Ruim je archief op/fr

Pour gérer correctement vos archives, il est nécessaire de les ranger et de les nettoyer de temps en temps.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi nettoyer vos archives ;
• Comment nettoyer vos archives papier ;
• Comment nettoyer vos archives numériques ;
• Quels documents vous pouvez jeter.

Le nettoyage des archives numériques et papier consiste à supprimer tous les éléments inutiles tels que les doublons, les brouillons et les documents sans valeur ajoutée, ainsi que les fichiers et dossiers vides. Le nettoyage consiste également à éliminer les éléments susceptibles d'endommager les archives. Dans les archives numériques, il s'agit des virus, dans les archives papier, des emballages nocifs tels que les élastiques, les agrafes, les trombones, les chemises en plastique, le papier collant, les post-it, etc.

Qu'est-ce qui peut être jeter ?

Les doublons

Les doublons sont des documents identiques. À partir du moment où il y a une annotation sur le document identique, il ne s'agit plus d'un doublon. Les séries qui contiennent un très grand nombre de doublons exacts sont les suivantes : les partitions, les textes finaux de théâtre, les archives promotionnelles, etc. Si votre organisation a publié un jour un dépliant, il n'est par exemple pas nécessaire d'inclure l'ensemble du stock dans les archives ; deux exemplaires suffisent. Dans ce cas, conservez les versions les moins abîmées.

Il se peut également que vous possédiez certains documents à la fois sous forme physique et numérique. Par exemple, vous pouvez avoir une impression papier de votre rapport annuel, mais aussi en conserver une version numérique. Conservez-vous les deux versions ou supprimez-vous d'entre elles ? Dans la plupart des cas, c'est la deuxième solution qui s'applique : si vous conservez un document particulier à la fois physiquement et numériquement, cela suffit. En général, on opte alors pour la version numérique, car la version physique n'est souvent qu'une impression sans notes supplémentaires. Cependant, il peut être intéressant de conserver un dossier à la fois physiquement et numériquement. Pensez aux affiches, par exemple : vous voudrez peut-être les exposer un jour à l'occasion de l'anniversaire de votre organisation. Dans ce cas, il est préférable de conserver les deux versions.

Attention : Ne vous contentez pas de supprimer tous les doublons. Certains documents appartiennent à des dossiers différents. En détruisant le document, vous modifiez irrévocablement le contenu et le contexte des fichiers.

Brouillons

Les brouillons sont des versions qui précèdent la version définitive d'un document. Ceux-ci sont susceptibles d'être jetés s'ils diffèrent peu de la version finale.

Attention : Les brouillons peuvent également contenir des informations précieuses. Pensez aux premières versions des dossiers de subvention dans lesquelles des idées intéressantes ont été formulées mais qui n'ont finalement pas été intégrées au dossier final, aux versions préliminaires d'une lettre ou d'un mail qui diffèrent considérablement du produit final, ou aux versions de travail dans le cadre d'un processus créatif.

Notes brèves sans grande importance

Une fois l'utilisation pratique terminée, les notes brèves sans grande importance peuvent être jetées.

E-mails

Ook je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig op te ruimen. E-mailcorrespondentie bevat veel ballast - denk aan spam, reclame- en nieuwsberichten, mails die gestuurd werden om een afspraak in te plannen. Dit type berichten hoeft niet permanent bewaard te worden en wordt het best verwijderd eens het praktische of informatieve nut verdwenen is. Ga naar de tool E-mails archiveren: hoe en waarom? voor meer tips voor het beheer van je e-mails.

Lege mappen en bestanden

Verwijder lege mappen en bestanden die doorheen de tijd of na schoning zijn ontstaan. Ze bevatten immers geen archief. Ze verwijderen komt de overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid ten goede.

Let op: Lege mappen voegen in sommige gevallen belangrijke contextinformatie toe aan een archief.

Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven

In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.

Let op: Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Elementen die de documenten kunnen beschadigen

Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften, .... In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.

Hoe?

Digitaal

Virusscan

Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.

Mogelijke virusscanners zijn:

• ClamAV
• ClamWin (Windows)

Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.

Dubbels opsporen

Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten checksums aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken.

Om dubbels op te sporen en te verwijderen bestaan er verschillende softwaretools. Die tools kunnen dubbels herkennen aan de hand van identieke checksums. Mogelijkheden zijn:

• FSLint (Linux)
• YADFR (Windows)
• Duplicate Files Searcher (Windows, Linux, macOS)
• Duplicate Files Finder (Windows, Linux)

Let op: Twee identieke bestanden (of bestanden met een identieke checksum) kunnen toch een andere bestandsnaam hebben.

Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.

Verwijderen van lege mappen

Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:

• FSLint (Linux)
• RED (Windows)

Papier

Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.

Let op: Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen op dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.

Autrice : Eline De Lepeleire (Letterenhuis)