Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/en

Procedures for better storage and documentation of the design process were sought with the architectural firm MDMA.

Problem

Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA

Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.

It is therefore recommended to organise a regular digital clear-up day or trash day, to arrange the files properly and wherever possible use standardised, open and widely supported file formats. The advantages are as follows:

• clear and quickly accessible documentation of the progress of a project;
• new staff can easily find their way around old projects;
• files can easily be exchanged;
• there is less risk of problems consulting files in the long term;
• valuable files are more quickly spotted, whereby priorities for storage can be more rapidly established.

In this pilot project, CVAa and PACKED vzw worked together with the architectural firm Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Measures for better filing are always best taken as quickly as possible, but for architecture and design archives this is especially important because of the existence of CAD files. These files are extremely complex and the accompanying software is evolving fast, which means that problems with accessibility can soon arise. It is therefore useful if the architect himself takes steps in the area of sustainable storage.

This pilot project aims to look at whether it is possible to employ best practices so that the design process can be enduringly documented during creation.

The desired results are as follows:

• important documents in the archive are identified;
• steps are taken to ensure the accessibility of important documents in the long term;
• documents to be stored permanently are filed clearly and are given a logical name;
• the process is represented in a policy;
• the process is user-friendly and not time-consuming.

1. Establishing the method

The intention was to let the architects themselves identify the milestone documents of the design process and allow them to take measures to store them sustainably and maintain their accessibility. The milestone documents are the files that the architect regards as the outcome of the design process and which he wants to share with clients, external parties or team members. These are documents which, in the architect’s opinion, best represent his intentions and best document the project’s evolution and milestones.

For architects, the following documents are relevant:

• 2D and 3D computer drawings;
• renderings;
• composite pictures;
• PowerPoint presentations.

Ook video’s, interactieve 3D-modellen en 3D-prints komen bij sommige architectenbureaus voor. Het zou voor de architect veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten in een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden.2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee types documenten:

• Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.
• Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.

In practice:

In practice:

• The architect identifies the milestone documents.
• The architect saves these documents in an durable file format.
• The documents are saved in a logically arranged folder structure, so that the evolution of the projects can be well documented and more especially so that the milestone documents can easily be traced.

The project plan was discussed with MDMA and a strategy for the digital archive was investigated. The agency was prepared to look for procedures to preserve the design process lastingly. A member of staff volunteered to work on the project.

2) The information analysis

An information analysis was started to identify the milestone documents and develop a filing plan for MDMA. An interview was used to try and map a global workflow and the documents thereby created.

By developing a folder structure based on processes within the agency, the structure will fit the working methods. By storing related documents together, they acquire a clearer context and it becomes clear which documents are important.

What was established during this interview?

• Important design files are already saved in an durable file format (pdf) to facilitate exchange with partners.
• The vast majority of the design files were no longer of use to the architect.

In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

Monitoring the Bronks wharf - © MDMA

What was deduced from this?

• The filing is already split up into phases.
• Most files and/or folders are dated.
• There are a lot of duplicates on file.
• Some documents are put in illogical places in the folder structure.
• It is sometimes difficult to identify documents or establish why, by whom or at whose request drawings were made.
• Another problem is distinguishing final documents from the various versions and working documents. This makes it a challenge to identify important drawings.

3) Introduction of a clear and standardised filing process

Using the information analysis and project folder, a new filing system was designed for MDMA.

The following is important for the filing system:

• the working methods used by the firm are respected;
• a good overview of the various versions is achieved;
• milestone documents are quickly identified.

Most architectural firms are characterised by their project-oriented work routine. Furthermore, the vast majority of architectural projects can be divided into the same generic phases – ranging from the creation of a draft design, the production of a work file, and follow-up on the site, to the registration of the delivered state of the building (the so-called as-built). These phases were also recognizable in the MDMA routine. As a result the filing plan is based on projects in which a distinction is made between the various stages of the project.

4) Testing the new project filing system

The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.

Om de ordening te testen, stelden we een medewerker van MDMA voor om een oude projectmap op te kuisen en de bestanden in de nieuwe mappenstructuur te steken. De bestanden van het BRONKS-project, één van de belangrijkste projecten van het bureau, waren verspreid over verschillende CD’s en werden nu samengebracht in een map. Aan de hand van een stappenplan kon een medewerker van MDMA aan het werk om de bestanden te ordenen.

Bij de opkuis van de BRONKS-map werd vastgesteld dat de mappenstructuur weinig gebreken vertoont. Alle documenten vonden hun plaats in de mappenstructuur. Tijdens een evaluatie werden enkele details aangepast en onnodige submappen weggewerkt.

Bij MDMA waren ze erg tevreden over de mappenstructuur. Vanaf nu zal geprobeerd worden om de mappenstructuur bij ieder nieuw project te gebruiken. De lege modelmappenstructuur wordt daarbij als een grote hulp gezien.

5) De waarde van bestanden bepalen

In een laatste sessie werd samen met de architecten van het bureau de mappenstructuur van de opgekuiste BRONKS-map overlopen om de mijlpaaldocumenten vast te leggen. Aan de hand daarvan konden op mapniveau preservatiemaatregelen worden vastgesteld. Ook bood dit de gelegenheid om de modelmappenstructuur verder te perfectioneren.

Blow-up van Jeugdtheater BRONKS in het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA

Uiteindelijk kon gekomen worden tot volgend eenvoudig onderscheid:

• Bestanden zijn na tien jaar nog steeds waardevol: Voor deze bestanden dient een beleid te worden ontwikkeld om de inhoud raadpleegbaar te houden.
• Bestanden zijn na tien jaar (of eerder) niet meer waardevol: Hierbij volstaat preservatie van de bitstream.
• Bestanden zijn niet meer waardevol na afsluiting project of projectfase: Deze bestanden worden zo snel mogelijk vernietigd.

Hoewel het uitwerken van preservatiebeleid geen hoofddoel was van dit pilootproject, werden enkele voorstellen in deze richting gedaan. Voor permanent waardevolle documenten werd aangeraden om deze meteen in een duurzaam formaat op te slaan, wat voor een deel reeds door het bureau werd toegepast, zij het vooral met oog op uitwisseling. Voor bestanden waarbij dit niet mogelijk was, zoals CAD-bestanden, werd aangeraden om de software te bewaren en bestanden over te zetten naar een nieuw formaat zodra de software in onbruik raakt.

Resultaten

Deliverables

• Modelmappenstructuur (zip-file)
• Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf (pdf)
• Selectielijst voor de projectdossiers van MDMA (xlsx)
• Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf

Werden de gewenste resultaten bereikt?

• Het proces is laagdrempelig en betekent niet meer werk voor de medewerkers van MDMA dan voorheen.
• Naamgeving en ordening is eenduidig.
• Mijlpaaldocumenten worden opgeslagen in de vorm van PDF. Uitzondering zijn de definitieve CAD-files van het voorontwerp, definitief ontwerp en het as-built.

Welke problemen blijven voorlopig onopgelost?

• Naast ordening is de opslagmethode op CD problematisch. Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien.
• Voor de mijlpaaldocumenten die hun CAD-functionaliteiten blijvend dienen te behouden, is niet meteen een oplossing beschikbaar, tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht.
• Specifiek voor CAD-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent layer-gebruik, lijntypes en -diktes, schaal, Xrefs enz. Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn.

Auteursvermelding

Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van Nastasia Vanderperren (meemoo) en Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)