Omgaan met digitale dragers in je archief

Je archief bevat mogelijk nog digitale dragers als USB-sticks, cd’s of floppy disks. Deze dragers zijn kwetsbaar en de informatie die erop staat kan verloren gaan. Je kan de informatie op deze dragers dan ook best overzetten naar een ander systeem.
In deze tool leer je het volgende:

• Waarom moet je informatie van digitale dragers overzetten?
• Hoe breng je je digitale dragers in kaart?
• Hoe kan je de bestanden naar een ander opslagsysteem overzetten?

Stel: je archief bevat dragers als cd-roms, floppy’s, dvd’s en externe harde schijven. Als je deze zonder meer bewaart, is de kans groot dat de opgeslagen bestanden op termijn onleesbaar worden. Na verloop van tijd verslechteren of verslijten de dragers, bv. door bitrot. De kans is bovendien groot dat de hardware (en bijhorende software) om de drager te lezen onvindbaar wordt. Het beste wat je kan doen is de bestanden naar een betrouwbaar opslagsysteem kopiëren met zo min mogelijk wijzigingen. Hoe ga je daarbij te werk?

foto: George Chernilevsky - publiek domein, via Wikimedia Commons

Stap 1: Breng de digitale dragers in kaart

• Verzamel dragers als floppy’s, cd-roms, dvd’s, tapes en usb-sticks en geef ze een uniek nummer. Verzamel ook alle informatie over hardware, besturingssysteem en software die gebruikt werden om de bestanden te creëren of bewerken. Breng deze gegevens samen in een tabel en neem eventuele opschriften op de dragers over.
• Berg de dragers op in een geschikte plaats. Is dit niet bij je fysieke archief en collectie(s), fotografeer dan de dragers zoals ze worden bewaard en voeg die foto’s toe aan je fysieke archief en collectie(s). Zorg ook voor de nodige doorverwijzingen.
• Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan het overzicht van je archief.
• Maak een prioriteitenlijst voor het overbrengen van de bestanden, op basis van vier criteria:
  • het belang en de gebruiksfrequentie van je digitale dragers;
  • de kwetsbaarheid van de dragers;
  • de mate waarin de gegevens ook beschikbaar zijn in analoge vorm;
  • de mate waarin de digitale versie toegevoegde waarde biedt tegenover de analoge versie.

Stap 2: Breng de bestanden over naar een betrouwbaar opslagsysteem

• Maak een inschatting van de opslagcapaciteit die je nodig hebt. Groepeer hiervoor de dragers per type en vermenigvuldig de capaciteit van elk type met het aantal exemplaren om de benodigde opslagcapaciteit te berekenen.
• Gebruik een computer die je regelmatig op virussen controleert en die je enkel voor dit werk gebruikt.
• Maak van iedere digitale drager een disk image.
• Documenteer van alle digitale dragers de mappenstructuur en bestandsinformatie (bestandsnaam, grootte of wijzigingsdatum). Hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bewaar deze documentatie bij je archief en collectie(s).
• Creëer en bewaar van elk bestand een checksum, een controlegetal berekend op basis van de inhoud van het bestand (zie ook Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken). Ook hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bij een disk image volstaat één checksum.
• Maak een leesmij.txt bestand, waarin alle bovenstaande stappen worden gedocumenteerd. Bewaar dit bestand in je digitale archief.
• Kopieer je volledige digitale archief naar een veilig opslagsysteem.
• Duid op de originele dragers duidelijk aan dat de inhoud ervan is overgebracht.

Eens deze stappen zijn uitgevoerd, zijn de bestanden voorlopig (!) veilig. Dat betekent niet dat de digitale documenten toegankelijk en leesbaar blijven. Hiervoor moet je onderzoeken of de bestanden daadwerkelijk nog kunnen worden geopend en moeten ze worden bewaard in een betrouwbare IT-omgeving.

Auteur: Henk Vanstappen (PACKED vzw)