Breng je archief en collectie(s) in kaart/fr

La première étape pour entamer le classement de vos archives est de chercher où se trouvent tous vos documents et de les noter correctement.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment rechercher vos archives ;
• Comment noter l'emplacement de tous vos documents ;
• Que faire de ces informations.

Avant de faire quoi que ce soit avec vos archives ou collections, vous devez savoir où se trouvent tous les documents et dans quelles conditions ils sont conservés. Ces informations sont très utiles pour formuler des objectifs liés à la conservation des archives et collection(s), afin de définir des priorités et d'élaborer un plan concret étape par étape. Vous éviterez ainsi de perdre la vue d'ensemble et des parties de votre collection ou de vos archives.

Ce plan par étapes explique comment cartographier vos propres archives et/ou collections. Elle comprend trois étapes principales et s'applique aussi bien aux archives et collections papier que numériques. Un modèle général pour l'enregistrement des archives et collection(s), ainsi qu'un modèle pour la cartographie du matériel numérique sont inclus en annexe.

Étape 1 : Préparation

La première question à se poser est de savoir où et par qui les archives et collections sont conservées. Dans quelle(s) pièce(s) se trouvent les archives ? Tout peut être rassemblé dans une pièce centrale, mais dans la plupart des cas, les archives et les collections seront dispersées dans plusieurs locaux de votre organisation. Dressez une liste de tous les endroits où vous trouvez des documents d'archives.

Il peut s'agir d'emplacements physiques (bureau x, salle de répétition y, maison z, etc.) ou de supports numériques (disque dur externe, boîte de disquettes, Google Drive, serveur partagé, etc.). Regardez également dans les bureaux de vos collègues. N'oubliez pas de regarder au-delà de votre propre organisation. Il est possible que certaines parties des archives se trouvent dans une société d'histoire locale ou aux archives municipales. Outre l'emplacement des archives, il convient également d'examiner les mesures déjà prises par votre organisation pour rendre vos archives accessibles. Des parties des archives ou des collections ont-elles été inventoriées dans le passé, et ces inventaires peuvent-ils être retrouvés ? Quelles informations pouvez-vous en extraire ? Une partie des archives a-t-elle été donnée à un dépositaire et, dans l'affirmative, de quels documents s'agit-il ? La gestion des ordinateurs et du serveur est également importante. Par exemple, qu'est-il advenu du matériel qui se trouvait sur les disques locaux lorsque vous êtes passé à un serveur partagé ?

Idéalement, vous devriez également prendre le temps de rechercher des informations sur l'histoire de l'organisation :

• Que fait et qu'a fait l'organisation ? Faites un tour d'horizon des activités de votre organisation. Cela comprend à la fois les tâches principales de votre organisation et les tâches de soutien qui y sont associées (par exemple, les finances, l'administration du personnel, la gestion des biens et des bâtiments, les communications). Les archives et les collections découlent de chacune de ces activités. Sur base de cette vue d'ensemble, vous aurez une idée des types de documents et d'objets que vous trouverez dans les archives ou collection(s). Des changements dans le fonctionnement de l'organisation peuvent expliquer la présence ou l'absence de certains types de documents.
• Quels sont les moments clés de l'histoire de l'organisation ? Notez les dates de constitution, de fusion, de scission, de changement de nom et de modification de la structure organisationnelle (par exemple, le passage d'une association de fait à une organisation à but non lucratif). Vérifiez également s'il y a eu des événements au cours desquels du patrimoine a disparu, tels qu'un incendie, un sous-sol inondé, un vol ou une panne d'ordinateur. Ces informations vous aideront à contextualiser les archives et les collections que vous allez bientôt cartographier, ainsi qu'à retrouver des informations sur des documents plus anciens ou perdus.
• Qui sont et ont été les personnages clés de l'organisation ? Le(s) fondateur(s), les directeurs et les organes de direction (conseil d'administration, assemblée générale) ont une influence majeure sur la création des archives. Quelles sont les autres personnes qui ont contribué à la réalisation de vos objectifs ? Sont-elles associées à l'organisation en tant qu'employés permanents ou sont-elles externes ?

Dans votre recherche, faites appel à des (anciens) collègues et à des (anciens) directeurs ou fouillez dans les archives : dans les plans d'action et les rapports annuels, vous trouverez généralement de nombreuses informations sur l'histoire, le fonctionnement et la structure de votre organisation. Les ASBL doivent tenir un registre des membres de l'assemblée générale, et les rapports de réunions contiennent également beaucoup de noms et de dates pertinentes. Les statuts ou une publication sur l'histoire de l'organisation sont également très utiles.

La collecte de ces informations peut être un travail en cours. Les informations que vous trouvez vous mettent sur la piste des archives et collections, qui à leur tour fournissent de nouvelles informations sur l'histoire de l'organisation. Partez de vos propres connaissances et progressez pas à pas. Complétez toujours l'aperçu des locaux et des supports numériques. Pensez également à chercher dans des endroits moins évidents, car les archives peuvent se trouver dans les endroits les plus inattendus.

Étape 2 : Prenez note des informations de base sur vos archives et collection(s)

Une fois que vous avez recueilli suffisamment d'informations contextuelles sur les archives et que vous savez où tout se trouve, vous pouvez vous rendre dans la/les pièce(s) où sont conservées les archives et collection(s), afin d'enregistrer, sur place, certaines données de base. Les résultats de cette opération sont conservés dans un registre central, par exemple un fichier Excel. Pour cela, vous pouvez vous inspirer du schéma figurant en annexe (onglet "explication"). La méthode la plus simple consiste à noter les informations relatives aux archives par pièce et par armoire (éventuellement aussi par étagère). Si nécessaire, prenez des photos de ce que vous trouvez. Pour travailler de manière précise et systématique, il est important de prévoir suffisamment de temps.

L'objectif n'est certainement pas de décrire chaque document ou objet. En effet, l'objectif est d'obtenir une vue d'ensemble et non de dresser un inventaire détaillé. Recherchez donc des ensembles définis et concentrez-vous sur ce que les documents ou objets ont en commun et sur ce qui les différencie d'autres "ensembles". Par exemple, dans votre aperçu, vous ne décrivez pas les articles de presse individuellement, mais plutôt les dossiers ou classeurs dans lesquels ils sont stockés.

Le chaos total n'existe pratiquement jamais. Les gens ont généralement leurs raisons de conserver certains documents ou objets à un certain endroit, ou de mettre certains documents ou objets ensemble (ou de ne pas les mettre ensemble) :

• Les documents ou objets de même nature sont souvent conservés ensemble, par exemple une boîte de programmes.
• Les documents ou objets appartenant à une même personne, une même activité ou un même événement. Par exemple, vous allez conserver une boîte de documents apportés par un ancien directeur ensemble, même s'ils contiennent des types de documents très différents.
• L'état ou la disposition des documents ou des objets sont souvent déterminants. Les livres nouvellement acquis sont conservés séparément de la collection plus ancienne, ou bien les exemplaires plus anciens sont en si mauvais état qu'ils sont prêts à être éliminés.
• Les documents qui "vont ensemble" sont généralement regroupés dans un même dossier ou une même boîte. Prenez cette idée comme point de départ et décrivez vos archives et collection(s) au niveau de la "similitude d'emballage".

In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”. Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter.

Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.

Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.

Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch.

Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk. Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen in dezelfde lijst, of je kan gebruik maken van het sjabloon voor het in kaart brengen van digitaal materiaal.

Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen

Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld, is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een later moment al het werk opnieuw moet doen.

De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief en de collectie(s). Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.

Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten.

Auteurs : Het Firmament, Resonant, Bart Magnus (PACKED vzw), Florian Daemen (AMVB)