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Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classification. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classification rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques que pour les archives analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de '''huit niveaux de classification'''.
Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classement. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classement rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques qu'analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de '''huit niveaux de classement'''.

Huidige versie van 9 jul 2024 om 12:52

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Berichtdefinitie (Maak een ordeningsplan/mappenstructuur)
Breng alle functies en activiteiten van je organisatie in kaart en probeer ze op zo’n manier te definiëren dat er geen overlappingen mogelijk zijn. Al deze functies zet je in een logische structuur, waarbij je van algemeen naar bijzonder ordent. Zorg ervoor dat dit een stabiele structuur is die je nadien niet moet wijzigen. Je kan naar believen onderdelen toevoegen, schrappen en verplaatsen, maar gebruik niet te veel indelingsniveaus. Het schema wordt dan onoverzichtelijk en bij digitale archieven maakt een teveel aan indelingsniveaus de padlengte (zie infra) van een archiefstuk veel te lang - wat gevolgen heeft voor de digitale bewaring. Voor zowel het digitale als het analoge archief hou je je best aan maximum '''acht indelingsniveaus'''.

Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classement. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classement rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques qu'analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de huit niveaux de classement.

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