Translations:De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/17/en: verschil tussen versies

Uit Tracks
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
VisueelWikitekst
Elias Feys (overleg | bijdragen)
112 bewerkingen
Nieuwe pagina aangemaakt met '==Results== ===Were the desired results obtained?=== *As a result of the presentation on digital document management and the joint discussion about the new folder s...'
 
(geen verschil)

Huidige versie van 10 sep 2021 om 08:54

Informatie over bericht (bijdragen)
Dit bericht heeft geen documentatie. Als u weet waar of hoe dit bericht wordt gebruikt, dan kunt u andere gebruikers helpen door documentatie voor dit bericht toe te voegen.
Berichtdefinitie (De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst)
==Resultaten==
===Werden de gewenste resultaten bereikt?===
* Door de presentatie over digitaal documentbeheer en het samen overleggen over de nieuwe mappenstructuur, is er een bewustwording ontstaan over de omgang met digitale bestanden. Hierover werden concrete richtlijnen opgesteld die schriftelijk vastgelegd werden.
* Netwerk heeft een nieuwe, logisch opgebouwde mappenstructuur die aangepast is aan de werking en de manier van werken van de organisatie. De documenten van de zakelijke en artistieke werking komen op een overzichtelijke manier samen. Door de structuur te baseren op de ordening van het fysieke archief kan informatie makkelijker teruggevonden worden. 
* De nieuwe structuur bewees meteen zijn nut. Door het samenbrengen van de documenten in een logische structuur, kwam Netwerk tot de vaststelling dat er heel wat dubbels bewaard werden op de oude server. Deze konden meteen verwijderd worden. Verdwaalde documenten werden teruggevonden en vinden nu hun plaats in de nieuwe serverstructuur.
* Bij het opmaken van de structuur werd er vastgesteld dat bepaalde zaken niet vastgelegd werden. Er bestonden bv. geen verslagen van de artistieke vergaderingen. Voor de communicatie- en publieksmedewerkers is het nochtans handig om te weten wat er in de toekomst gaat gebeuren. Vanaf nu worden er wel verslagen opgemaakt. Ook rees de vraag wat er bewaard gebleven is van activiteiten die door omstandigheden niet doorgegaan zijn. Door alles op te slagen in de nieuwe structuur zou Netwerk een vollediger archief moeten krijgen.
* Op het einde van de trash day waren de meeste bestanden vanaf 2012 overgezet naar de nieuwe ordening. De leden van de artistieke werking plannen om in de nabije toekomst ook documenten van voor 2012 onder te brengen in de nieuwe structuur. Bij overplaatsing van bestanden naar de nieuwe mappenstructuur, worden alle medewerkers op de hoogte gebracht.

Results

Were the desired results obtained?

  • As a result of the presentation on digital document management and the joint discussion about the new folder structure, everyone was made aware of how to manage the digital files. To this end, concrete guidelines were established in writing.
  • Netwerk has a new, logically built folder structure that is adapted to the organisation’s activities and working methods. The documents concerning the business and artistic activities are combined in a user-friendly manner. By basing the structure on the classification of the physical archive, information is easier to find.
  • The new structure immediately demonstrated its usefulness. By bringing together the documents in a logical structure, Netwerk realised that there were many duplicates on the old server. These could immediately be deleted. Lost documents were found and are now located in the new server structure.
  • While creating the structure it was established that certain things had not been recorded. For example, there were no reports of the artistic meetings. Nevertheless, for the communication and public relations staff it is useful to know what is going to happen in the future. From now on, reports of these meetings will be drafted. There was also the question of what happened to information about activities that didn’t go ahead due to circumstances. By storing everything in the new structure, Netwerk should end up with a more complete archive.
  • At the end of the trash day, most files from 2012 onwards had been transferred to the new structure. Members of the artistic team are planning in the near future to transfer documents from before 2012 into the new structure. Whenever files are transferred to the new folder structure, all staff will be informed.
Overgenomen van "https://wiki.projecttracks.plutonian.site/index.php?title=Translations:De_ontwikkeling_van_een_logische_mappenstructuur_in_Netwerk_Aalst/17/en&oldid=9018"