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Un aspect important d'une bonne gestion d'archives ou de collections est de savoir pourquoi vos documents ou enregistrements ont de la valeur. Plusieurs aspects jouent un rôle plus ou moins important dans la détermination de la valeur.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que la détermination de la valeur ;
• Pourquoi il est important de déterminer la valeur de vos documents ou pièces ;
• Quelle valeur peuvent avoir les pièces de vos archives ou collections ;
• Comment évaluer la valeur.

L'évaluation consiste à déterminer la valeur d'un document, d'un ensemble de documents, d'un dossier ou d'un objet particulier. Le choix entre la conservation et la destruction, puis l'application de ce choix, s'appelle la "sélection". Pour faire une bonne sélection de documents et d'objets, il faut d'abord connaître leur valeur et leur importance.

Sandra Fauconnier, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Les documents et les objets peuvent avoir une valeur :

• d'usage ou une utilité pratique
• administrative
• juridique
• culturelle et historique
• patrimoniale
• en tant qu'outil de promotion
• émotionnelle
• symbolique
• esthétique
• économique
• artistique

Les points ci-dessous vous aideront à déterminer la valeur de (certaines parties de) vos archives et collection(s), ainsi qu'à décider si vous devez ou non conserver quelque chose (de manière permanente).

Comment déterminer la valeur ?

Répondez aux questions suivantes :

• Ces documents ou objets protègent-ils les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs légaux ?
• La perte du document ou de l'objet nuit-elle à une représentation fidèle de votre travail ? En d'autres termes, a-t-il une valeur historique pour vous ou votre organisation ?
• Le document ou l'objet a-t-il une valeur émotionnelle pour vous ou votre organisation ?

Vous répondez à ces questions une ou plusieurs fois par "oui" ? Si c'est le cas, le document ou l'objet peut faire l'objet d'une conservation temporaire ou permanente. Vous trouverez ci-dessous une liste indicative de ces documents ou objets.

Qu'est-ce qui peut être conservé de façon permanente ?

• Les documents ou objets représentatifs de la fondation, des objectifs et des méthodes de fonctionnement de l'organisation (tels que les rapports du conseil d'administration).
• Les documents ou objets qui protègent les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs (tels que le contrat de location du bâtiment ou les dossiers d'emploi en fonction des droits à la retraite des employés, etc.).
• Les documents et objets importants pour une représentation correcte de votre travail artistique.
• Les documents et objets montrant les principales d'activité (tels que les plans d'action).
• Les documents et objets que l'organisation produit et conserve, qui sont essentiellement la raison d'être de l'organisation (tels que les dossiers de production).

Qu'est-ce qui peut être détruit ?

• Les documents dont les délais légaux de conservation sont dépassés.
• Tous les documents et objets de faible valeur administrative, juridique, artistique ou scientifique, qui ont perdu presque immédiatement leur importance pratique (tels que les offres spontanées de fournisseurs, les invitations à des réunions, les épreuves, etc.).
• Les documents qui peuvent être conservés ailleurs. Les revues spécialisées, par exemple, sont conservées par les bibliothèques (patrimoniales) et/ou l'organisation qui a publié les revues (spécialisées).

Attention : pour certains documents ou fichiers, vous disposez d'une copie physique et d'une copie numérique. Vous trouverez des informations à ce sujet dans la section Conserver du matériel.

Les listes de sélection comme source d'inspiration

Les listes de sélection ci-dessous, spécifiquement destinées aux organisations artistiques, peuvent peut-être vous inspirer.

• Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. Niet-gepubliceerde scriptie VUB, Brussel, 2010, pp. 170-203.
• Stadsarchief Antwerpen, Michielsen, E. Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Antwerpen, 2004

Wettelijke bewaartermijnen

Organisaties met een vzw-structuur, zelfstandigen en bv's zijn verplicht zich te houden aan de wettelijke bewaartermijnen. Je vindt een overzichtslijst van bewaartermijnen op de website van de Vlaamse overheid.

Let op: neem deze lijst niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Contacteer een erfgoedorganisatie

Twijfel je of je bepaalde documenten en/of objecten kan vernietigen of net permanent zou bewaren? Neem dan contact op met een erfgoedorganisatie. Zij kunnen je raad geven en je ook helpen met zoeken naar andere geïnteresseerden voor bepaalde delen van je archief en/of je collectie (zoals bv. je bibliotheek).

Noteer wat je vernietigt

Tot slot is het bij de vernietiging van (delen van) het archief en de collectie belangrijk dat er steeds een overzicht (met verantwoording) wordt gemaakt van de documenten en objecten die vernietigd zullen worden. Op basis van die lijst kun je later nagaan of een bepaald document of object dat je niet terugvindt, bewust werd vernietigd of is zoekgeraakt. Spreek bovendien goed af wie de eindverantwoordelijke is voor elke beslissing om archief- en collectiestukken te vernietigen.