Translations:Het archief van iMAL in kaart brengen/61/en: verschil tussen versies

Huidige versie van 21 sep 2020 om 14:40

Informatie over bericht (bijdragen)

Dit bericht heeft geen documentatie. Als u weet waar of hoe dit bericht wordt gebruikt, dan kunt u andere gebruikers helpen door documentatie voor dit bericht toe te voegen.

Berichtdefinitie (Het archief van iMAL in kaart brengen)

* Wanneer je de hulp inroept van een vrijwilliger is het belangrijk dat deze kennis heeft van de werking van de organisatie of voor aanvang de werking en workflow leert kennen. Neem dus zeker de tijd om de persoon in kwestie rond te leiden. Wanneer hij of zij aan de slag gaat, zorg dan dat er iemand van de organisatie aanwezig is en meehelpt met de archiefacties. Als medewerker weet je zelf beter wat belangrijk is en wat niet, wat de ordeningsprincipes zijn en of een document een archiefstuk, documentatie of kunstwerk is. Op zich is een overzicht maken een relatief eenvoudige taak die, mits begeleiding, door een vrijwilliger uitgevoerd kan worden. Een vrijwilliger uit je achterban kent de werking van de organisatie en kan zelf archiefstukken in de juiste context plaatsen.
* Ook een overzicht maken van het digitale archief is tijdrovend en moeilijk als je niet vertrouwd bent met de werking van de organisatie. Het digitale archief bevatte weinig contextuele informatie en de naamgeving van de mappen en bestanden was onduidelijk, waardoor het niet eenvoudig was om de bestanden en mappen te identificeren of om een link te leggen met de werking van iMAL. [[Hoe bewaar je je digitaal archief?|Goede PC-hygiëne]] kan een hulp zijn om het overzicht over je archief te behouden.
* Archief in kaart brengen is slechts een eerste, maar noodzakelijke stap. Zeker wat betreft het digitale archief is het belangrijk om snel vervolgacties op te zetten, in het bijzonder minstens het centraliseren van de digitale bestanden en het invoeren van (geautomatiseerde) back-upstrategieën. Digitaal archief is kwetsbaarder dan fysiek archief. Als niet snel vervolgstappen ondernomen worden, is de kans reëel dat een deel van het digitale archief op korte tijd zal verloren gaan.

When you request a volunteer’s help, it’s important that they know how your organisation works and are familiar with your operations and workflows before they start. So make sure you take the time needed to show this person the ropes. When they get started, make sure someone from the organisation is available to help them with the archiving actions. As an employee, you have a better idea of what’s important and what isn’t, what the ordering principles are, and whether a document is an archive item, documentation or work of art. Creating an overview is a relatively simple task in itself, which can be carried out by a volunteer with the right supervision. A volunteer from among your supporters knows how the organisation works and can place archive items in the right context by themselves.
Creating an overview of the digital archive is also time-consuming and difficult if you’re not familiar with how the organisation operates. The digital archive contains little contextual information and the naming of the folders and files was unclear, which meant it wasn't easy to identify the files and folders or make a link with the iMAL’s operations. Good PC hygiene can help you maintain a good overview of your archive.
Mapping out the archive is just a first – but essential – step. Certainly when it comes to the digital archive, it’s important to set up subsequent actions quickly, and in particular at least to centralise the digital files and introduce (automated) back-up strategies. A digital archive is more vulnerable than a physical archive. If subsequent steps are not undertaken quickly, there’s a real risk that part of the digital archive will be lost in the short term.

Translations:Het archief van iMAL in kaart brengen/61/en: verschil tussen versies

Huidige versie van 21 sep 2020 om 14:40

Navigatiemenu

Zoeken