Maak een archieftoegang en beschrijf je archief/en

Once your documents have been packaged and stored in a cabinet or archive room, you of course need to be able to find them again. Your organisational plan is an essential tool for this, and additional access passes help to unlock the contents of your archive and locate specific archive items or objects.

An access pass is a list of descriptions for all the items and objects in your archive or collections. There are various ways of putting a tool like this together. The general rule is: the more detailed the access pass, the more it can help with archive and collection management... but also the longer it takes to put together.

As is the case when organising archives, it’s important to see them as hierarchical structures. All archives consist of different sections which in turn can consist of their own sections. For example:

Organisation X archive (archive or collection level):

• Organisation X project dossiers (series level)
  • Project Y (dossier level)
  • Project Z (dossier level)
• Organisation X correspondence (series level)
  • Correspondence from year A (series level)
    • Letter from X to Y on date A (item level)
    • Letter from S to T on date B (item level)
  • Correspondence from year B (series level)

Deze richtlijn geeft vier mogelijke manieren om een toegang samen te stellen:

• Maak een plaatsingslijst (scenario 1)
• Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)
• Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)
• Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau (scenario 4)

Elke methode verschilt in de graad van detail en heeft zijn voor- en nadelen. Welke methode je gebruikt, hangt af van de aard van jouw archief of collectie(s), het doel waarom je gaat inventariseren en de tijd die je hiervoor ter beschikking hebt. Je kan ook bestaande toegangen gebruiken om een nieuwe, meer gedetailleerde, toegang te maken. Vaak wordt eerst een plaatsingslijst gemaakt om zo een idee te krijgen van de omvang en inhoud van het archief. Op een later moment wordt deze plaatsingslijst omgezet naar een volwaardige inventaris op reeks- of stukniveau.

Het is ook mogelijk om binnen eenzelfde toegang verschillende methodes te combineren. Je kan bijvoorbeeld een inventaris samenstellen met beschrijvingen op reeksniveau, maar enkele reeksen ook op stukniveau beschrijven.

Als laatste tip kunnen we meegeven dat een professionele archiefinstelling archieven meestal toegankelijk zal maken met een inventaris op reeksniveau. Deze vorm van ontsluiting is in veel gevallen het meest kosteneffectief. Je zal bv. zelden nog een archief vinden dat investeert in de beschrijving van elke afzonderlijke brief in een reeks correspondentie. Enkel voor zeer belangrijke archieven of reeksen wordt dit nog gedaan, net als voor beeld- en videocollecties die een hoge gebruikswaarde hebben.

Auteurs: Het Firmament, Florian Daemen (AMVB), Wim Lowet (VAi)