Jobstudent werkt op archief bij KVS/en: verschil tussen versies

Uit Tracks
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
VisueelWikitekst
Nieuwe pagina aangemaakt met 'Student works on KVS archive'
 
Florian Daemen (overleg | bijdragen)
461 bewerkingen
Nieuwe pagina aangemaakt met '===Drawing up an evaluation report and tasklist==='
 
(10 tussenliggende versies door 2 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
<languages/>
<languages/>
[[Bestand:Archief KVS resized.jpg|thumb|Archief KVS (photo: Jonathan Sommereyns)]]
[[File:Archief KVS resized.jpg|thumb|KVS archive (photo: Jonathan Sommereyns)]]
[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg|thumb|Archief KVS (photo: Jonathan Sommereyns)]]
[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg|thumb|KVS archive (photo: Jonathan Sommereyns)]]




''Auteur: Jens Bertels (AMVB)''
''Author: Jens Bertels (AMVB)''




==Samenvatting==
==Summary==


De KVS nam deel aan het archiefdoorlichtingsproject voor podiumkunstenorganisaties van PACKED en Het Firmament. Het hieruit resulterende evaluatierapport bevatte een takenlijst die bij uitvoering op korte termijn het archiefbeheer kon optimaliseren. Om enkele van deze taken uit te voeren stelde de KVS een jobstudent aan. Op een korte tijd werd de archiefruimte onder handen genomen, het aanwezige archief in kaart gebracht, een nieuwe overdracht naar het AMVB voorbereid en wanneer gepast archief vernietigd.
The Royal Flemish Theatre (Koninklijke Vlaamse Schouwburg) participated in an archival audit for performance arts organisations, organised by PACKED and Het Firmanent. The resulting evaluation report contained a task list which could help optimise their records management at short notice. To carry out some of these tasks, the KVS hired a working student. In a short period of time, the KVS took care of their archives room, mapped out the archives that were stored there, prepared a new transfer of archival materials to the AMVB and, when necessary, destroyed selected parts of the archive.




==Status==
==Status==


*Archiefdoorlichtingstraject doorlopen: eind 2017 – mei 2018
*Archival audit: end of 2017 – May 2018
*Evaluatierapport en takenlijst opstellen: eind mei 2018
*Drawing up an evaluation report and task list: end of May 2018  
*Zoektocht jobstudent: juni en juli 2018
*Hiring a working student: June and July 2018
*Werkzaamheden jobstudent: augustus 2018
*Activities of the working student: August 2018




==Probleemstelling==
==Problem Definition==


Doorheen de jaren is de archiefruimte van de KVS door een gebrek aan systematiek en afsprakenopvolging chaotisch geworden. Het is hierdoor moeilijk om het overzicht te bewaren en aan te geven wat in de archiefruimte opgenomen is en waar het zich bevindt. Een chaotische archiefruimte verhindert bovendien vaak het ondernemen van concrete stappen om de archiefzorg te verbeteren. De archiefruimte van het KVS biedt door de aanwezige infrastructuur echter veel mogelijkheden en ze wilden hier dan ook werk van maken. Op zich was de nodige opruimactie vrij eenvoudig. De vereiste focus en de intensieve tijdsinvestering (zij het op een korte periode) was voor de personeelsleden die hier in hun agenda of functieomschrijving geen ruimte voor hebben evenwel niet evident. Daarom werd in overleg met PACKED en Het Firmament besloten om een jobstudent met deze taak te belasten.
Due to a continuing neglect throughout the years, the archives room of the KVS had become chaotic and disorganised, which made it difficult to keep an overview of the contents of the KVS-archives and hindered locating the individual documents. A chaotic archives room often prevents taking concrete steps to improve archive management. However, because of the available infrastructure, the archives room of the KVS offered many opportunities to improve the situation. While the clean-up of the room was quite simple in and on its own, the required focus and time investment was not evident for staff members who already had to cope with filled agendas. After consultation with PACKED and Het Firmament, it was decided that the KVS would hire a working student to clean the archives room for them.




==Methode==
==Method==




===Deelname archiefdoorlichtingstrajet PACKED en Het Firmament===
===Participation in the archival audit of PACKED and Het Firmament===


In het najaar van 2017 startten PACKED en Het Firmament een nieuw archiefdoorlichtingstraject voor podiumkunstenorganisaties op. De deelnemers van het traject 2017-2018 waren de Koninklijke Vlaamse Schouwburg (KVS), het Nieuwstedelijk, Voetvolk en Theater Utrecht. Dit praktijkvoorbeeld behandelt het traject van de KVS, waarbij naast PACKED en Het Firmament ook het AMVB betrokken was.
In the fall of 2017, PACKED and Het Firmament started a new series of archival audits for performance arts organisations. De participants for this project were the Royal Flemish Theatre (KVS), Het Nieuwstedelijk and Theater Utrecht. This case study focuses on the auditing of the KVS, in which the AMVB was involved besides PACKED and Het Firmament.


De betrachting van het traject was om wederom via plaatsbezoeken, (zelf)evaluatie aan de hand van de TRACKS-richtlijnen, een workshop archiefzorg en specifieke begeleiding het archiefbeheer van de deelnemende organisaties te optimaliseren.
The audits were carried out via a combination of visits on site, (self)evaluations based on TRACKS-guidelines, a workshop on archival care and specific guidance to optimise the archive management of the participating organisations.




===Opstellen evaluatierapport en takenlijst===
===Drawing up an evaluation report and tasklist===


Door deze verschillende werkvormen te combineren ontstaat zowel voor de deelnemende als begeleidende organisaties een goed zicht op de historische en huidige situatie, de problemen en de mogelijke oplossingen.
By combining the aforementioned work forms, both the participating and the accompanying organisations could develop a good understanding of the historical developments, the current situation, the recurring problems and possible solutions regarding archive management.


Op basis van deze analyse werd een evaluatierapport van de archiefwerking opgesteld, waarin naast een situatieschets (opgesteld op basis van een vragenlijst en de plaatsbezoeken) voornamelijk doelstellingen en prioritaire acties opgenomen werden. Deze werden vertaald en gebundeld in een overzichtelijke takenlijst, waarmee de organisaties aan de slag kunnen.
Based on this analysis, an evaluation report was drawn up containing a description of the current situation, the short and long-term objectives that were be achieved and a list of priority actions that had to be undertaken. These objectives and priority actions were translated into an orderly task list with which the participating organisations could get to work.


Deze lijst probeert een zo exhaustief mogelijk beeld te geven van de werkpunten, met een beoordeling van het belang van de verschillende werkpunten (laag, hoog, gemiddeld). Het is nadien aan de organisaties zelf om de prioriteiten op te lijsten en deze te vertalen in concrete handelingen, zowel op korte als op lange termijn.
The task list tried to give an exhaustive overview of the different working points, including an assessment of the relative importance of each point. After that, it was up to the participating organisations to translate these working points and priorities into concrete actions, both in the short and the long term.




===Prioritaire acties op korte termijn identificeren en uitvoeren===
===Identifying and implementing short term priority actions===


De KVS besliste om na het doorlopen van het traject op korte termijn werk te maken van de volgende punten: in-situ fysiek archief in kaart brengen, ordenen en opruimen van de archiefruimte (die tevens de stock huisvest) en sensibilisering van het personeel met betrekking tot het digitale archief.
After the conclusion of the audit, the KVS decided to work on the following points: mapping the physical archives ''in situ'', organising and cleaning the archives room (which also houses their stock of promotional materials) and raising staff awareness about digital archives management.


Voor de opruiming van de archiefruimte en het verder in kaart brengen van de fysieke archieven betrok de KVS op aanraden van Het Firmament, PACKED en het AMVB een jobstudent. Zo bekommerde Lotte Vrancken zich gedurende een maand om het KVS-archief. De geboekte vooruitgang is aanzienlijk.
For the task of clearing out the archives room and the further mapping of the physical archives, the KVS was advised by Het Firmament, PACKED and the AMVB to hire a working student. Lotte Vrancken took care of the KVS-archives for a whole month and made considerable progress.




===Opruimen en plaatsingslijst opstellen van de archiefruimte===
===Cleaning the archives room and drawing up a basic finding aid===


In eerste instantie werd de bestemde archiefruimte zorgvuldig opgeruimd en voorzien van een plaatsingslijst. De archiefruimte dient bij de KVS zowel om de stock in onder te brengen als om een deel van het werkingsarchief centraal te bewaren. Voornamelijk het promotiemateriaal komt hier terecht. Door het ontbreken van een methodiek en afspraken was het echter niet duidelijk wat hier allemaal terecht was gekomen en waar het zich bevond. De ontstane rommel droeg daarnaast bij aan het uitstellen van concrete acties.
First, the archives room was carefully tidied up and provided with a basic finding aid. The KVS-archives room serves both to house the stock of promotial materials and to store part of the operational archive. Due to a lack of good work arrangements, it wasn’t clear which materials and documents had ended up in this room. The resulting mess had in the past contributed to the postponement of concrete actions to tidy up the room.


De opruimactie van Lotte resulteerde in een goed overzicht van het aanwezige materiaal (door middel van een plaatsingslijst) en een grondige selectie van overbodig materiaal (dubbels). De ruimtebesparing (een container vol oud promotiemateriaal) en het overzicht dragen bij aan een betere bewaring in de toekomst.
Lottes clean-up action resulted in a good overview of the materials and documents that were present in the room (by means of a basic finding aid) and a thorough selection of redundant materials. The resulting space saving and the general overview of the contents of the room will contribute to a better management of the KVS-archives in the future.




===In-situ archief verder in kaart brengen===
===Further mapping the ''in situ'' archival documents===


Niet al het archief komt in de archiefruimte terecht. Een aanzienlijk deel bevindt zich op de bureaus en in kasten in de kantoorruimtes. Bovendien bevond zich ook nog archief in een lokaal bovenin het gebouw. Het in kaart brengen van dit archief werd ook aangevat, maar nog niet afgerond. Er is wel reeds meer kennis over het materiaal dat zich in het gebouw bevindt. Door de samenwerking, de gesprekken en het evaluatierapport heeft de KVS ook meer kennis over de inhoud van het archief dat reeds door het AMVB bewaard wordt. Doorheen de jaren verliepen de overdrachten via verschillende personeelsleden en onder verschillende directies. De kennis over de overdrachten en de inhoud van het archief dreigt zo langzaam uit de organisatie te verdwijnen, wat na het traject terug minder het geval is.
Not all the archival documents had ended up in the archives room. A significant number of documents tended stay on the desks of KVS-staff and in cabinets in their offices. Moreover, at the top of the building, there was another room in which archives were stored. The mapping of these additional archival documents was started by Lotte but couldn't be finished by the end of her contract. However, there is already an increased knowledge about the materials in the building.  
By way of cooperation, discussions and the evaluation report, the KVS now has a better understanding of the contents of the archives already kept by the AMVB. Over the years, transfers of archival materials had been made by different staff members and under different managements. Previously, the knowledge about these transfers and the content of the transferred archives was in danger of disappearing from the organisation. Thanks to this project, this is no longer the case.




===Overdracht naar het AMVB===
===Transferring archival documents to the AMVB===


Het verkrijgen van een overzicht en het opruimen van de archiefruimte moest ook resulteren in een nieuwe overdracht aan het AMVB. Sinds de eerste overdracht in 2004 droeg de KVS regelmatig archief over. Het bestand dat door het AMVB bewaard wordt, kreeg een aanzienlijke aanvulling op vlak van affiches en ook op vlak van de Bottelarij-periode. Dit archief kan nu ontsloten worden en ingezet worden in allerhande projecten en onderzoeken.
Cleaning out the archives room and obtaining an overview of its contents was a prerequisite for a new transfer of archival materials to the AMVB. Starting in 2004, the KVS has regularly transferred parts of its archives. Thanks to this project, the collection kept by the AMVB has received a substantial number of posters and documents concerning the Bottelarij-period. The transferred archives can now be made accessible and be used in all kinds of (research) projects.




==Resultaten==
==Results==




===Overzichtelijke archiefruimte===
===Organised archives room===


De archiefruimte van de KVS is door de creatie van een plaatsingslijst en een grondige schoonmaak en selectie terug overzichtelijk. Hierdoor weet men beter wat er allemaal in de archiefruimte bewaard wordt, worden de nodige documenten eenvoudiger teruggevonden en is het gemakkelijker om op basis van de takenlijst vervolgstappen te zetten.
The creating of a basic finding aid and a thorough cleaning resulted in an organised archives room. Now the staff members of the KVS know which document are stored in the archives room and it is both easier to find the necessary documents and to take follow-up actions based on the task list.




===Plaatswinst in de archiefruimte===
===Space-saving in the archives room===


Door de overdracht aan het AMVB, het verplaatsen van archiefvreemde objecten en het vernietigen van overbodige documenten is er aanzienlijke plaatswinst geboekt in de archiefruimte. In totaal verdween meer dan een container aan materiaal dat de KVS niet langer moest bewaren. Hierdoor wordt de kans op ongecontroleerd en onwenselijk verlies door plaatstekort aanzienlijk kleiner. De vrijgekomen ruimte laat ook toe om de documenten beter en veiliger te bewaren.
The transfer of archival documents to the AMVB, the relocation of materials and objects that were out of place in the archives room and the destruction of superfluous documents all resulted in a considerable gain in available storage space in the archives room. Approximately a full container worth of materials that the KVS no longer needed were disposed of. This not only significantly reduced the risk of uncontrolled and undesirable loss of important documents due to a lack of storage space, but also allows for a better and safer storage of the remaining archival documents.




===In-situ archief in kaart gebracht===
===Mapping the present archives===


Het archief dat zich in de gebouwen van de KVS bevindt is in beeld gebracht. In de archiefruimte is dit helemaal gelukt, in de rest van het gebouw gedeeltelijk. Om acties in het kader van de archiefzorg te doen is dit een onontbeerlijke handeling en een grote stap vooruit.
During the project, it was attempted to fully map all the archives that can be found in different locations in the KVS-building. The mapping has been fully achieved for the main archives room but has only been partially completed for the other locations in the building. Nevertheless, it is a major step forward in introducing a responsible archival management to the organisation.




===Overdracht aan het AMVB===
===Archival transfer to the AMVB===


De overdracht van promotiemateriaal en archief met betrekking tot de Bottelarij-periode aan het AMVB zorgt ervoor dat belangrijk theatererfgoed, zonder bijkomende inspanningen voor de KVS, langdurig bewaard en verwerkt wordt ter documentering, hergebruik en onderzoek.
The transfer of promotional materials and archival documents concerning the Bottelarij-period to the AMVB ensured that important stage production heritage can be safely preserved and made available for documentation, research and reuse, all without any additional efforts on part of the KVS.


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
[[Category:Praktijkvoorbeelden/en]]

Huidige versie van 17 mrt 2021 om 08:58

Andere talen:
KVS archive (photo: Jonathan Sommereyns)
KVS archive (photo: Jonathan Sommereyns)


Author: Jens Bertels (AMVB)


Summary

The Royal Flemish Theatre (Koninklijke Vlaamse Schouwburg) participated in an archival audit for performance arts organisations, organised by PACKED and Het Firmanent. The resulting evaluation report contained a task list which could help optimise their records management at short notice. To carry out some of these tasks, the KVS hired a working student. In a short period of time, the KVS took care of their archives room, mapped out the archives that were stored there, prepared a new transfer of archival materials to the AMVB and, when necessary, destroyed selected parts of the archive.


Status

  • Archival audit: end of 2017 – May 2018
  • Drawing up an evaluation report and task list: end of May 2018
  • Hiring a working student: June and July 2018
  • Activities of the working student: August 2018


Problem Definition

Due to a continuing neglect throughout the years, the archives room of the KVS had become chaotic and disorganised, which made it difficult to keep an overview of the contents of the KVS-archives and hindered locating the individual documents. A chaotic archives room often prevents taking concrete steps to improve archive management. However, because of the available infrastructure, the archives room of the KVS offered many opportunities to improve the situation. While the clean-up of the room was quite simple in and on its own, the required focus and time investment was not evident for staff members who already had to cope with filled agendas. After consultation with PACKED and Het Firmament, it was decided that the KVS would hire a working student to clean the archives room for them.


Method

Participation in the archival audit of PACKED and Het Firmament

In the fall of 2017, PACKED and Het Firmament started a new series of archival audits for performance arts organisations. De participants for this project were the Royal Flemish Theatre (KVS), Het Nieuwstedelijk and Theater Utrecht. This case study focuses on the auditing of the KVS, in which the AMVB was involved besides PACKED and Het Firmament.

The audits were carried out via a combination of visits on site, (self)evaluations based on TRACKS-guidelines, a workshop on archival care and specific guidance to optimise the archive management of the participating organisations.


Drawing up an evaluation report and tasklist

By combining the aforementioned work forms, both the participating and the accompanying organisations could develop a good understanding of the historical developments, the current situation, the recurring problems and possible solutions regarding archive management.

Based on this analysis, an evaluation report was drawn up containing a description of the current situation, the short and long-term objectives that were be achieved and a list of priority actions that had to be undertaken. These objectives and priority actions were translated into an orderly task list with which the participating organisations could get to work.

The task list tried to give an exhaustive overview of the different working points, including an assessment of the relative importance of each point. After that, it was up to the participating organisations to translate these working points and priorities into concrete actions, both in the short and the long term.


Identifying and implementing short term priority actions

After the conclusion of the audit, the KVS decided to work on the following points: mapping the physical archives in situ, organising and cleaning the archives room (which also houses their stock of promotional materials) and raising staff awareness about digital archives management.

For the task of clearing out the archives room and the further mapping of the physical archives, the KVS was advised by Het Firmament, PACKED and the AMVB to hire a working student. Lotte Vrancken took care of the KVS-archives for a whole month and made considerable progress.


Cleaning the archives room and drawing up a basic finding aid

First, the archives room was carefully tidied up and provided with a basic finding aid. The KVS-archives room serves both to house the stock of promotial materials and to store part of the operational archive. Due to a lack of good work arrangements, it wasn’t clear which materials and documents had ended up in this room. The resulting mess had in the past contributed to the postponement of concrete actions to tidy up the room.

Lottes clean-up action resulted in a good overview of the materials and documents that were present in the room (by means of a basic finding aid) and a thorough selection of redundant materials. The resulting space saving and the general overview of the contents of the room will contribute to a better management of the KVS-archives in the future.


Further mapping the in situ archival documents

Not all the archival documents had ended up in the archives room. A significant number of documents tended stay on the desks of KVS-staff and in cabinets in their offices. Moreover, at the top of the building, there was another room in which archives were stored. The mapping of these additional archival documents was started by Lotte but couldn't be finished by the end of her contract. However, there is already an increased knowledge about the materials in the building. By way of cooperation, discussions and the evaluation report, the KVS now has a better understanding of the contents of the archives already kept by the AMVB. Over the years, transfers of archival materials had been made by different staff members and under different managements. Previously, the knowledge about these transfers and the content of the transferred archives was in danger of disappearing from the organisation. Thanks to this project, this is no longer the case.


Transferring archival documents to the AMVB

Cleaning out the archives room and obtaining an overview of its contents was a prerequisite for a new transfer of archival materials to the AMVB. Starting in 2004, the KVS has regularly transferred parts of its archives. Thanks to this project, the collection kept by the AMVB has received a substantial number of posters and documents concerning the Bottelarij-period. The transferred archives can now be made accessible and be used in all kinds of (research) projects.


Results

Organised archives room

The creating of a basic finding aid and a thorough cleaning resulted in an organised archives room. Now the staff members of the KVS know which document are stored in the archives room and it is both easier to find the necessary documents and to take follow-up actions based on the task list.


Space-saving in the archives room

The transfer of archival documents to the AMVB, the relocation of materials and objects that were out of place in the archives room and the destruction of superfluous documents all resulted in a considerable gain in available storage space in the archives room. Approximately a full container worth of materials that the KVS no longer needed were disposed of. This not only significantly reduced the risk of uncontrolled and undesirable loss of important documents due to a lack of storage space, but also allows for a better and safer storage of the remaining archival documents.


Mapping the present archives

During the project, it was attempted to fully map all the archives that can be found in different locations in the KVS-building. The mapping has been fully achieved for the main archives room but has only been partially completed for the other locations in the building. Nevertheless, it is a major step forward in introducing a responsible archival management to the organisation.


Archival transfer to the AMVB

The transfer of promotional materials and archival documents concerning the Bottelarij-period to the AMVB ensured that important stage production heritage can be safely preserved and made available for documentation, research and reuse, all without any additional efforts on part of the KVS.

Overgenomen van "https://wiki.projecttracks.plutonian.site/index.php?title=Jobstudent_werkt_op_archief_bij_KVS/en&oldid=6229"