Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)/fr

Il se peut que vous ne puissiez ou ne souhaitiez plus gérer vos archives vous-même. Il est alors conseillé de trouver un nouveau dépôt pour vos archives et/ou collection(s).
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment rechercher un nouveau dépôt pour vos archives ou collections ;
• Quelles sont les éléments à prendre en compte lors de la recherche d'un nouveau dépôt ;
• Quelle est la différence entre un don et une mise en dépôt ;
• Comment préparer vos archives en vue d'un transfert vers un nouveau dépôt.

Il se peut qu'un jour, en tant qu'artiste ou organisation, vous ne puissiez plus ou pas suffisamment prendre soin de vos archives et collection(s). En tant qu'artiste, vous devrez peut-être déménager dans un espace plus petit. En tant qu'organisation, vous avez peut-être des archives papier précieuses, mais elles ne sont plus consultées parce que tout devient numérique. Il se peut aussi que vous soyez avant-gardiste et que vous souhaitiez déjà y réfléchir. Vous pouvez alors chercher un nouveau dépositaire pour vos archives et collections. Cela nécessite une certaine réflexion. Vous trouverez des conseils plus détaillés ici.

Droit de propriété

Le droit de propriété est le droit des archives ou collections et se réfère à la "partie matérielle" des archives ou collections sur laquelle vous exercez un droit de propriété réel. Il s'agit de savoir si vous transférez ou non le titre de propriété à un nouveau dépositaire. En outre, vos conservez vos droits d'auteur. Il s'agit de la partie "non matérielle" des archives, c'est-à-dire la création, et se décompose comme suit. Le droit naît de la création d'une œuvre "créative", et seul le créateur de cette œuvre peut prétendre aux "droits d'exploitation" et aux "droits moraux" attachés à cette œuvre. Ce droit naît dès la création, sans qu'aucune autre action ne soit nécessaire. Veillez à ce que les droits de propriété soient clairs et clairement énoncés sur papier. Toutes les parties concernées sont-elles d'accord sur le transfert ?

Destination des archives

Vérifiez si une partie de vos archives et/ou collections a déjà été prise en charge par un dépôt (professionnel), un particulier ou une association. Si c'est le cas, nous vous recommandons de transférer vos archives dans ce dépôt. En effet, il est préférable que vos archives soient conservées ensemble.

Conseil : vous ne savez pas si une partie de vos archives a déjà été prise en charge par un dépôt professionnel, un particulier ou une association ? Consultez alors le site Internet (en néerlandais) d'Archiefpunt. Toutes les archives n'y sont pas enregistrées, mais les archives de votre organisation pourraient s'y trouver.

Vous pouvez faire don de vos archives à votre famille, à vos amis, à un successeur, à une institution ou à une organisation à laquelle vous êtes associé. De cette manière, vos archives restent dans votre vie professionnelle ou personnelle. Elles restent également entre les mains de personnes de confiance et qui ont à cœur l'intérêt de vos archives. Par souci personnel et par sensibilité culturelle et historique, ces personnes seront probablement heureuses de prendre soin de vos archives.

Vous pouvez également transférer vos archives à une institution de conservation professionnelle : les institutions d'archives (y compris les archives municipales), les bibliothèques patrimoniales (y compris les bibliothèques des conservatoires et certaines bibliothèques universitaires) ou les musées. En effet, leur mission première est de conserver le "patrimoine" dans de bonnes conditions, de le rendre accessible et d'encourager son utilisation. Pour ce faire, elles emploient un personnel formé et disposent de l'expertise nécessaire. Si vous n'avez pas de relation personnelle avec ces institutions, elles méritent néanmoins toute votre confiance pour la gestion de vos archives.

Si vous ne trouvez pas d'institution d'archives appropriée, vous pouvez toujours contacter Archiefpunt. Cet organisme intermédiaire s'efforce de trouver un dépôt approprié pour toutes les archives. Grâce à la consultation et au dialogue avec tous les acteurs concernés, Archiefpunt s'efforce de faire en sorte qu'aucune collection ne passe à travers les mailles du filet et ne soit irrémédiablement perdue.

Enfin, vous pouvez apporter vos archives et collections à une société d'histoire locale. Vous pouvez trouver un cercle d'histoire locale près de chez vous sur le site Internet (en néerlandais) de Histories.

Conseil : Vous avez des doutes sur le nouveau site à envisager pour vos archives ? Constituez un groupe de travail composé de personnes qui connaissent bien vos archives et collections et qui ont vos intérêts à cœur. Contactez une organisation patrimoniale pour obtenir de l'aide. Le service national du patrimoine culturel reconnu par la Flandre peut vous apporter son soutien et jouer un rôle de médiateur dans la recherche d'un lieu de dépôt approprié pour vos archives.

Les organisations nationales de service du patrimoine culturel que vous pouvez contacter pour toute question relative au patrimoine artistique (ou à certains aspects de celui-ci) sont :

• CEMPER - centre du patrimoine musical et des arts du spectacle en Flandre et à Bruxelles (Malines)
• CKV - Centre d'archives d'art est un centre flamand de distribution des archives d'art et des successions. Il s'agit d'une organisation autonome sur le plan opérationnel au sein du M HKA. (Anvers)
• meemoo - ASBL dédiée à l'archivage numérique des organisations dans les domaines de la culture, des médias et du gouvernement. (Gand)
• Histories - reconnue comme organisation nationale de services pour la généalogie, le patrimoine local et la culture quotidienne. (Malines)
• Vlaams Architectuurinstituut - point d'information pour l'architecture en Flandre et à Bruxelles. (Anvers)
• WIE (Werkplaats Immaterieel Erfgoed) - organisation pour le patrimoine culturel immatériel. (Bruxelles)

Les musées et les archives culturelles offrent différents types de soutien et de services : voir l'[des dépôts d'archives professionnels].

Diverses autorités peuvent vous offrir un soutien matériel et financier. Pensez au Département flamand de la culture, de la jeunesse et des médias, à la Commission communautaire flamande ou aux services urbains/municipaux locaux.

Op de Erfgoedkaart van Faro vind je alle erfgoedorganisaties in Vlaanderen en Brussel. Hier kan je vinden welke organisaties zich in jouw buurt bevinden.

‘Schenking’ of ‘in bewaargeving’

Voor de overdracht van particuliere archieven bestaan er twee mogelijkheden. Je kan je archief in bewaring geven of schenken. Met een overeenkomst van opneming ter bewaring/bewaargeving behoud je de eigendomsrechten. Bij een schenking van je archief draag je de eigendomsrechten over aan de instelling via een overeenkomst van schenking (notariële akte) of een overeenkomst van handgift.

Tips:

• Documenteer een archief(stuk) dat je schenkt of in bewaring geeft, altijd goed. Een overdracht naar een bewaarinstelling of particulier/organisatie moet worden vastgelegd in een overeenkomst die beide partijen ondertekenen. (lees daarover meer in aandachtspunten bij het overdragen van je archief en collectie).
• Maak de keuze voor een ‘schenking’ of ‘bewaargeving’ niet alleen. Stel een werkgroep samen met mensen die het archief en de collectie goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning.

Overdracht

Hoe een overdracht precies afgehandeld wordt, verschilt per instelling. Elke instelling heeft immers eigen ‘gewoontes’. Ga na of de bewaarinstelling van jouw keuze richtlijnen op de website publiceerde in verband met het verwerven van particuliere archieven. Maak een afspraak met de organisatieverantwoordelijke en bespreek het volledige proces zodat je weet wat je mag verwachten. Houd daarbij ook rekening met de mogelijkheden van de instelling zelf. Leg afspraken vast in een contract. Spreek een concrete datum af waarop het archief overgedragen kan worden.

Aandachtspunten bij het overdragen van een archief

Neem tijdig contact op met de nieuwe beheerder die je voorkeur wegdraagt

De komst van een nieuw archief vraagt enige voorbereidingstijd, ook voor een professionele instelling. Contacteer de verantwoordelijke, maak je intenties kenbaar en vraag of jouw archief er een plaats kan krijgen.

Vraag meer duidelijkheid over hoe je archief bewaard en ontsloten zal worden

Zal de instelling een inventaris opmaken? Zal er ruimte zijn voor valorisatie of waardering van je archief en collectie? Bespreek wat je graag en liever niet ziet gebeuren. Maak ook duidelijke afspraken over de openbaarheid van de stukken.

Denk op voorhand goed na over vertrouwelijke of persoonlijk informatie in je archief die je liever niet openbaar maakt

In overleg met de archiefbewaarplaats kunnen beperkingen op openbaarheid vastgelegd worden. Archiefbewaarplaatsen zijn hoe dan ook gebonden aan de wetgeving inzake privacy. Auteursrechtelijk materiaal mag enkel onder bepaalde voorwaarden ter beschikking gesteld worden aan het publiek. Ga dus op voorhand of samen met de archiefbewaarplaats goed na welke documenten en objecten auteursrechtelijk beschermd zijn en maak ook daarover goede afspraken.

Maak afspraken over wat de archiefinstelling van jou verwacht

In welke toestand moet het archief overgedragen worden (geordend, geschoond, …)? Moet er een grondige selectie of inventarisatie plaatsvinden voor de overdracht?

Maak een overdrachtslijst aan

Op die lijst beschrijf je welke stukken worden overgedragen om latere betwisting uit te sluiten. Bovendien geeft zo’n overdrachtslijst een handig overzicht van het archief, zowel voor de nieuwe eigenaars als voor toekomstige onderzoekers en kunstenaars. Welke informatie deze overdrachtslijst precies moet bevatten en hoe gedetailleerd die moet zijn, spreek je af met de instellingsverantwoordelijke. Vaak volstaat het om grote gehelen aan te duiden, eventueel gekoppeld aan de precieze (genummerde) dozen waarin je het archief zal verhuizen. Documenteerde je ooit de structuur van je archief of maakte je een archiefbeschrijving, dan kun je dat overzicht als basis gebruiken. Een overdrachtslijst komt overeen met een plaatsingslijst, maar dan zonder exacte omschrijving van de locatie. Bekijk de tool 'Maak een plaatsinginslijst' voor meer informatie over deze plaatsingslijst.

Schoon je archief

Draag je je archief over dan kan het zijn dat er verwacht wordt dat je je archief schoont. Schonen is het verwijderen van schadelijke elementen.

Verwijder elementen die de documenten kunnen beschadigen : paperclips, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, overbodige papieren mappen, vloeipapier, … Documenten die werden samengehouden met schadelijke materialen zoals plastieken mapjes, paperclips en elastieken moeten fysiek verbonden blijven. Neem daarom een groot vel papier (A3), vouw het dubbel en berg de documenten daarin op. Ringmappen vervang je door dozen. Controleer wel altijd of de oorspronkelijke verpakking geen informatie bevat die nuttig kan zijn voor de beschrijving van documenten.

Verwijder ook dubbels, korte notities zonder veel belang en kladversies van documenten die weinig verschillen van de eindversies.2 Bekijk de tools Ruim je archief op en Materiële bewaring van je fysiek archief voor meer info.

Pak het archief in stevige dozen vooraleer je het verhuist

Hou daarbij dezelfde ordening aan als de ordening die je al hanteert. Haal m.a.w. de archiefstukken niet nodeloos door elkaar. Weersta aan de verleiding om materiaal dat niet bij elkaar hoort toch samen op te bergen, enkel om verhuisdozen goed gevuld te krijgen. Om te vermijden dat door lege ruimte in de dozen het opgeborgen materiaal begint te schuiven, kun je ze opvullen met bijvoorbeeld losse proppen papier. Archiefinstellingen krijgen liever een paar dozen meer met daarin een geordend archief, dan een compact verpakt maar ongeordend geheel. Zorg er dus voor dat de nieuwe eigenaar niet alle stukken moet uitpakken en de ordening moet reconstrueren, want dat kan een hele klus zijn. Pak alles in alsof jij diegene bent die het archief ontvangt.

Tip: Professionele bewaarinstellingen krijgen meters archief per jaar te verwerken. Daardoor kan het zijn dat het een tijdje duurt vooraleer ze toekomen aan de verwerking van jouw archief. Hoe meer informatie over het archief jij hen al kunt bezorgen en hoe meer richtlijnen van deze website jij hebt opgevolgd, hoe sneller je archief klaar zal zijn voor blijvende bewaring.