Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)/fr

Il se peut que vous ne puissiez ou ne souhaitiez plus gérer vos archives vous-même. Il est alors conseillé de trouver un nouveau dépôt pour vos archives et/ou collection(s).
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment rechercher un nouveau dépôt pour vos archives ou collections ;
• Quelles sont les éléments à prendre en compte lors de la recherche d'un nouveau dépôt ;
• Quelle est la différence entre un don et une mise en dépôt ;
• Comment préparer vos archives en vue d'un transfert vers un nouveau dépôt.

Il se peut qu'un jour, en tant qu'artiste ou organisation, vous ne puissiez plus ou pas suffisamment prendre soin de vos archives et collection(s). En tant qu'artiste, vous devrez peut-être déménager dans un espace plus petit. En tant qu'organisation, vous avez peut-être des archives papier précieuses, mais elles ne sont plus consultées parce que tout devient numérique. Il se peut aussi que vous soyez avant-gardiste et que vous souhaitiez déjà y réfléchir. Vous pouvez alors chercher un nouveau dépositaire pour vos archives et collections. Cela nécessite une certaine réflexion. Vous trouverez des conseils plus détaillés ici.

Droit de propriété

Le droit de propriété est le droit des archives ou collections et se réfère à la "partie matérielle" des archives ou collections sur laquelle vous exercez un droit de propriété réel. Il s'agit de savoir si vous transférez ou non le titre de propriété à un nouveau dépositaire. En outre, vos conservez vos droits d'auteur. Il s'agit de la partie "non matérielle" des archives, c'est-à-dire la création, et se décompose comme suit. Le droit naît de la création d'une œuvre "créative", et seul le créateur de cette œuvre peut prétendre aux "droits d'exploitation" et aux "droits moraux" attachés à cette œuvre. Ce droit naît dès la création, sans qu'aucune autre action ne soit nécessaire. Veillez à ce que les droits de propriété soient clairs et clairement énoncés sur papier. Toutes les parties concernées sont-elles d'accord sur le transfert ?

Destination des archives

Vérifiez si une partie de vos archives et/ou collections a déjà été prise en charge par un dépôt (professionnel), un particulier ou une association. Si c'est le cas, nous vous recommandons de transférer vos archives dans ce dépôt. En effet, il est préférable que vos archives soient conservées ensemble.

Conseil : vous ne savez pas si une partie de vos archives a déjà été prise en charge par un dépôt professionnel, un particulier ou une association ? Consultez alors le site Internet (en néerlandais) d'Archiefpunt. Toutes les archives n'y sont pas enregistrées, mais les archives de votre organisation pourraient s'y trouver.

Vous pouvez faire don de vos archives à votre famille, à vos amis, à un successeur, à une institution ou à une organisation à laquelle vous êtes associé. De cette manière, vos archives restent dans votre vie professionnelle ou personnelle. Elles restent également entre les mains de personnes de confiance et qui ont à cœur l'intérêt de vos archives. Par souci personnel et par sensibilité culturelle et historique, ces personnes seront probablement heureuses de prendre soin de vos archives.

Vous pouvez également transférer vos archives à une institution de conservation professionnelle : les institutions d'archives (y compris les archives municipales), les bibliothèques patrimoniales (y compris les bibliothèques des conservatoires et certaines bibliothèques universitaires) ou les musées. En effet, leur mission première est de conserver le "patrimoine" dans de bonnes conditions, de le rendre accessible et d'encourager son utilisation. Pour ce faire, elles emploient un personnel formé et disposent de l'expertise nécessaire. Si vous n'avez pas de relation personnelle avec ces institutions, elles méritent néanmoins toute votre confiance pour la gestion de vos archives.

Si vous ne trouvez pas d'institution d'archives appropriée, vous pouvez toujours contacter Archiefpunt. Cet organisme intermédiaire s'efforce de trouver un dépôt approprié pour toutes les archives. Grâce à la consultation et au dialogue avec tous les acteurs concernés, Archiefpunt s'efforce de faire en sorte qu'aucune collection ne passe à travers les mailles du filet et ne soit irrémédiablement perdue.

Enfin, vous pouvez apporter vos archives et collections à une société d'histoire locale. Vous pouvez trouver un cercle d'histoire locale près de chez vous sur le site Internet (en néerlandais) de Histories.

Conseil : Vous avez des doutes sur le nouveau site à envisager pour vos archives ? Constituez un groupe de travail composé de personnes qui connaissent bien vos archives et collections et qui ont vos intérêts à cœur. Contactez une organisation patrimoniale pour obtenir de l'aide. Le service national du patrimoine culturel reconnu par la Flandre peut vous apporter son soutien et jouer un rôle de médiateur dans la recherche d'un lieu de dépôt approprié pour vos archives.

Les organisations nationales de service du patrimoine culturel que vous pouvez contacter pour toute question relative au patrimoine artistique (ou à certains aspects de celui-ci) sont :

• CEMPER - centre du patrimoine musical et des arts du spectacle en Flandre et à Bruxelles (Malines)
• CKV - Centre d'archives d'art est un centre flamand de distribution des archives d'art et des successions. Il s'agit d'une organisation autonome sur le plan opérationnel au sein du M HKA. (Anvers)
• meemoo - ASBL dédiée à l'archivage numérique des organisations dans les domaines de la culture, des médias et du gouvernement. (Gand)
• Histories - reconnue comme organisation nationale de services pour la généalogie, le patrimoine local et la culture quotidienne. (Malines)
• Vlaams Architectuurinstituut - point d'information pour l'architecture en Flandre et à Bruxelles. (Anvers)
• WIE (Werkplaats Immaterieel Erfgoed) - organisation pour le patrimoine culturel immatériel. (Bruxelles)

Les musées et les archives culturelles offrent différents types de soutien et de services : voir l'[des dépôts d'archives professionnels].

Diverses autorités peuvent vous offrir un soutien matériel et financier. Pensez au Département flamand de la culture, de la jeunesse et des médias, à la Commission communautaire flamande ou aux services urbains/municipaux locaux.

Sur le site carte du patrimoine de Faro, vous trouverez (en néerlandais) toutes les organisations du patrimoine en Flandre et à Bruxelles. Vous pouvez y trouver les organisations qui se trouvent dans votre quartier.

"Don" ou "mise en dépôt"

Il existe deux possibilités pour transférer des archives privées : vous pouvez donner ou faire don de vos archives, afin qu'elles soient conservées. Dans le cas d'une convention de dépôt/conservation, vous conservez les droits de propriété. Dans le cas d'un don d'archives, vous transférez les droits de propriété à l'institution par le biais d'une convention de don (acte notarié) ou d'une convention de don manuel.

Conseils :

• Il faut toujours documenter correctement des (pièces d')archives que vous donnez ou déposez. Un transfert à un dépositaire ou à une personne/organisation privée doit être consigné dans un accord signé par les deux parties. (Pour en savoir plus, consultez les points d'attention lors du transfert de vos archives et de votre collection).
• Ne faites pas le choix d'un "don" ou d'un "dépôt" tout seul. Mettez en place un groupe de travail composé de personnes qui connaissent bien les archives et collections et qui ont à cœur d'en préserver les intérêts. Contactez une organisation patrimoniale pour obtenir de l'aide.

Transfert

Le traitement exact d'un transfert varie d'une institution à l'autre. En effet, chaque institution a ses propres "habitudes". Vérifiez si l'institution de dépôt de votre choix a publié sur son site Internet des lignes directrices concernant l'acquisition d'archives privées. Prenez rendez-vous avec le responsable de l'organisation et discutez de l'ensemble du processus afin de savoir à quoi vous attendre. Tenez également compte des capacités de l'institution elle-même. Consignez les accords dans un contrat. Convenez d'une date concrète pour le transfert des archives.

Points d'attention pour le transfert de vos archives

Contactez en temps utile le nouvel administrateur de votre choix

L'arrivée de nouvelles archives nécessite un certain temps de préparation, même pour une institution professionnelle. Contactez le responsable, faites-lui part de vos intentions et demandez-lui si vos archives peuvent y trouver leur place.

Demandez plus d'informations sur la manière dont vos archives seront conservées et accessibles

L'institution procédera-t-elle à un inventaire ? Y aura-t-il une place pour la valorisation ou l'appréciation de vos archives et collections ? Discutez de ce que vous souhaitez et de ce que vous préférez ne pas voir se produire. Convenez également d'accords clairs sur l'accessibilité des documents au public.

Réfléchissez bien à l'avance aux informations confidentielles ou personnelles contenues dans vos archives et que vous préféreriez ne pas divulguer

Des restrictions d'accès peuvent être fixées en concertation avec le service de stockage des archives. Les dépôts d'archives doivent de toute façon appliquer les lois sur la protection de la vie privée. Les documents protégés par des droits d'auteur ne peuvent être accessibles au public que sous certaines conditions. Il convient donc de vérifier soigneusement, au préalable ou en concertation avec le service d'archives, quels documents et objets sont protégés par des droits d'auteur, ainsi que de prendre les bonnes dispositions à ce sujet.

Maak afspraken over wat de archiefinstelling van jou verwacht

Dans quel état les archives doivent-elles être transférées (rangées, nettoyées, etc.) ? Faut-il procéder à une sélection ou à un inventaire approfondi avant le transfert ?

Créez une liste de transfert

Sur cette liste, vous décrivez les objets transférés afin d'éviter tout litige ultérieur. En outre, une telle liste de transfert fournit un aperçu utile des archives, tant pour les nouveaux propriétaires que pour les futurs chercheurs et artistes. Le contenu et le degré de détails de cette liste de transfert doivent être convenus avec le responsable de l'institution. Il suffit souvent d'indiquer de grands ensembles, éventuellement liés aux boîtes exactes (numérotées), dans lesquelles les archives seront transférées. Si vous avez déjà documenté la structure de vos archives ou rédigé une description de ces dernières, vous pouvez utiliser cet aperçu comme base. Une liste de transfert est similaire à une liste d'emplacements, mais sans description exacte de l'emplacement. Voir l'outil 'Créer une liste d'emplacements' pour plus d'informations sur cette liste d'emplacements.

Nettoyer vos archives

Si vous transférez vos archives, on peut attendre de vous que vous les nettoyiez. Le nettoyage consiste à éliminer les éléments nuisibles.

Retirer les éléments susceptibles d'endommager les documents : trombones, élastiques, chemises en plastique, classeurs à anneaux, chemises en papier superflues, papier de soie, etc. Les documents maintenus ensemble par des matériaux nocifs tels que les chemises en plastique, les trombones et les élastiques doivent rester physiquement connectés. Prenez donc une grande feuille de papier (A3), pliez-la en deux et rangez les documents à l'intérieur. Remplacez les classeurs à anneaux par des boîtes. Toutefois, vérifiez toujours que l'emballage d'origine ne contient pas d'informations qui pourraient être utiles pour décrire les documents.

Verwijder ook dubbels, korte notities zonder veel belang en kladversies van documenten die weinig verschillen van de eindversies.2 Bekijk de tools Ruim je archief op en Materiële bewaring van je fysiek archief voor meer info.

Pak het archief in stevige dozen vooraleer je het verhuist

Hou daarbij dezelfde ordening aan als de ordening die je al hanteert. Haal m.a.w. de archiefstukken niet nodeloos door elkaar. Weersta aan de verleiding om materiaal dat niet bij elkaar hoort toch samen op te bergen, enkel om verhuisdozen goed gevuld te krijgen. Om te vermijden dat door lege ruimte in de dozen het opgeborgen materiaal begint te schuiven, kun je ze opvullen met bijvoorbeeld losse proppen papier. Archiefinstellingen krijgen liever een paar dozen meer met daarin een geordend archief, dan een compact verpakt maar ongeordend geheel. Zorg er dus voor dat de nieuwe eigenaar niet alle stukken moet uitpakken en de ordening moet reconstrueren, want dat kan een hele klus zijn. Pak alles in alsof jij diegene bent die het archief ontvangt.

Tip: Professionele bewaarinstellingen krijgen meters archief per jaar te verwerken. Daardoor kan het zijn dat het een tijdje duurt vooraleer ze toekomen aan de verwerking van jouw archief. Hoe meer informatie over het archief jij hen al kunt bezorgen en hoe meer richtlijnen van deze website jij hebt opgevolgd, hoe sneller je archief klaar zal zijn voor blijvende bewaring.