Translations:Maak een ordeningsplan/mappenstructuur/16/en: verschil tussen versies

Uit Tracks
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
VisueelWikitekst
Nieuwe pagina aangemaakt met '''Points for attention when introducing a classification plan or folder structure in your current operations:'' * Think carefully before introducing a classificatio...'
 
Florian Daemen (overleg | bijdragen)
461 bewerkingen
Geen bewerkingssamenvatting
 
Regel 6: Regel 6:
* The earlier you get started, the better. The task only becomes greater if you wait until files pile up in offices or on the server and in the cloud.
* The earlier you get started, the better. The task only becomes greater if you wait until files pile up in offices or on the server and in the cloud.
* Paper and digital documents may be left out of your archive’s organisation while you’re still working with them, but it’s best to store them away correctly when you no longer need regular access to them. This will help you and your colleagues find the items faster at a later date.
* Paper and digital documents may be left out of your archive’s organisation while you’re still working with them, but it’s best to store them away correctly when you no longer need regular access to them. This will help you and your colleagues find the items faster at a later date.
* Schedule regular cleaning times to clean up all the analogue and digital documents that have been left on your desk(top) over the course of the week. This keeps everything well-organised and you can still rely on your memory. Place the documents in a logical way in the developed structure. You can read the best way to approach this in the [[Organiseer een digitale opruimdag of trashday/en|Organise a digital clean-up or trash day]] section.
* Schedule regular cleaning times to clean up all the analogue and digital documents that have been left on your desk(top) over the course of the week. This keeps everything well-organised and you can still rely on your memory. Place the documents in a logical way in the developed structure. You can read the best way to approach this in the [[Een digitale opruimdag of trash day/en|Organise a digital clean-up or trash day]] section.

Huidige versie van 6 okt 2022 om 12:03

Informatie over bericht (bijdragen)
Dit bericht heeft geen documentatie. Als u weet waar of hoe dit bericht wordt gebruikt, dan kunt u andere gebruikers helpen door documentatie voor dit bericht toe te voegen.
Berichtdefinitie (Maak een ordeningsplan/mappenstructuur)
''Aandachtspunten voor het invoeren van een ordeningsplan of mappenstructuur in je huidige werking:''
* Denk goed na voor je een ordeningssysteem invoert. Test het ordeningssysteem uit vóór je de hele organisatie brieft.
* Volg het uitgewerkte ordeningssysteem consequent. Het mag alleen aangepast worden als iedereen akkoord gaat.
* Duid een eindverantwoordelijke aan, maar benadruk de gedeelde verantwoordelijkheid. Spreek je collega’s consequent aan als ze hun documenten niet op de juiste plaats archiveren.
* Vermijd mappen en indelingsniveaus met de titel ‘Varia’. Deze zijn niet transparant en kunnen in principe alles bevatten. Uit de titel van een indelingsniveau moet je meteen kunnen afleiden welke stukken je eronder kan terugvinden. 
* Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren of op de server en in de cloud, wordt het karwei alleen maar groter.
* Zolang je ermee aan de slag bent, mogen papieren en digitale documenten zich gerust buiten de uitgewerkte ordening voor je archief bevinden. Zodra je deze documenten niet frequent nodig hebt, kun je ze best meteen correct bewaren of opbergen. Op deze manier kunnen jij en je collega’s de stukken later sneller terugvinden.
* Las regelmatig een opruimmoment in om alle analoge en digitale documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur. Hoe je dit best aanpakt, lees je in de tool [[Organiseer een digitale opruimdag of trashday]].

Points for attention when introducing a classification plan or folder structure in your current operations:

  • Think carefully before introducing a classification system. Test the classification system before briefing the entire organisation.
  • Be consistent when following the classification system. It may only be adapted if everyone agrees.
  • Appoint someone to be manager, but emphasise the need for shared responsibility. Be consistent when speaking to your colleagues if they don’t archive their documents in the right place.
  • Avoid using the title ‘Various’ for folders and classification levels. It is not transparent and could contain anything in principle. The classification level title should let you know straight away what items you can find there.
  • The earlier you get started, the better. The task only becomes greater if you wait until files pile up in offices or on the server and in the cloud.
  • Paper and digital documents may be left out of your archive’s organisation while you’re still working with them, but it’s best to store them away correctly when you no longer need regular access to them. This will help you and your colleagues find the items faster at a later date.
  • Schedule regular cleaning times to clean up all the analogue and digital documents that have been left on your desk(top) over the course of the week. This keeps everything well-organised and you can still rely on your memory. Place the documents in a logical way in the developed structure. You can read the best way to approach this in the Organise a digital clean-up or trash day section.
Overgenomen van "https://wiki.projecttracks.plutonian.site/index.php?title=Translations:Maak_een_ordeningsplan/mappenstructuur/16/en&oldid=11746"