Omgaan met digitale dragers in je archief/fr

Vos archives peuvent encore contenir des supports numériques tels que des clés USB, des CD ou des disquettes. Ces supports sont fragiles et les informations qu'ils contiennent peuvent être perdues. Il est donc préférable de transférer les informations contenues sur ces supports vers un autre système.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi il faut transférer des informations à partir de supports numériques ;
• Comment cartographier vos supports numériques ;
• Comment transférer des fichiers vers un autre système de stockage.

Supposons que vos archives contiennent des supports tels que des CD-ROM, des disquettes, des DVD et des disques durs externes. Si vous les conservez sans vous poser de questions, il y a de fortes chances que les fichiers stockés finissent par devenir illisibles. Avec le temps, les supports se détériorent ou s'usent, par exemple à cause du bitrot. Il y a également de fortes chances que le matériel (et le logiciel associé) permettant de lire le support devienne introuvable. La meilleure chose à faire est de copier les fichiers sur un système de stockage fiable en y apportant le moins de modifications possible. Comment procéder ?

foto: George Chernilevsky - publiek domein, via Wikimedia Commons

Étape 1 : Cartographier les supports numériques

• Collectez les supports tels que les disquettes, les CD-ROM, les DVD, les cassettes et les clés USB et attribuez-leur un numéro unique. Rassemblez également toutes les informations sur le matériel, le système d'exploitation et les logiciels utilisés pour créer ou modifier les fichiers. Rassemblez ces données dans un tableau et incluez toutes les inscriptions figurant sur les supports.
• Stockez les supports dans un endroit approprié. Si ce n'est pas le cas, photographiez les supports au fur et à mesure qu'ils sont conservés et ajoutez ces photos à vos archives et collections physiques. Fournissez également les références croisées nécessaires.
• Ajoutez un résumé des informations collectées à l'aperçu de vos archives.
• Établissez une liste de priorités pour le transfert des fichiers, en vous basant sur quatre critères :
  • l'importance et la fréquence d'utilisation de vos supports numériques ;
  • la vulnérabilité des supports ;
  • la disponibilité des données sous forme analogique ;
  • la valeur ajoutée de la version numérique par rapport à la version analogique.

Étape 2 : Transférer les fichiers vers un système de stockage fiable

• Maak een inschatting van de opslagcapaciteit die je nodig hebt. Groepeer hiervoor de dragers per type en vermenigvuldig de capaciteit van elk type met het aantal exemplaren om de benodigde opslagcapaciteit te berekenen.
• Gebruik een computer die je regelmatig op virussen controleert en die je enkel voor dit werk gebruikt.
• Maak van iedere digitale drager een disk image.
• Documenteer van alle digitale dragers de mappenstructuur en bestandsinformatie (bestandsnaam, grootte of wijzigingsdatum). Hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bewaar deze documentatie bij je archief en collectie(s).
• Creëer en bewaar van elk bestand een checksum, een controlegetal berekend op basis van de inhoud van het bestand (zie ook Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken?). Ook hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bij een disk image volstaat één checksum.
• Maak een leesmij.txt bestand, waarin alle bovenstaande stappen worden gedocumenteerd. Bewaar dit bestand in je digitale archief.
• Kopieer je volledige digitale archief naar een veilig opslagsysteem.
• Duid op de originele dragers duidelijk aan dat de inhoud ervan is overgebracht.

Eens deze stappen zijn uitgevoerd, zijn de bestanden voorlopig (!) veilig. Dat betekent niet dat de digitale documenten toegankelijk en leesbaar blijven. Hiervoor moet je onderzoeken of de bestanden daadwerkelijk nog kunnen worden geopend en moeten ze worden bewaard in een betrouwbare IT-omgeving.

Auteur : Henk Vanstappen (PACKED ASBL)