Obstakels overwinnen/fr

Plusieurs obstacles peuvent empêcher votre organisation de mettre en place une bonne conservation des archives ou des collections.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Quels sont les obstacles à une bonne conservation des archives ou des collections ?
• Comment faire face à un manque d'argent ?
• Comment faire face à un manque d'espace ?
• Comment faire face à un manque de temps ?
• Comment faire face à un manque d'expertise ?

Vous êtes peut-être très enthousiaste à l'idée de conserver vos archives et vos collections, mais un certain nombre d'obstacles vous empêchent de vous lancer réellement. Les principales pierres d'achoppement sont le manque d'argent, d'espace, de temps et d'expertise (en matière de conservation des archives et des collections).

Ne vous y trompez pas : toutes les solutions proposées ici requièrent beaucoup d'efforts. C'est pourquoi, lorsque vous travaillez pour une organisation, il est préférable de vous assurer que l'ensemble de l'équipe vous soutient dans cette entreprise.

Pieter Geerts, CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons

Le manque d'argent

Ce n'est que dans une institution d'archives que la conservation des archives est une priorité absolue. Il est compréhensible que d'autres organisations ne disposent pas de beaucoup d'argent pour conserver des archives et des collections. Voici quelques conseils pour libérer ou obtenir de l'argent pour financer un projet d'archivage.

Subventionné structurellement

Les organismes qui bénéficient d'une subvention structurelle en vertu du Décret sur les arts doivent remplir la condition de subvention dénommée "conserver ses propres archives". Dans ce cas, il est préférable de réserver un petit montant de votre budget annuel pour cela. Même les organismes qui ne sont pas couverts par le Décret sur les arts devraient tenir compte des frais d'archives et de collection lors de la préparation de leur budget annuel.

Fonds supplémentaires (subventions)

Pour les projets d'archives et de patrimoine plus importants qui ne relèvent pas de la conservation de base, des fonds supplémentaires (appelés subventions) peuvent s'avérer intéressants (par exemple pour une publication ou une exposition basée sur vos archives et/ou votre collection). Les liens ci-dessous vous permettront d'obtenir plus d'informations sur la recherche de fonds supplémentaires.

• Sur le site Internet du Departement Cultuur, Jeugd en Media (département flamand de la culture, de la jeunesse et des médias), vous trouverez (en néerlandais) toutes les informations sur les subventions du gouvernement flamand : subsidiewijzer.
• FARO, l'institution flamande du patrimoine culturel, publie sur son site Internet un aperçu (en néerlandais) des sources de financement publiques et privées : [1]. Vous y trouverez également des liens vers diverses méthodes alternatives de collecte de fonds, telles que le crowdfunding.
• Plusieurs organisations du secteur du patrimoine culturel peuvent vous guider dans la préparation d'une demande de projet. Vous trouverez un aperçu (en néerlandais et en anglais) de ces organisations ici.
• Vos propres archives et/ou collections peuvent également permettre de collecter des fonds. Il vous reste peut-être plusieurs exemplaires de programmes, d'affiches ou d'autre matériel promotionnel ? Mettez-les en vente sur votre site Internet et indiquez ce que vous souhaitez réaliser avec l'argent récolté. Veillez à ce que deux exemplaires de chaque pièce soient toujours conservés dans vos archives.
• Outre la recherche de fonds supplémentaires, vous pouvez réduire certains coûts en collaborant avec d'autres organisations, par exemple pour l'achat d'un serveur, d'un système de back-up, pour la location d'un espace de stockage, etc.

Le manque de place

Des pièces d'archives et/ou de collections de valeur sont parfois jetées à cause d'un manque de place.

• Une solution possible consiste à louer un hangar ou un garage pour cette collection. Une petite partie du coût de cette location peut être récupérée en réutilisant, recyclant ou louant ces objets. Assurez-vous d'avoir une bonne cartographie de vos archives et collection(s) (overzicht, disponible en néerlandais et en anglais). Lorsque vous louez des pièces, établissez un contrat.
• Vous pouvez également gagner de la place en mettant de l'ordre dans vos archives et votre collection : op te ruimen (classer vos archives) (disponible en néerlandais et en anglais). Vous éliminerez ainsi, entre autres, les doublons, les brouillons et les matériaux nocifs (tels que les chemises en plastique et les agrafes).
• Waardeer en selecteer : évaluez et sélectionnez (disponible en anglais et en français). Vérifiez quels documents et objets vous devez et/ou voulez conserver, et pour combien de temps. Vous pouvez jeter ce qui, légalement, ne doit pas être conservé, et ce qui ne vous est plus utile.
• Vérifiez si certaines parties de vos archives peuvent être transférées à un dépositaire professionnel. Pour plus d'informations, voir Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s) (un nouvel entrepôt pour vos archives et collection(s), disponible en néerlandais et en anglais).

Qu'est-ce qui peut faire l'objet d'un transfert ?

• Les documents et objets qui sont encore rarement consultés dans le cadre de vos activités (ce que l'on appelle les "archives statiques").
• Les archives et les collections d'autres organisations (par exemple, les prédécesseurs légaux) et/ou de particuliers, que vous possédez.

Le manque de temps

Vous pensez que vous n'avez pas assez de temps à consacrer à la conservation de vos archives ? Découvrez ici comment gagner du temps.

• Utilisez ce site Internet et évitez les recherches fastidieuses. Nous avons rassemblé pour vous de nombreuses informations sur la conservation des archives et collections.
• Établissez une liste des objectifs de conservation des archives et collections (prioriteitenlijst, disponible en néerlandais et en anglais), en concertation avec la direction ou le conseil d'administration. Cela vous permettra d'attribuer les différents rôles de conservation des archives, de préciser ce qui doit être fait et d'indiquer si vous avez besoin d'aide.
• Planifiez vos actions dans le cadre de vos activités quotidiennes. Lorsque vous avez une vision, des objectifs et des priorités clairs, il est plus facile de les suivre.
• Vous pouvez également demander de l'aide. Gardez simplement à l'esprit que des "aides" demandent parfois plus de temps et d'énergie que vous ne le pensez à première vue.

Quelles aides pouvez-vous obtenir ?

• Vos sympathisants et soutiens ont peut-être plus de temps et envie de se porter volontaires pour aider au traitement de vos archives et/ou de votre collection.
• Un étudiant en archivistique, en arts, en littérature, en musicologie ou en école d'art peut avoir le temps de donner un coup de main pendant l'été ou être disposé à faire un stage dans votre organisation pendant l'année universitaire.
• Les anciens employés connaissent bien les opérations et les productions de votre organisation et peuvent utiliser ces connaissances lors du traitement des archives et/ou de la collection.

Le manque d'expertise

Votre tâche principale n'est pas d'archiver vos travaux et vos créations. Il est donc logique que vous n'ayez pas toutes les connaissances nécessaires. Nous avons déjà rassemblé beaucoup d'informations sur ce site web et vous trouverez ci-dessous quelques liens supplémentaires.

• Vous pouvez contacter (en néerlandais ou en anglais) diverses organisations et institutions en Flandre pour toutes vos questions spécifiques (sur les archives). Voir : Partnerorganisaties (disponible en néerlandais et en anglais).
• Vous connaissez quelqu'un ou une organisation qui a conservé ses propres archives ? N'hésitez pas à les contacter. Ils accepteront peut-être de partager leur expérience avec vous, ainsi que des conseils et des astuces. Peut-être que certains de ces praktijkvoorbeelden (exemples) correspondent à votre projet ?
• Vous avez des difficultés à identifier certaines personnes, certains lieux, etc. dans des photos ou vidéos de vos archives ? Demandez l'aide d'anciens employés, d'amis de l'organisation ou même du public ('crowdsourcing'). Toutefois, n'oubliez jamais la protection des données à caractère personnel.