Maak een archieftoegang en beschrijf je archief/en: verschil tussen versies

Uit Tracks
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
Nieuwere bewerking →
VisueelWikitekst
Nieuwe pagina aangemaakt met 'x300px'
 
Nieuwe pagina aangemaakt met 'An access pass is a list of descriptions for all the items and objects in your archive or collections. There are various ways of putting a tool like this together....'
Regel 17: Regel 17:
** Correspondence from year B (series level)
** Correspondence from year B (series level)


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
This guideline provides four possible ways to put an access pass together:
Deze richtlijn geeft vier mogelijke manieren om een toegang samen te stellen:
* [[Maak een plaatsingslijst (scenario 1)/en|Draw up a placement list (scenario 1)]]
* [[Maak een plaatsingslijst (scenario 1)]]
* [[Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)/en|Draw up an inventory with descriptions at series level (scenario 2)]]
* [[Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)]]
* [[Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)/en|Draw up an inventory with descriptions at item level (scenario 3)]]
* [[Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)]]
* [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)/en|Create a description for your archive or collection at the highest level (scenario 4)]]
* [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau (scenario 4)]]
</div>




<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Each method differs in level of detail and has its own pros and cons. The method you use depends on the nature of your archive or collections, the reason why you are making an inventory, and the time you have available. You can also use existing access passes to create a new, more detailed one. A placement list is often drawn up first to gain an idea of the archive’s scope and contents. This placement list is later converted into a fully-fledged inventory at series or item level.  
Elke methode verschilt in de graad van detail en heeft zijn voor- en nadelen. Welke methode je gebruikt, hangt af van de aard van jouw archief of collectie(s), het doel waarom je gaat inventariseren en de tijd die je hiervoor ter beschikking hebt. Je kan ook bestaande toegangen gebruiken om een nieuwe, meer gedetailleerde, toegang te maken. Vaak wordt eerst een plaatsingslijst gemaakt om zo een idee te krijgen van de omvang en inhoud van het archief. Op een later moment wordt deze plaatsingslijst omgezet naar een volwaardige inventaris op reeks- of stukniveau.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
It’s also possible to combine different methods within the same access pass. For example, you can draw up an inventory with descriptions at series level, but also describe some series at item level.  
Het is ook mogelijk om binnen eenzelfde toegang verschillende methodes te combineren. Je kan bijvoorbeeld een inventaris samenstellen met beschrijvingen op reeksniveau, maar enkele reeksen ook op stukniveau beschrijven.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
As a final tip, we can say that professional archive institutions usually make archives accessible with an inventory at series level. This is often the most cost-efficient way to provide access. You will rarely find an archive that invests in describing each individual letter in a series of correspondence, for example.
Als laatste tip kunnen we meegeven dat een professionele archiefinstelling archieven meestal toegankelijk zal maken met een inventaris op reeksniveau. Deze vorm van ontsluiting is in veel gevallen het meest kosteneffectief. Je zal bv. zelden nog een archief vinden dat investeert in de beschrijving van elke afzonderlijke brief in een reeks correspondentie.
Enkel voor zeer belangrijke archieven of reeksen wordt dit nog gedaan, net als voor beeld- en videocollecties die een hoge gebruikswaarde hebben.
</div>


<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">

Versie van 21 apr 2021 08:13

Andere talen:

Once your documents have been packaged and stored in a cabinet or archive room, you of course need to be able to find them again. Your organisational plan is an essential tool for this, and additional access passes help to unlock the contents of your archive and locate specific archive items or objects.

An access pass is a list of descriptions for all the items and objects in your archive or collections. There are various ways of putting a tool like this together. The general rule is: the more detailed the access pass, the more it can help with archive and collection management... but also the longer it takes to put together.

As is the case when organising archives, it’s important to see them as hierarchical structures. All archives consist of different sections which in turn can consist of their own sections. For example:

Organisation X archive (archive or collection level):

  • Organisation X project dossiers (series level)
    • Project Y (dossier level)
    • Project Z (dossier level)
  • Organisation X correspondence (series level)
    • Correspondence from year A (series level)
      • Letter from X to Y on date A (item level)
      • Letter from S to T on date B (item level)
    • Correspondence from year B (series level)

This guideline provides four possible ways to put an access pass together:


Each method differs in level of detail and has its own pros and cons. The method you use depends on the nature of your archive or collections, the reason why you are making an inventory, and the time you have available. You can also use existing access passes to create a new, more detailed one. A placement list is often drawn up first to gain an idea of the archive’s scope and contents. This placement list is later converted into a fully-fledged inventory at series or item level.

It’s also possible to combine different methods within the same access pass. For example, you can draw up an inventory with descriptions at series level, but also describe some series at item level.

As a final tip, we can say that professional archive institutions usually make archives accessible with an inventory at series level. This is often the most cost-efficient way to provide access. You will rarely find an archive that invests in describing each individual letter in a series of correspondence, for example.

Auteurs: Het Firmament, Florian Daemen (AMVB), Wim Lowet (VAi)

Overgenomen van "https://wiki.projecttracks.plutonian.site/index.php?title=Maak_een_archieftoegang_en_beschrijf_je_archief/en&oldid=7441"