Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/en

In this pilot project a summary is given of the process Annie Gentils went through to create an inventory of her archive to make it usable and accessible. She would like to digitise photos and documents, or have it done by someone else, in order to show the history of her gallery on her website. This pilot project was carried out with the help of M HKA.

Status

1. Defining the problem: December 2013 – January 2014
2. Making an inventory: January 2014 – April 2014
3. Storage strategies: March 2014 – April 2014
4. Evaluation of archiving phase: April 2014
5. Re-use: April 2014
   1. Registration at Archiefbank Vlaanderen: April 2014
   2. Schedule for digitisation: April 2014

The problem definition

Introduction

When looking for photos and documents to place on her website, Annie Gentils discovered that the material from her earlier period was not yet digitised. In the context of this pilot project it was decided to start with the material from Montevideo (1981-1985) - the period preceding the setting up of the Annie Gentils Gallery. Montevideo was a meeting point for young artists from the national and international experimental arts scenes. Exhibitions, performances, concerts, dance, theatre and film shows were organised in the exhibition space.

Desired results

• Classification and description
• Digitisation and disclosure

Method

Werkwijze:

1. Defining the problem
   1. Delineating the case
   2. Looking for a volunteer
2. Making an inventory
   1. Preparation
   2. Collating the material
   3. Identification
   4. Cleaning
   5. Classification and description
3. Storage
4. Use
   1. Schedule for digitisation
   2. Registration at Archiefbank Vlaanderen

1. Defining the problem

The archive as it was stored before - PACKED vzw CC BY-SA

1.1. Delineating the case

It was decided to delineate the archive up to the material from Montevideo. This is a distinct period of four years and M HKA showed an interest in helping to digitise the material. The Montevideo archive complements the museum’s collection.

1.2. Looking for a volunteer

Since Annie Gentils runs the gallery on her own, she doesn’t have enough time to take on the classification and description of the archive herself in such a short period. With the help of BAM a volunteer was found to start on the archive.

2. Making an inventory

Below there is a description of the various steps taken in the process of classifying and describing the Montevideo archive. In practice these are not separate phases, but are intermingled.

2.1. Preparation

In 2011 an article about Montevideo appeared in De Witte Raaf De Witte Raaf(Only in Dutch). Before making the inventory this article was checked. The names of artists, exhibitions and events were included in a working document that served as a basis for classifying the archive material.

2.2. Collation

The archival materials were put together - © Carolina De Backer

The first step in classifying and describing the Montevideo material was to bring the documents together in one space. The material was at Annie Gentils’ house in various plastic boxes spread around various rooms. It was varied in nature – letters, photos, posters, audiovisual tapes – and was kept in no particular order in plastic files and ring-binders. Posters from various exhibitions were rolled up and stored in cardboard tubes.

2.3. Identification

Once all the material had been gathered together, it was time to start identifying the documents. All the documents were laid on a table and ordered chronologically by exhibition. The ‘remaining documents’ (mainly photos) were examined together with Annie Gentils. As the creator she knows the context of these documents and was able to identify them.

Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition - © Carolina De Backer

Since various folders of photo material and documents from various exhibitions were mixed up, an alphabetical list of artists by exhibition was also created. Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition.

The content of the audiovisual tapes was not known. There was no device on which to look at the tapes and film material.

2.4. Cleaning

Once all documents had been gathered together, the cleaning began:

• Removal of harmful elements such as staples and paperclips.
• Removal of documents from ringbinders and plastic folders
• The documents that were originally held together with staples, paperclips, plastic folders and ringbinders were put in paper folders or held together with a sheet of paper folded double.

2.5. Classification and description

Documents are ordered chronologically by exhibition - © Carolina De Backer

In order to classify the documents, a basic structure was set up and the documents were described:

• Setting up a basic structure: A logical structure was used to make it easy for Annie Gentils and later researchers to search the archive. The envelopes containing documents about exhibitions and events were classified according to the chronological list from the article in De Witte Raaf.
• Classification: The documents were classified in files. This means that all the documents from a certain exhibition, regardless of the type of material (e.g. photos, slides, letters, etc.) were classified together and described. If the documents were too big (e.g. folders or documents bigger than A4) they were stored separately: posters were put with posters and the documents bigger than A4 format were put in a large-size folder.
• Description: Descriptions of the documents were made in an Excel file on the basis of ISAD(G) standards. Posters and large-format documents were classified as such in the Excel file to make clear their link with the exhibitions.

3. Bewaren

Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.

Het archief is verpakt in archiefdozen - © Carolina De Backer

4. Gebruik

4.1. Plan tot digitaliseren

Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.

4.2. Registreren in Archiefbank Vlaanderen

Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.

Lees in deze tool hoe je zelf een archief kan registreren in Archiefbank Vlaanderen

Resultaten

Werden de gewenste resultaten behaald?

Ordening en beschrijving

Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of spreadsheet. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.

Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu Kunstenpunt, denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.

Digitalisering en ontsluiting

Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben.

Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. Hier kan je de fiche raadplegen.

Vaststellingen en aandachtspunten

• De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als archiefvormer kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit De Witte Raaf was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
• ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
• Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.

Auteurs: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)