Inrichting bewaarplaats/fr

Les archives sont fragiles et s'abîment facilement. Avec un dépôt bien équipé, vous garantissez que vos archives restent en bon état.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Quels sont les facteurs de risque qui peuvent menacer vos archives ;
• Comment éviter au mieux ces risques ;
• Comment aménager au mieux votre dépôt d'archives.

Pour vos archives et collections, mieux vaut prévenir que guérir. Les archives et collections sont généralement conservées là où il y a de la place et où elles sont facilement accessibles. Il est important de connaître les risques inhérents à l'espace de conservation. En éliminant ces risques dans la mesure du possible, vous limitez les dommages. Préparez-vous aux éventuels problèmes en élaborant un plan d'action. Sur Erfgoedwijzer.be, vous trouverez plus d'informations (en néerlandais) sur l'élaboration d'un plan d'urgence.

CKV Archiefdepot, Antwerpen (2019)

Nous dressons la liste des risques potentiels et donnons quelques conseils pour les limiter. Pour un aperçu plus détaillé des facteurs de dommages possibles, vous pouvez consulter le guide du patrimoine (disponible en néerlandais).

Dommages physiques (tels que des cassures, des fissures et des déformations)

Les documents et les objets sont sujets à l'usure. En raison de l'ancienneté et de l'utilisation, des pièces sont endommagées. Des dommages supplémentaires peuvent survenir à la suite d'une chute, d'une mauvaise conservation (ex. une pression exercée par des objets empilés) ou d'une manipulation incorrecte des documents ou des objets. Le papier peut se déchirer ou se déformer, les objets peuvent se casser ou se fissurer, et les mouvements, les vibrations et les chocs présentent également un risque d'endommagement.

CONSEILS

• Évitez les étagères et les tablettes instables.
• Évitez que les objets dans les tiroirs ne se déplacent lors de l'ouverture et de la fermeture.
• Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace entre les objets pour pouvoir les contrôler.
• Essayez de réduire le nombre d'espaces de conservation intérieurs. Essayez de n'utiliser qu'un seul espace de conservation, où vous pouvez optimiser les conditions de stockage. De cette manière, tout le monde saura où se trouvent les archives et collections, et la conservation pourra être améliorée plus facilement.

Incendie

Le risque d'incendie est faible, mais les pertes ou les dommages (dus à la suie ou à la fumée) peuvent être importants. Soyez conscient de l'impact potentiel d'un incendie sur vos archives et collections. Les causes :

• Sources électriques : électricité surchargée, panneaux électriques, équipement électrique, courts-circuits, auto-inflammation, climatisation, systèmes de climatisation, surchauffe ou défaillance d'un appareil, lignes électriques obsolètes, poussière sur les lignes électriques.
• Matériaux inflammables à proximité d'une flamme.
• Travaux de construction et de restauration, ex. soudure, brasage, décapage de peinture.
• Fuites de gaz.

Conseils

• Évitez les facteurs de risque mentionnés précédemment dans votre espace de stockage.
• Vérifiez régulièrement les infrastructures électriques et gazières.

Eau

Évitez le contact avec l'eau. Le contact direct avec l'eau provoque de nombreux dégâts, souvent graves et irréparables. Tenez compte des éléments susceptibles de provoquer des dégâts des eaux lors de l'aménagement de votre salle d'archives.

Dégâts :

• Bavure des encres et des couleurs
• Craquelure d'une couche de peinture
• Champignons et moisissures
• Corrosion des pièces métalliques
• Déformation du papier, du carton et du bois

Causes :

• Rupture des canalisations
• Infiltration d'eau par une fuite dans le toit
• Remontée d'humidité dans le sol
• Inondations

CONSEILS

• Choisissez un lieu de stockage où le risque de dégâts des eaux est le plus faible possible. Évitez donc les sous-sols et les endroits où les canalisations sont exposées.

Si ce n'est pas possible, vérifiez régulièrement qu'il n'y a pas de fuite d'eau.

Vol et vandalisme

Lorsque la salle d'archives est accessible à tous, des documents peuvent disparaître ou être volés. Lorsque les archives et collection(s) se trouvent dans votre bureau ou votre espace de travail, il est important de les fermer à clé lorsque vous quittez la pièce. Conservez les documents et objets de valeur dans un endroit fermé à clé.

Nuisibles et moisissures

Les insectes, les nuisibles, les rongeurs et les moisissures affectent irrémédiablement vos archives et collections. Le but est donc de les tenir à l'écart.

CONSEIL

• Ne buvez pas et ne mangez pas dans votre espace de conservation.
• Nettoyez régulièrement l'espace de stockage.
• Vérifier régulièrement qu'il n'y a pas de traces de nuisibles.
• Un climat stable, avec une température et une humidité stables, est important pour conserver votre patrimoine et éviter les moisissures.

Lumière

Limiter l'exposition à la lumière. La lumière du jour et la lumière artificielle peuvent causer des dommages, tels que la décoloration des pigments et des colorants, la perte de résistance des fibres textiles et du papier, ou encore la perte de brillance des vernis. Ce phénomène se produit lentement mais sûrement. En l'absence de mesures appropriées, les dommages causés par la lumière augmentent. De plus, ils sont irréparables. Il est donc important de limiter autant que possible les dommages causés par la lumière.

CONSEILS

• Choisissez un endroit où la lumière du jour éclaire le moins possible l'objet.
• Utilisez des rideaux épais, des volets, des stores ou un auvent lorsque la lumière du jour éclaire l'objet.
• Ne laissez pas de lumière artificielle allumée inutilement.

Saleté

Évitez la saleté. La poussière et la saleté sont inévitables dans toute pièce, mais elles modifient l'aspect et perturbent la lisibilité des documents. La poussière peut être éliminée et évitée. Par saleté, nous entendons les restes de nourriture, les taches dues à toutes sortes de liquides et les saletés dues à la préhension d'objets et de documents. La saleté peut causer des taches qui ne peuvent être éliminées.

CONSEILS

• Dépoussiérez soigneusement les documents et les objets qui ne sont pas dans des boîtes ou sur des étagères. La poussière sèche s'enlève facilement à l'aide d'une brosse ou d'un aspirateur.
• Mettez les objets et documents de valeur à l'abri de la poussière et rangez-les dans des boîtes, sur des étagères appropriées ou dans des pochettes.
• Ne mangez pas, ne buvez pas et ne fumez pas à proximité des archives ou à l'intérieur de celles-ci.
• Assurez-vous que vos mains sont propres lorsque vous manipulez quoi que ce soit.
• Évitez d'utiliser des produits de nettoyage (agressifs) à proximité des archives ou sur celles-ci.

Température

Vérifiez la température et les variations de température. Une température trop élevée ou trop basse accélère la détérioration des matériaux de vos archives et de votre collection. Les variations de température, en particulier, causent des dommages. Les sources de chaleur, ainsi que la lumière du soleil, peuvent faire monter la température de votre salle d'archives.

CONSEILS

• Assurez-vous que la température est stable et que les variations sont minimes. Évitez donc les greniers où il fait chaud en été et où la température est drastiquement plus froide en hiver.
• Veillez à ce que la température maximale soit comprise entre 18 et 20 °C.

Vocht

Controleer de luchtvochtigheid en vochtschommelingen. Een te hoge of te lage luchtvochtigheid heeft tal van schadelijke gevolgen: schimmelvorming, corrosie van metalen, krimpen van textiel, schade en barsten aan organisch materiaal. Schommelingen in de relatieve vochtigheid veroorzaken krimpen, barsten, opzwellen, losse verbindingen, losse verflagen. Een stabiel klimaat is belangrijk om je erfgoed in stand te houden.

TIPS

• Zorg voor een stabiele vochtigheid met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm en droog wordt en het in de winter sterk afkoelt of vochtig wordt.
• Zorg voor een vochtigheidsgraad tussen 50 en 55%.

Plaatsing

• Label je documenten correct en plaats ze steeds op de juiste plaats.
• Wanneer je een boek of archiefstuk verkeerd terug plaatst in een bibliotheek of archief, zal het enkel per toeval worden teruggevonden.
• Informatieverlies betekent ook vaak waardeverlies.

Risico:

• Verlies door verloren labels of etiketten
• Verlies van digitale gegevens
• Verlies door verkeerde plaatsing

TIPS

• Informatieverlies kan grotendeels tegengegaan worden door goede afspraken met alle medewerkers (i.v.m. onder andere plaatsing, naamgeving).
• Plaats alles terug op de plaats waar het oorspronkelijk stond of waar het thuishoort.
• Bewaar etiketten of labels bij het document of object.

Meer info is beschikbaar op de pagina Digitaal Bewaren.

Meubilair

Het geschikte meubilair draagt net als een geschikte verpakking bij tot het beperken van schade of degradatie van de materialen. Het kiezen, plaatsen en gebruiken van het geschikte meubilair is sterk afhankelijk van de archief - en collectiestukken. De grootte, het materiaal en de aard van de stukken spelen hierbij een belangrijke rol. Voor een overzicht van een aantal do's en don'ts bij het kiezen en plaatsen van meubilair kan je Erfgoedwijzer raadplegen.

• Papieren archiefdocumenten worden het best bewaard in zuurvrije dozen of opbergmappen.
• De zuurvrije dozen bewaren we op hun beurt in of op rekken met metalen leggers.
• Houthoudende leggers zijn nefast voor het papier.
• Kies bij voorkeur voor metalen kasten met een poederlakcoating die op hoge temperatuur is gedroogd.
• Hou er rekening mee dat de documenten vlot in en uit de kast moeten kunnen gehaald worden.

Plan - en ladekasten vind je onder meer bij:

• Bruynzeel Storage Systems
• Magista