherche de virus est une partie importante du nettoyage de vos archives numériques. Pour ce faire, vous avez besoin d'un antivirus. Il compare tous les fichiers de l'ordinateur avec une base de données dans laquelle tous les virus connus sont décrits. Le logiciel détecte toute correspondance entre vos fichiers et la base de données de virus. Si une correspondance est trouvée, c'est que votre fichier est infecté par un virus spécifique. Le logiciel antivirus supprime alors le virus, met le fichier infecté en quarantaine afin que le virus ne puisse pas se propager ou, si nécessaire, supprime complètement le fichier infecté.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Voici deux scanners de virus (disponibles en anglais) :
Mogelijke virusscanners  zijn:
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* [https://www.clamav.net/ ClamAV]
* [https://www.clamav.net/ ClamAV]
* [https://clamwin.com/ ClamWin (Windows)]
* [https://clamwin.com/ ClamWin (Windows)]
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Veillez à mettre le logiciel à jour régulièrement afin de toujours travailler avec une version actuelle de l'antivirus.
Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==== Détecter des doublons ====
==== Dubbels opsporen ====
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Avant de pouvoir détecter les doublons de fichiers, des ''checksums'' doivent être créées. Il s'agit de l'empreinte numérique d'un fichier, une somme de contrôle attribué aux fichiers. Dès qu'une modification est apportée aux fichiers, le logiciel de checksums génère un nouvel ensemble de chiffres. En d'autres termes, chaque fichier modifié reçoit une nouvelle somme de contrôle. Cela signifie donc que lorsque des fichiers d'archives ont la même checksum, il s'agit de doublons. Pour créer des checksums, consultez la page [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken/fr|Les checksums comme moyen de contrôler l'intégrité des fichiers]].
Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Binairecode.jpg|500px|links]]
[[Bestand:Binairecode.jpg|500px|links]]
   
   
Om dubbels op te sporen en te verwijderen bestaan er verschillende softwaretools. Die tools kunnen dubbels herkennen aan de hand van identieke checksums. Mogelijkheden zijn:
Il existe plusieurs logiciels pour détecter et supprimer des doublons. Ces outils peuvent reconnaître les doublons sur base de checksums identiques. Voici des exemples de logiciels :
* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)]
* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)] (disponible en anglais)
* [https://sourceforge.net/projects/yadfr/ YADFR (Windows)]
* [https://sourceforge.net/projects/yadfr/ YADFR (Windows)] (disponible en anglais)
* [https://sourceforge.net/projects/dfr/ Duplicate Files Searcher (Windows, Linux, macOS)]
* [https://sourceforge.net/projects/dfr/ Duplicate Files Searcher (Windows, Linux, macOS)] (disponible en anglais)
* [https://sourceforge.net/projects/doubles/ Duplicate Files Finder (Windows, Linux)]
* [https://sourceforge.net/projects/doubles/ Duplicate Files Finder (Windows, Linux)] (disponible en anglais)
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<blockquote>'''Attention''' : deux fichiers identiques (ou des fichiers avec une checksum identique) peuvent avoir des noms de fichiers différents.
<blockquote>'''Let op:''' Twee identieke bestanden (of bestanden met een identieke checksum) kunnen toch een andere bestandsnaam hebben.
</blockquote>
</blockquote>
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Les doublons dont le contenu est identique mais qui ont été enregistrés dans des formats de fichiers différents ne seront pas détectés grâce à ces checksums.
Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Supprimer des dossiers vides ===
=== Verwijderen van lege mappen ===
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Voici des logiciels qui permettent de supprimer des dossiers vides :
Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:
* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)] (disponible en anglais)
* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)]
* [https://www.jonasjohn.de/red.htm RED (Windows)] (disponible en anglais)
* [https://www.jonasjohn.de/red.htm RED (Windows)]
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Papier ===
=== Papier ===
Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.  
Malheureusement, il n'existe pas d'outils pratiques pour nettoyer les archives papier ; des opérations manuelles sont nécessaires. Un bon conseil est de ne pas attendre trop longtemps après la fermeture d'un dossier ou d'un projet. De cette façon, il est encore frais dans votre mémoire.
   
   
<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen op dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>
<blockquote>'''Attention''' : lorsque vous retirez des éléments d'emballage nuisibles, veillez à ne pas supprimer les informations contextuelles. Les documents qui sont dans des chemises plastiques ou agrafés ensemble le sont, dans la plupart des cas, pour une raison spécifique. Si vous retirez ces emballages, remplacez-les par des chemises en papier qui maintiennent les documents ensemble et inscrivez la même inscription sur ces chemises que sur la chemise d'origine.</blockquote>
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
''Autrice : Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
''Auteur: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden/fr]]
[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden]]
[[Categorie:Primaire Tools/fr]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
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Huidige versie van 1 aug 2024 om 10:08

Andere talen:

Pour gérer correctement vos archives, il est nécessaire de les ranger et de les nettoyer de temps à autre.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

  • Pourquoi nettoyer vos archives ?
  • Comment nettoyer vos archives papier ?
  • Comment nettoyer vos archives numériques ?
  • Quels documents jeter ?

Le nettoyage des archives numériques et papier consiste à supprimer tous les éléments inutiles tels que les doublons, les brouillons et les documents sans valeur ajoutée, ainsi que les fichiers et dossiers vides. Le nettoyage consiste également à éliminer les éléments susceptibles d'endommager les archives. Dans les archives numériques, il s'agit des virus, dans les archives papier, des emballages nocifs tels que les élastiques, les agrafes, les trombones, les chemises en plastique, le papier collant, les post-it, etc.

Qu'est-ce qui peut être jeté ?

Les doublons

Les doublons sont des documents identiques. Dès qu'il y a une annotation sur le document identique, il ne s'agit plus d'un doublon. Les séries qui contiennent un très grand nombre de doublons exacts sont les suivantes : les partitions, les textes finaux de théâtre, les archives promotionnelles, etc. Si votre organisation a publié un jour un dépliant, il n'est par exemple pas nécessaire d'inclure l'ensemble du stock dans les archives ; deux exemplaires suffisent. Dans ce cas, conservez les versions les moins abîmées.

Il se peut également que vous possédiez certains documents à la fois sous forme physique et numérique. Par exemple, vous pouvez avoir une impression papier de votre rapport annuel, mais aussi en conserver une version numérique. Conservez-vous les deux versions ou supprimez-vous l'une d'entre elles ? Dans la plupart des cas, la deuxième solution s'applique : si vous conservez un document particulier à la fois physiquement et numériquement, cela suffit. En général, on opte alors pour la version numérique, car la version physique n'est souvent qu'une impression sans notes supplémentaires. Cependant, il peut être intéressant de conserver un fichier à la fois physiquement et numériquement. Pensez aux affiches, par exemple : vous voudrez peut-être les exposer un jour à l'occasion de l'anniversaire de votre organisation. Dans ce cas, il est préférable de conserver les deux versions.

Attention : ne supprimez pas simplement tous les doublons. Certains documents appartiennent à des dossiers différents. En détruisant le document, vous modifiez irrévocablement le contenu et le contexte des fichiers.

Les brouillons

Les brouillons sont des versions qui précèdent la version définitive d'un document. Ceux-ci sont susceptibles d'être jetés s'ils diffèrent peu de la version finale.

Attention : les brouillons peuvent également contenir des informations précieuses. Pensez aux premières versions des dossiers de subvention dans lesquelles des idées intéressantes ont été formulées, mais qui n'ont finalement pas été intégrées au dossier final, ou encore aux versions préliminaires d'une lettre ou d'un e-mail qui diffèrent considérablement du produit final, ou aux versions de travail dans le cadre d'un processus créatif.

Les notes brèves sans grande importance

Une fois l'utilisation pratique terminée, les notes brèves sans grande importance peuvent être jetées.

Les e-mails

En nettoyant régulièrement votre boîte de réception, vos archives électroniques deviendront également plus accessibles. Les boîtes de réception contient beaucoup de lest (pensez aux spams, aux messages publicitaires et d'information, aux e-mails envoyés pour fixer un rendez-vous). Ces types de messages ne doivent pas être conservés, et il est préférable de les supprimer une fois qu'ils n'ont plus d'utilité pratique ou informative. Consultez l'outil Archiver des e-mails : comment et pourquoi ? pour plus de conseils sur la gestion des e-mails.

Les dossiers et fichiers vides

Supprimez les dossiers et fichiers vides créés au fil du temps ou après un nettoyage. En effet, ils ne contiennent pas d'archives. Leur suppression améliore la clarté et les possibilités de recherche.

Attention : dans certains cas, les dossiers vides ajoutent des informations contextuelles importantes aux archives.

Les documents financiers et administratifs qui ne doivent pas être conservés de manière permanente

Dans les archives financières et administratives, de nombreuses séries ne doivent pas être conservées de manière permanente. Pensez aux relevés de compte et aux pièces justificatives (ex. factures, reçus), aux listes de congés du personnel, etc. Les particuliers, les administrations, les organisations et les entreprises de différentes formes juridiques sont tenus de respecter au minimum les délais de conservation légaux.

Attention : n'adoptez pas aveuglément ces listes de délais de conservation et faites preuve de bon sens. Déterminez vous-même s'il y a des documents ou des objets qui ont une valeur artistique ou historico-culturelle, en plus de leur valeur juridique ou administrative.

Les éléments qui peuvent endommager les documents

Dans les archives papier, retirez les matériaux nocifs tels que les agrafes, les élastiques, les chemises en plastique, les classeurs à anneaux, etc. Dans les archives numériques, les virus représentent le plus grand risque.

Comment ?

Numérique[1] (SODA - Feuille de route pour le transfert d'archives numériques)

Scan de virus

Les virus entraînent la perte d'informations. Par conséquent, la recherche de virus est une partie importante du nettoyage de vos archives numériques. Pour ce faire, vous avez besoin d'un antivirus. Il compare tous les fichiers de l'ordinateur avec une base de données dans laquelle tous les virus connus sont décrits. Le logiciel détecte toute correspondance entre vos fichiers et la base de données de virus. Si une correspondance est trouvée, c'est que votre fichier est infecté par un virus spécifique. Le logiciel antivirus supprime alors le virus, met le fichier infecté en quarantaine afin que le virus ne puisse pas se propager ou, si nécessaire, supprime complètement le fichier infecté.

Voici deux scanners de virus (disponibles en anglais) :

Veillez à mettre le logiciel à jour régulièrement afin de toujours travailler avec une version actuelle de l'antivirus.

Détecter des doublons

Avant de pouvoir détecter les doublons de fichiers, des checksums doivent être créées. Il s'agit de l'empreinte numérique d'un fichier, une somme de contrôle attribué aux fichiers. Dès qu'une modification est apportée aux fichiers, le logiciel de checksums génère un nouvel ensemble de chiffres. En d'autres termes, chaque fichier modifié reçoit une nouvelle somme de contrôle. Cela signifie donc que lorsque des fichiers d'archives ont la même checksum, il s'agit de doublons. Pour créer des checksums, consultez la page Les checksums comme moyen de contrôler l'intégrité des fichiers.

Il existe plusieurs logiciels pour détecter et supprimer des doublons. Ces outils peuvent reconnaître les doublons sur base de checksums identiques. Voici des exemples de logiciels :

Attention : deux fichiers identiques (ou des fichiers avec une checksum identique) peuvent avoir des noms de fichiers différents.

Les doublons dont le contenu est identique mais qui ont été enregistrés dans des formats de fichiers différents ne seront pas détectés grâce à ces checksums.

Supprimer des dossiers vides

Voici des logiciels qui permettent de supprimer des dossiers vides :

Papier

Malheureusement, il n'existe pas d'outils pratiques pour nettoyer les archives papier ; des opérations manuelles sont nécessaires. Un bon conseil est de ne pas attendre trop longtemps après la fermeture d'un dossier ou d'un projet. De cette façon, il est encore frais dans votre mémoire.

Attention : lorsque vous retirez des éléments d'emballage nuisibles, veillez à ne pas supprimer les informations contextuelles. Les documents qui sont dans des chemises plastiques ou agrafés ensemble le sont, dans la plupart des cas, pour une raison spécifique. Si vous retirez ces emballages, remplacez-les par des chemises en papier qui maintiennent les documents ensemble et inscrivez la même inscription sur ces chemises que sur la chemise d'origine.

Autrice : Eline De Lepeleire (Letterenhuis)

  1. ↑ Source : Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA)
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