Een digitale opruimdag of trash day/fr: verschil tussen versies

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Juliette Wanlin (overleg | bijdragen)
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Regel 23: Regel 23:
== Pourquoi organiser un trash day ? ==
== Pourquoi organiser un trash day ? ==


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* Vous créez de l'ordre et de l'espace sur votre serveur et/ou vos disques durs et dans le cloud, ce qui facilite la recherche des documents pour vous et les autres.
* Je creëert orde en ruimte op je server en/of harde schijven en in de cloud waardoor jij en anderen documenten makkelijker kunnen vinden.
* En supprimant les documents inutiles, vous n'avez plus qu'à vous concentrer sur l'organisation des documents importants.
* Door overbodige documenten te verwijderen moet je je enkel concentreren op het ordenen van documenten die er toe doen.
* Les documents et les fichiers qui doivent être regroupés le sont.
* Documenten en dossiers die samen horen, worden samengebracht.
* En rassemblant les documents dans un emplacement central, vous disposez d'un aperçu des documents. Cela simplifie le stockage et la sauvegarde.
* Door documenten samen te brengen op een centrale locatie is er een overzichtelijk geheel van de documenten. Dit vereenvoudigt bewaren en back-uppen.
* Les documents conservés dans une structure centrale de dossiers peuvent être retrouvés par tous les employés. Les documents conservés dans un dossier personnel sont introuvables par vos collègues.
* Documenten die in een centrale mappenstructuur zitten, zijn vindbaar voor alle medewerkers. Documenten die bewaard worden in een persoonlijke map zijn onvindbaar voor je collega’s.
* Vous prenez conscience de tous les documents que vous créez.
* Je wordt je bewust van alle documenten die je creëert.
* Un trash day commun peut donner lieu à une discussion mutuelle sur ce qu'il faut conserver et supprimer et sur la manière de l'organiser concrètement.
* Een gezamenlijke trash day kan een onderling overleg tot stand brengen over wat er bewaard en verwijderd moet worden en hoe je dit praktisch kan organiseren.
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== Quand organiser un trash day ? ==  
== Wanneer een trash day organiseren? ==
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[[Bestand:FromChaosToOrder.jpg|300px|class=align-left]]
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Organiseer regelmatig een opruimdag (1 à 2 keer per jaar). Hoe frequenter dit gebeurt, hoe minder tijd het op termijn kost. Wacht niet met opruimen tot de nood het hoogst is en koop geen opslagruimte bij als alternatief voor opruimen. Zo stel je opruimen alleen maar uit.
Organisez des journées de nettoyage régulières (une ou deux fois par an). Plus souvent vous le ferez, moins cela vous prendra de temps à long terme. N'attendez pas que le besoin s'en fasse sentir pour ranger et n'achetez pas d'espace de rangement supplémentaire pour éviter de ranger. Vous ne feriez ainsi que repousser le rangement.
   
   
Stel een verantwoordelijke aan die regelmatig de mappenstructuur controleert. De verantwoordelijke kan bepalen wanneer een opruimdag nodig is en of de mappenstructuur en de afspraken nog voldoen.
Désignez un responsable qui vérifie régulièrement la structure des dossiers. Cette personne peut déterminer si une journée de nettoyage est nécessaire et si la structure et l'organisation des dossiers sont encore adéquates.
Afhankelijk van de doelstellingen die je vooropstelt, moeten een aantal acties al in orde zijn.
En fonction des objectifs que vous vous êtes fixés, certaines actions devraient déjà être mises en place.  
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Quelques exemples :  
Een aantal voorbeelden:  
Les fichiers numériques peuvent être conservés à différents endroits et sont donc facilement dispersés : sur un disque dur externe, dans votre boîte de réception, sur une clé USB, sur un CD ou un DVD, ou dans des emplacements virtuels tels que Dropbox et Google Docs, etc.  
Digitale bestanden kan je op verschillende locaties bewaren en raken daarom makkelijk verspreid: op een externe harde schijf, in je inbox, op een usb-stick, op een cd of dvd, of op virtuele locaties zoals Dropbox en Google Docs, enzovoort.
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Au trash day, vous pouvez vous attaquer à la répartition de vos documents et tout rassembler dans une structure de dossiers commune. Si tel est votre objectif pour le trash day, vous avez déjà :  
Op een trash day kan je de verspreiding van je documenten aanpakken en alles samenbrengen in een gemeenschappelijke mappenstructuur. Als dit je doelstelling van de trash day is, heb je al:  
* un [[Omgaan met digitale dragers in je archief/fr|emplacement central]] sur lequel rassembler les documents numériques ;  
* een [[Omgaan met digitale dragers in je archief|centrale locatie]] waarop digitale documenten verzameld kunnen worden;  
* [[Omgaan met digitale dragers in je archief/fr|identifié et cartographié]] tous les supports contenant des documents ;
* alle dragers met documenten  [[Omgaan met digitale dragers in je archief|geïdentificeerd en in kaart gebracht]];
* une [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur/fr|structure de dossiers logique (et commune)]] basée sur le fonctionnement de votre organisation.  
* een [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur|(gemeenschappelijke) logische mappenstructuur]] volgens de werking van je organisatie.
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Si vous souhaitez renommer vos fichiers et dossiers, vous avez déjà :
Als je je bestanden en mappen wil hernoemen, heb je al:  
* convenu de la manière de [[Naamgeving van mappen en bestanden/fr|nommer les fichiers et dossiers]].  
* afspraken gemaakt over hoe [[Naamgeving van mappen en bestanden|bestanden en mappen te benoemen]].
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Si vous souhaitez supprimer des fichiers inutiles, vous avez déjà :  
Als je overbodige bestanden wil verwijderen, heb je al:  
* un aperçu des délais légaux de conservation ;
* een overzicht van wettelijke bewaartermijnen;
* déterminé [[Waardebepaling/fr|ce que vous conservez et ce que vous ne conservez pas]].
* afspraken over [[Waardebepaling|wat te bewaren en wat niet]].
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Comment organiser un trash day ? ==
== Hoe een trash day organiseren? ==
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Préparation ===  
=== Voorbereiding ===
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Une bonne préparation garantit la réussite du trash day.  
Een goede voorbereiding zorgt voor een succesvolle trash day.  
Quelques conseils pour correctement l'organiser :
Enkele tips voor een goede organisatie:
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<blockquote>
<blockquote>
Stel een '''verantwoordelijke''' aan die alles in goede banen leidt en het overzicht houdt
Désigner un ''responsable'' pour tout gérer et garder un aperçu.
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<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Convenez d'un '''jour''' où tous les employés peuvent être présents et où les activités quotidiennes peuvent être interrompues autant que possible afin que tout le monde puisse se concentrer sur le nettoyage.
Spreek een '''dag''' af waarop alle medewerkers aanwezig kunnen zijn en de dagelijkse werking zoveel mogelijk stilgelegd kan worden zodat iedereen de focus kan leggen op de opruimactie.
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Versie van 10 jul 2024 10:11

Andere talen:

Il est recommandé de régulièrement nettoyer le classement des archives numériques de votre organisation. Un moyen efficace d'y parvenir est d'organiser une journée de nettoyage numérique ou "trash day".
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

  • Qu'est-ce qu'un trash day ;
  • Pourquoi vous devriez organiser un trash day ;
  • Comment vous pouvez organiser un trash day.


Qu'est-ce qu'un trash day ?

Un "trash day", ou journée de nettoyage numérique, est une journée au cours de laquelle vous et/ou tous les employés de votre organisation vous occupez exclusivement de rendre le classement des archives numériques ordonné et accessible.

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(disponible en néerlandais)

Lors d'une journée de nettoyage numérique, vous pouvez entreprendre ces actions :

Pourquoi organiser un trash day ?

  • Vous créez de l'ordre et de l'espace sur votre serveur et/ou vos disques durs et dans le cloud, ce qui facilite la recherche des documents pour vous et les autres.
  • En supprimant les documents inutiles, vous n'avez plus qu'à vous concentrer sur l'organisation des documents importants.
  • Les documents et les fichiers qui doivent être regroupés le sont.
  • En rassemblant les documents dans un emplacement central, vous disposez d'un aperçu des documents. Cela simplifie le stockage et la sauvegarde.
  • Les documents conservés dans une structure centrale de dossiers peuvent être retrouvés par tous les employés. Les documents conservés dans un dossier personnel sont introuvables par vos collègues.
  • Vous prenez conscience de tous les documents que vous créez.
  • Un trash day commun peut donner lieu à une discussion mutuelle sur ce qu'il faut conserver et supprimer et sur la manière de l'organiser concrètement.

Quand organiser un trash day ?

Organisez des journées de nettoyage régulières (une ou deux fois par an). Plus souvent vous le ferez, moins cela vous prendra de temps à long terme. N'attendez pas que le besoin s'en fasse sentir pour ranger et n'achetez pas d'espace de rangement supplémentaire pour éviter de ranger. Vous ne feriez ainsi que repousser le rangement.

Désignez un responsable qui vérifie régulièrement la structure des dossiers. Cette personne peut déterminer si une journée de nettoyage est nécessaire et si la structure et l'organisation des dossiers sont encore adéquates. En fonction des objectifs que vous vous êtes fixés, certaines actions devraient déjà être mises en place.

Quelques exemples : Les fichiers numériques peuvent être conservés à différents endroits et sont donc facilement dispersés : sur un disque dur externe, dans votre boîte de réception, sur une clé USB, sur un CD ou un DVD, ou dans des emplacements virtuels tels que Dropbox et Google Docs, etc.

Au trash day, vous pouvez vous attaquer à la répartition de vos documents et tout rassembler dans une structure de dossiers commune. Si tel est votre objectif pour le trash day, vous avez déjà :

Si vous souhaitez renommer vos fichiers et dossiers, vous avez déjà :

Si vous souhaitez supprimer des fichiers inutiles, vous avez déjà :

Comment organiser un trash day ?

Préparation

Une bonne préparation garantit la réussite du trash day. Quelques conseils pour correctement l'organiser :

Désigner un responsable pour tout gérer et garder un aperçu.

Convenez d'un jour où tous les employés peuvent être présents et où les activités quotidiennes peuvent être interrompues autant que possible afin que tout le monde puisse se concentrer sur le nettoyage.

Maak een actieplan waarin alle doelstellingen voor de trash day worden opgenomen. Zorg dat de doelstellingen duidelijk zijn en geef concrete richtlijnen over de uitvoering van de trash day. Bepaal de doelstelling aan de hand van concrete noden binnen de organisatie (bv. overvolle mailboxen, fouten in het digitaal klassement, documenten die verspreid zijn over verschillende dragers, …). Voor een overzicht van mogelijke doelstellingen, zie bovenaan deze pagina. Deel het actieplan voor aanvang van de trash day met alle collega’s.

Identificeer samen met je collega’s alle locaties waar digitale documenten bewaard worden en die jullie dus moeten aanpakken. Denk aan externe dragers (usb-sticks, cd’s, dvd’s, externe harde schijven, thuiscomputers, etc.), je persoonlijke schijfruimte (bureaublad en harde schijf van de computer) en virtuele locaties (mailprogramma, Google Docs, Dropbox, etc.). Maak een lijst van alle mappen in het klassement en van alle digitale dragers, en laat je collega’s aangeven voor welke mappen ze verantwoordelijk zijn. Met een eenvoudige tool (Windows) kan je je mappenstructuur kopiëren en exporteren naar een Excel-bestand. In dit bestand kunnen alle medewerkers hun naam plaatsen bij de mappen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Maak een back-up (veiligheidskopie) van het digitale archief zodat er niets verloren gaat bij het verplaatsen, verwijderen of hernoemen van documenten. Plan de back-up in op de dag voor de trash day.

Het uitvoeren van de trash day

Start iedere trash day met een briefing zodat alle collega’s weten wat ze precies moeten doen. Gebruik het actieplan als leidraad. Laat iedere medewerker beginnen met de mappen en documenten waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Daarna kunnen de mappen die geen verantwoordelijke hebben, aangepakt worden of kunnen collega’s die voor veel mappen verantwoordelijk zijn, geholpen worden.

Als het actieplan helder is opgemaakt, is iedereen in principe goed op de hoogte van wat hij/zij moet doen. Zorg wel voor een aanspreekpunt doorheen de dag om vragen te beantwoorden of, indien niet meteen een antwoord klaar, te bundelen om later op te lossen.

Na afloop

Na de trash day volgt er een evaluatie en worden alle acties en uitgevoerde taken gedocumenteerd:

Zit samen met alle medewerkers en evalueer hoe iedereen de trash day ervaren heeft en waar eventueel knelpunten waren;

Maak een nieuw plan van aanpak indien niet alle taken uitgevoerd werden;

Controleer de mappenstructuur en bekijk wat de resultaten zijn;

Bewaar de back-up die gemaakt werd in functie van deze opruimdag zodat verwijderde bestanden teruggeplaatst kunnen worden indien nodig;

Documenteer alle uitgevoerde acties en hun resultaten zodat er een overzicht is van alle acties, de knelpunten, eventuele oplossingen en documenten die verwijderd werden tijdens de trash day;

Autrices : Nastasia Vanderperren (meemoo) et Eline De Lepeleire (Letterenhuis)

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