Maak een archieftoegang en beschrijf je archief: verschil tussen versies

Huidige versie van 6 nov 2024 om 15:38

Een archieftoegang is een document waarmee je al je archiefdocumenten makkelijk kan terugvinden. Het is een belangrijk hulpmiddel voor het beheer van je archief.
In deze tool leer je het volgende:

Wat is een archieftoegang?

Op welke manieren kan ik een archieftoegang maken?

Eens je documenten zijn verpakt en opgeborgen in een kast of archiefruimte, moet je ze natuurlijk ook kunnen terugvinden. Je ordeningsplan is hierbij een hulpmiddel. Een extra toegang helpt om de inhoud van je archief te ontsluiten en zo specifieke archiefstukken of objecten te lokaliseren.

Een toegang is een lijst met beschrijvingen van alle archiefstukken en objecten in je archief of collectie(s). Er zijn verschillende manieren om dit soort hulpinstrument samen te stellen. De stelregel is: hoe gedetailleerder de toegang, hoe meer het kan helpen bij het beheer van je archief of collectie(s), maar ook hoe meer tijd erin kruipt om hem samen te stellen.

Zoals ook geldt voor de ordening van archieven is het belangrijk om archieven te zien als hiërarchische structuren. Ieder archief bestaat uit verschillende onderdelen die op hun beurt opnieuw onderdelen kunnen bevatten. Bijvoorbeeld:

Archief van organisatie x (archief- of collectieniveau):

Projectdossiers van organisatie x (reeksniveau)
- Project y (dossierniveau)
- Project z (dossierniveau)
Correspondentie van organisatie x (reeksniveau)
- Correspondentie van jaar a (reeksniveau)
  - Brief van x aan y op datum a (stukniveau)
  - Brief van s aan t op datum b (stukniveau)
- Correspondentie van jaar b (reeksniveau)

Deze richtlijn geeft vier mogelijke manieren om een toegang samen te stellen:

Elke methode verschilt in de graad van detail en heeft zijn voor- en nadelen. Welke methode je gebruikt, hangt af van de aard van jouw archief of collectie(s), het doel waarom je gaat inventariseren en de tijd die je hiervoor ter beschikking hebt. Je kan ook bestaande toegangen gebruiken om een nieuwe, meer gedetailleerde, toegang te maken. Vaak wordt eerst een plaatsingslijst gemaakt om zo een idee te krijgen van de omvang en inhoud van het archief. Op een later moment wordt deze plaatsingslijst omgezet naar een volwaardige inventaris op reeks- of stukniveau.

Het is ook mogelijk om binnen eenzelfde toegang verschillende methodes te combineren. Je kan bijvoorbeeld een inventaris samenstellen met beschrijvingen op reeksniveau, maar enkele reeksen ook op stukniveau beschrijven.

Als laatste tip kunnen we meegeven dat een professionele archiefinstelling archieven meestal toegankelijk zal maken met een inventaris op reeksniveau. Deze vorm van ontsluiting is in veel gevallen het meest kosteneffectief. Je zal bv. zelden nog een archief vinden dat investeert in de beschrijving van elke afzonderlijke brief in een reeks correspondentie. Enkel voor zeer belangrijke archieven of reeksen wordt dit nog gedaan, net als voor beeld- en videocollecties die een hoge gebruikswaarde hebben.

Auteurs: Het Firmament, Florian Daemen (AMVB), Wim Lowet (VAi)

@@ Regel 1: / Regel 1: @@
-''Auteurs:'' Het Firmament, Florian Daemen (AMVB)
+<languages /><translate>
+<!--T:11-->
+<blockquote>
+Een archieftoegang is een document waarmee je al je archiefdocumenten makkelijk kan terugvinden. Het is een belangrijk hulpmiddel voor het beheer van je archief.<br>
+In deze tool leer je het volgende:
+* Wat is een archieftoegang?
+* Op welke manieren kan ik een archieftoegang maken?
+</blockquote>
-''Bestanden:''
+<!--T:1-->
-* Documenteren van bestaande ordeningsprincipes
+Eens je documenten zijn verpakt en opgeborgen in een kast of archiefruimte, moet je ze natuurlijk ook kunnen terugvinden. Je ordeningsplan is hierbij een hulpmiddel. Een extra toegang helpt om de inhoud van je archief te ontsluiten en zo specifieke archiefstukken of objecten te lokaliseren.
-* Folder Structure Creator
-==Inleiding==
+<!--T:2-->
-Voldoet het ordeningsplan van jouw archief nog aan de noden en verwachtingen van je organisatie? Wanneer bijvoorbeeld de werking en activiteiten van je organisatie veranderen, moet ook het ordeningsplan veranderen om een correcte weergave hiervan te blijven. Het kan ook zijn dat je medewerkers en collega’s de bestaande ordening te omslachtig vinden of er hun weg niet in kunnen terugvinden.
+[[Bestand:Affiches.JPG|x300px]]
-In dergelijke gevallen is het nodig om de ordening van je archief aan te passen en af te stellen op de reële werking van je organisatie. Door de ordening van het archief te optimaliseren, kunnen je medewerkers hun archiefstukken makkelijker archiveren en nadien sneller terugvinden.
+<!--T:3-->
+Een toegang is een lijst met beschrijvingen van alle archiefstukken en objecten in je archief of collectie(s). Er zijn verschillende manieren om dit soort hulpinstrument samen te stellen. De stelregel is: hoe gedetailleerder de toegang, hoe meer het kan helpen bij het beheer van je archief of collectie(s), maar ook hoe meer tijd erin kruipt om hem samen te stellen.
-Deze tool geeft een stappenplan voor de optimalisatie van de ordening van je archief. De focus van dit stappenplan ligt op het digitale archief, maar de beschreven principes kunnen ook perfect worden gebruikt voor het papieren archief.
+<!--T:4-->
+Zoals ook geldt voor de ordening van archieven is het belangrijk om archieven te zien als hiërarchische structuren. Ieder archief bestaat uit verschillende onderdelen die op hun beurt opnieuw onderdelen kunnen bevatten. Bijvoorbeeld:
-==Evalueer de bestaande structuur==
+<!--T:5-->
-De eerste stap is om de volledige gemeenschappelijke mappenstructuur te evalueren. Betrek hier de personen bij die de structuur het meest frequent gebruiken, zij hebben immers het meeste zicht op de problemen en knelpunten. Ga bij de evaluatie na of de structuur helder is voor iedereen die in de desbetreffende mappen werkt. Ook nieuwkomers en buitenstaanders zouden hun weg moeten kunnen vinden in de mappenstructuur. Noteer waar er verbeteringen mogelijk zijn.
+Archief van organisatie x (archief- of collectieniveau):
+* Projectdossiers van organisatie x (reeksniveau)
+** Project y (dossierniveau)
+** Project z (dossierniveau)
+* Correspondentie van organisatie x (reeksniveau)
+** Correspondentie van jaar a (reeksniveau)
+*** Brief van x aan y op datum a (stukniveau)
+*** Brief van s aan t op datum b (stukniveau)
+** Correspondentie van jaar b (reeksniveau)
-Indien uit de evaluatie blijkt dat de mappenstructuur voor de gebruikers fundamenteel gewijzigd moet worden, raadpleeg je het best eerst de tool [[“Maak een ordeningsplan/mappenstructuur”]].
+<!--T:6-->
+Deze richtlijn geeft vier mogelijke manieren om een toegang samen te stellen:
+* [[Maak een plaatsingslijst (scenario 1)]]
+* [[Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)]]
+* [[Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)]]
+* [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau (scenario 4)]]
-Maak een overzicht van alle werkpunten die bij de evaluatie naar voren zijn gekomen.
-==Maak afspraken rond verbeteringen==
+<!--T:7-->
-In deze stap worden er afspraken gemaakt over de aanpak van de verbeterpunten die bij de evaluatie naar boven zijn gekomen. Het is van belang dat iedereen akkoord gaat met de gemaakte afspraken.
+Elke methode verschilt in de graad van detail en heeft zijn voor- en nadelen. Welke methode je gebruikt, hangt af van de aard van jouw archief of collectie(s), het doel waarom je gaat inventariseren en de tijd die je hiervoor ter beschikking hebt. Je kan ook bestaande toegangen gebruiken om een nieuwe, meer gedetailleerde, toegang te maken. Vaak wordt eerst een plaatsingslijst gemaakt om zo een idee te krijgen van de omvang en inhoud van het archief. Op een later moment wordt deze plaatsingslijst omgezet naar een volwaardige inventaris op reeks- of stukniveau.
-Een veelvoorkomend probleem is dat er voor bepaalde documenten meerdere logische bewaarplaatsen zijn. Foto’s kunnen bijvoorbeeld samen worden bewaard in één centrale reeks, maar kunnen evengoed worden geplaatst bij de dossiers of projecten waarop ze betrekking hebben. Ga na welke oplossing het beste past voor de werking van je organisatie en spreek af om dit consequent uit te voeren.
+<!--T:8-->
+Het is ook mogelijk om binnen eenzelfde toegang verschillende methodes te combineren. Je kan bijvoorbeeld een inventaris samenstellen met beschrijvingen op reeksniveau, maar enkele reeksen ook op stukniveau beschrijven.
-==Documenteer de bestaande ordening==
+<!--T:9-->
-Documenteer welke nieuwe afspraken er gemaakt zijn met betrekking tot het ordenen van het archief. Indien je je archief in kaart hebt gebracht zoals omschreven in de tool [[“Breng je archief en collectie(s) in kaart”]], kan je de nieuwe ordeningsprincipes rechtstreeks daarin verwerken. Documenteer ook hoe de situatie er uitzag voor de geplande veranderingen werden doorgevoerd. Op die manier is het nog mogelijk om bepaalde beslissingen terug te draaien.
+Als laatste tip kunnen we meegeven dat een professionele archiefinstelling archieven meestal toegankelijk zal maken met een inventaris op reeksniveau. Deze vorm van ontsluiting is in veel gevallen het meest kosteneffectief. Je zal bv. zelden nog een archief vinden dat investeert in de beschrijving van elke afzonderlijke brief in een reeks correspondentie.
+Enkel voor zeer belangrijke archieven of reeksen wordt dit nog gedaan, net als voor beeld- en videocollecties die een hoge gebruikswaarde hebben.
-Een manier om de veranderingen in je ordeningsplan te documenteren, is via de tool Folder Structure Creator. Met deze tool zet je de mappenstructuur uit je Finder of Verkenner eenvoudig om naar een spreadsheet. De gemaakte afspraken over het bewaren van bestanden kan je vervolgens in het bestand toevoegen. Je kan ook altijd de belangrijkste afspraken documenteren in een eenvoudige tekstverwerker.
-==Breng alle huidige en toekomstige gebruikers op de hoogte==
-Bewaar alle documentatie met afspraken over de ordeningsprincipes, alsook documentatie over de vorige indeling, op een logische plaats in de mappenstructuur, bijvoorbeeld in een mapje “Archiefbeheer”. Communiceer deze locatie met alle huidige en toekomstige medewerkers zodat iedereen bij twijfel de documentatie kan raadplegen.
-==Pas de gemaakte afspraken systematisch toe==
-Spreek duidelijk af vanaf welk moment de nieuwe afspraken worden ingevoerd. De gemaakte afspraken kunnen systematisch worden toegepast op het archief dat vandaag gecreëerd wordt. Stel een verantwoordelijke aan voor de opvolging van de nieuwe regels en organiseer indien nodig een bijkomend sensibiliserend moment om iedereen te overtuigen van het nut van de nieuwe mappenstructuur.
-Bij kleine aanpassingen aan de mappenstructuur kan het bestaande archief relatief snel worden aangepast om aan de nieuwe regels te voldoen. Dit is minder evident bij meer ingrijpende veranderingen, bijvoorbeeld wanneer de volledige mappenstructuur wordt omgegooid. Hoewel je in zo’n gevallen het bestaande archief kan bijwerken om aan de nieuwe regels te voldoen, is dit zeer tijds- en arbeidsintensief. Een alternatieve optie is om een cesuur in het archief aan te brengen en voorlopig bij enkel het nieuwe aangemaakte archief de nieuwe regels toe te passen. Het oude archief blijft de oude regeling volgen. Het voordeel van deze regeling is dat de introductie van nieuwe ordeningsregels makkelijker wordt. Het nadeel is dat je nu met twee archieven zit die elk een andere ordening volgen.
+<!--T:10-->
+''Auteurs: [[Het Firmament]], Florian Daemen ([[AMVB]]), Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
 [[Categorie:Primaire Tools]]
 [[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
+</translate>

Maak een archieftoegang en beschrijf je archief: verschil tussen versies

Huidige versie van 6 nov 2024 om 15:38

Navigatiemenu

Zoeken