Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/en: verschil tussen versies

Uit Tracks
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
← Oudere bewerkingNieuwere bewerking →
VisueelWikitekst
Geen bewerkingssamenvatting
FuzzyBot (overleg | bijdragen)
8.367 bewerkingen
Bijgewerkt vanwege een nieuwe basisversie van de bronpagina
Regel 3: Regel 3:
==Status==
==Status==


#Defining the problem: December 2013 – January 2014
# Probleem bepalen: december 2013 - januari 2014
#Making an inventory: January 2014 – April 2014
# Inventariseren: januari 2014 - april 2014
#Storage strategies: March 2014 – April 2014
# Bewaarstrategieën: maart 2014 - april 2014
#Evaluation of archiving phase: April 2014
# Evaluatie archiveringsfase: april 2014
#Re-use: April 2014
# Hergebruik: april 2014
##Registration at Archiefbank Vlaanderen: April 2014
## Registratie Archiefbank Vlaanderen: april 2014
##Schedule for digitisation: April 2014
## Plan voor digitalisering: april 2014


==The problem definition==
==The problem definition==


===Introduction===
'''Aanleiding'''


When looking for photos and documents to place on her website, Annie Gentils discovered that the material from her earlier period was not yet digitised. In the context of this pilot project it was decided to start with the material from Montevideo (1981-1985) - the period preceding the setting up of the Annie Gentils Gallery. Montevideo was a meeting point for young artists from the national and international experimental arts scenes. Exhibitions, performances, concerts, dance, theatre and film shows were organised in the exhibition space.
Bij het zoeken naar foto’s en documenten om op haar website te plaatsen, ontdekte Annie Gentils dat het materiaal uit haar vroegere periode nog niet gedigitaliseerd was. Binnen dit pilootproject werd besloten om met het materiaal van Montevideo (1981-1985) aan de slag te gaan – de periode die vooraf gaat aan het ontstaan van de Annie Gentils Gallery. Montevideo was een trefpunt voor jonge kunstenaars uit de nationale en internationale experimentele kunstscène. In de tentoonstellingsruimte werden tentoonstellingen, performances, concerten, dans-, theater- en filmvoorstellingen georganiseerd.


===Desired results===
'''Gewenste resultaten:'''
*Classification and description
* Ordening en beschrijving
*Digitisation and disclosure
* Digitalisering en ontsluiting


==Method==
==Method==
Regel 25: Regel 25:
Werkwijze:
Werkwijze:


''Author: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)''
# Probleem bepalen
## Casus afbakenen
## Vrijwilliger zoeken
# Inventariseren
## Voorbereiding
## Het materiaal bijeenbrengen
## Identificeren
## Schonen
## Ordenen en beschrijven
# Bewaren
# Gebruik
## Plan tot digitaliseren
## Registreren op Archiefbank Vlaanderen






===1. Defining the problem===
'''1. Probleem bepalen'''


[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|The archive as it was stored before - PACKED vzw CC BY-SA]]
[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|Het archief zoals het bewaard werd - PACKED vzw CC BY-SA]]


'''1.1. Delineating the case'''
'''1.1. Casus afbakenen'''


It was decided to delineate the archive up to the material from Montevideo. This is a distinct period of four years and M HKA showed an interest in helping to digitise the material. The Montevideo archive complements the museum’s collection.
Er werd beslist om het archief af te bakenen tot het materiaal van Montevideo. Het vormt een afgesloten periode van vier jaar en M HKA toonde interesse om te helpen bij het digitaliseren. Het archief van Montevideo vormt een aanvulling op de collectie van het museum.


'''1.2. Looking for a volunteer'''
'''1.2.Vrijwilliger zoeken'''


Since Annie Gentils runs the gallery on her own, she doesn’t have enough time to take on the classification and description of the archive herself in such a short period. With the help of BAM a volunteer was found to start on the archive.
Omdat Annie Gentils de galerij alleen runt, heeft ze zelf niet voldoende tijd om op korte tijd in te staan voor de ordening en beschrijving van het archief. Met de hulp van BAM werd er naar een vrijwilliger gezocht om met het archief aan de slag te  gaan.




'''2. Making an inventory'''
'''2. Inventariseren'''


Below there is a description of the various steps taken in the process of classifying and describing the Montevideo archive. In practice these are not separate phases, but are intermingled.  
Hieronder worden de verschillende stappen beschreven die gezet werden in het proces van ordenen en beschrijven van het archief van Montevideo. In de praktijk zijn dit geen afzonderlijke fases, maar lopen ze door elkaar.  


'''2.1. Preparation'''
'''2.1. Voorbereiding'''


In 2011 an article about Montevideo appeared in [http://www.dewitteraaf.be/artikel/detail/nl/3639. '''''De Witte Raaf'''''] (only in Dutch). Before making the inventory this article was checked. The names of artists, exhibitions and events were included in a working document that served as a basis for classifying the archive material.
In 2011 verscheen er een artikel over Montevideo in [https://www.dewitteraaf.be/ '''''De Witte Raaf''''']. Voor de start van de inventarisering werd dit artikel doorgenomen. De namen van kunstenaars, tentoonstellingen en evenementen werden opgenomen in een werkdocument dat diende voor de ordening van het archiefmateriaal.


'''2.2. Collation'''
'''2.2. Bijeenbrengen'''


[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|The archival materials were put together - © Carolina De Backer]]
[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|Het archief wordt samengebracht - © Carolina De Backer]]


The first step in classifying and describing the Montevideo material was to bring the documents together in one space. The material was at Annie Gentils’ house in various plastic boxes spread around various rooms. It was varied in nature – letters, photos, posters, audiovisual tapes – and was kept in no particular order in plastic files and ring-binders. Posters from various exhibitions were rolled up and stored in cardboard tubes.
De eerste stap bij het ordenen en beschrijven van het materiaal van Montevideo was het samenbrengen van de documenten in één ruimte. Het materiaal bevond zich bij Annie Gentils in diverse plastieken dozen verspreid over verschillende ruimtes. Het bestond uit diverse types materialen – brieven, foto’s, affiches, audiovisuele banden – en werd ongeordend bewaard in plastic mapjes en ringmappen. Affiches van verschillende tentoonstellingen waren opgerold opgeborgen in een kartonnen kokerdoos.


'''2.3. Identification'''
'''2.3. Identificeren'''


Once all the material had been gathered together, it was time to start identifying the documents. All the documents were laid on a table and ordered chronologically by exhibition. The ‘remaining documents’ (mainly photos) were examined together with Annie Gentils. As the creator she knows the context of these documents and was able to identify them.
Nadat al het materiaal verzameld was, werd gestart met het identificeren van de documenten. Alle documenten werden uitgelegd op tafel en chronologisch per tentoonstelling geplaatst. De “restdocumenten” (voornamelijk foto’s) werden samen met Annie Gentils bekeken. Als archiefvormer kent zij de context van deze documenten en konden ze geïdentificeerd worden.


[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition - © Carolina De Backer]]
[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Losse foto's worden gelinkt aan de juiste tentoonstelling - © Carolina De Backer]]


Since various folders of photo material and documents from various exhibitions were mixed up, an alphabetical list of artists by exhibition was also created. Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition.
Omdat in verschillende mappen fotomateriaal en documenten van verschillende tentoonstellingen door elkaar staken, werd er ook een alfabetische lijst van kunstenaars per tentoonstelling gemaakt. Losse foto’s en documenten konden zo gelinkt worden aan de juiste tentoonstelling.


The content of the audiovisual tapes was not known. There was no device on which to look at the tapes and film material.
De inhoud van de audiovisuele banden is niet gekend. Er was geen apparatuur aanwezig waarmee de banden en het filmmateriaal bekeken konden worden.


'''2.4. Cleaning'''
'''2.4. Schonen'''


Once all documents had been gathered together, the cleaning began:
Eens alle documenten bijeengebracht werden, werd er gestart met de schoning:


*Removal of harmful elements such as staples and paperclips.
* Verwijderen van schadelijke elementen zoals nietjes en paperclips.
*Removal of documents from ringbinders and plastic folders
* Documenten verwijderen uit ringmappen en plastic mapjes
*The documents that were originally held together with staples, paperclips, plastic folders and ringbinders were put in paper folders or held together with a sheet of paper folded double.
* De documenten die oorspronkelijk samengehouden werden met nietjes, paperclips, plastic mapjes en ringmappen werden in papieren mapjes gestoken of bij elkaar gehouden met een dubbelgevouwen blad papier.


'''2.5. Classification and description'''
'''2.5. Ordenen en beschrijven'''


[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documents are ordered chronologically by exhibition - © Carolina De Backer]]
[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documenten worden per tentoonstelling geordend - © Carolina De Backer]]


In order to classify the documents, a basic structure was set up and the documents were described:
Voor de ordening van de documenten werd een basisstructuur opgesteld en werden de documenten beschreven:


*Setting up a basic structure: A logical structure was used to make it easy for Annie Gentils and later researchers to search the archive. The envelopes containing documents about exhibitions and events were classified according to the chronological list from the article in '''''De Witte Raaf'''''.
* Opstellen van een basisstructuur: Er werd een logische structuur aangebracht die het Annie Gentils en latere onderzoekers makkelijk maakt om te zoeken in het archief. De omslagen met documenten over tentoonstellingen en evenementen werden geordend volgens de chronologische lijst uit het artikel van '''''De Witte Raaf'''''.
*Classification: The documents were classified in files. This means that all the documents from a certain exhibition, regardless of the type of material (e.g. photos, slides, letters, etc.) were classified together and described. If the documents were too big (e.g. folders or documents bigger than A4) they were stored separately: posters were put with posters and the documents bigger than A4 format were put in a large-size folder.
* Ordening: De documenten werden dossiermatig geordend. Dit betekent dat alle documenten ongeacht het type materiaal waaruit ze bestaan (bv. foto’s, dia’s, brieven, etc.) afkomstig van een bepaalde tentoonstelling samen geordend en beschreven werden. Wanneer de documenten te groot waren (bv. affiches of documenten groter dan A4), werden ze apart bewaard: affiches werden bij affiches geplaatst en de documenten groter dan een A4-formaat werden in een map buitenformaten gestoken.
*Description: Descriptions of the documents were made in an [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excel file on the basis of ISAD(G) standards]. Posters and large-format documents were classified as such in the Excel file to make clear their link with the exhibitions.
* Beschrijving: De documenten werden in een een [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excelbestand met velden volgens de ISAD(G)-normen beschreven] ([https://wiki.packed.plutonian.site/images/d/de/AGG_20140113_Voorbeeld_beschrijving.xlsx voorbeeld]). Affiches en buitenformaatdocumenten werden zo in het Excelbestand geordend dat hun link met de tentoonstellingen duidelijk is.




'''3. Storage'''
'''3. Bewaren'''


Finally, all documents were put in folders and envelopes and stored like this in cardboard boxes. Photos were put in acid-free sleeves. The rolled-up posters were all put together in a box. A separate folder was purchased for large-format (bigger than A4) documents. The box number was included in the archive description.
Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.


[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|The archive is well stored in archive boxes - © Carolina De Backer]]
[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|Het archief is verpakt in archiefdozen - © Carolina De Backer]]




'''4. Use'''
'''4. Gebruik'''


'''4.1. Schedule for digitisation'''
'''4.1. Plan tot digitaliseren'''


Now that an inventory has been made of the archive, it is possible to find documents by exhibition. This gave Annie Gentils the opportunity to contact M HKA and ask for help in digitising the documents. M HKA will also help Annie Gentils with the audiovisual tapes which she herself has no means of playing.
Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.


'''4.2. 4.2. Registration at Archiefbank Vlaanderen'''
'''4.2. Registreren in Archiefbank Vlaanderen'''


The archive was registered at [https://www.archiefbank.be Archiefbank Vlaanderen]. In this way, Annie Gentils lets people know that the archive exists, what it contains and where it is located.
Het archief werd geregistreerd in [https://www.archiefbank.be Archiefbank Vlaanderen]. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.


Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank Vlaanderen (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in Archiefbank Vlaanderen.
Lees in [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|deze tool]] hoe je zelf een archief kan registreren in Archiefbank Vlaanderen  


==Results==
==Results==


'''Were the desired results obtained?'''
'''Werden de gewenste resultaten behaald?'''
 
'''Classification and description'''


It is possible to create an archive on a limited budget. There is no need to buy expensive software to describe your archive; you can simply create descriptions in an Excel file or other spreadsheet. Archive boxes, folders and envelopes can be bought in any stationery and/or office shop such as AVA. The acid-free sleeves that Annie Gentils bought for storing her photos did come from a specialist stationery shop.
'''Ordening en beschrijving'''


Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of '''''spreadsheet'''''. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.


Annie Gentils now has a well-ordered archive whose content is accessible. The archive documents were classified by exhibition and the description indicates in which box the documents can be found. Now that she knows which archive documents she has in relation to which exhibitions and events, it is also easier to establish objectives regarding the use of the archive. Together with BAM (now [[Kunstenpunt]]) she is thinking about which future exhibitions the archive can be used for and who she can work with to set up exhibitions or prepare publications.
Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu [https://www.kunsten.be/ Kunstenpunt], denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.


'''Digitisation and accessibility'''
'''Digitalisering en ontsluiting'''


Suitable digitisation equipment is needed to make high-quality digitised photos. There was no budget for the purchase of a good scanner. As the Montevideo archive complements the M HKA collection, they were contacted on this point. The [http://ensembles.mhka.be/?lang=en Ensemblebank] at M HKA contains works by a number of artists who started out in Montevideo.  
Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben.  


The archive was registered in Archiefbank Vlaanderen so that Annie Gentils can show that she has an archive and that it can be visited by interested parties and researchers. You can consult the file [http://www.archiefbank.be/dlnk/AE_11248 here] (only in Dutch).
Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. [http://www.archiefbank.be/dlnk/AE_11248 Hier] kan je de fiche raadplegen.


'''Conclusions and points for attention'''
'''Vaststellingen en aandachtspunten'''


*The involvement of Annie Gentils in the process is important. As the creator she knows the context of the documents and that makes it simpler to identify unknown documents. The article from '''''De Witte Raaf''''' was also a big help in classifying the archive. Without this article the inventory process would have taken much longer.
* De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als [[Archiefvormer|archiefvormer]] kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit '''''De Witte Raaf''''' was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
*ISAD(G) is easy to use.
* ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
*Excel is not easy to use unless you are familiar with it.
* Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.




<div class="mw-translate-fuzzy">
''Author: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)''
''Author: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)''
</div>




[[Category:Praktijkvoorbeelden/en]]
[[Category:Praktijkvoorbeelden/en]]

Versie van 8 sep 2023 13:37

Andere talen:

In this pilot project a summary is given of the process Annie Gentils went through to create an inventory of her archive to make it usable and accessible. She would like to digitise photos and documents, or have it done by someone else, in order to show the history of her gallery on her website. This pilot project was carried out with the help of M HKA.

Status

  1. Probleem bepalen: december 2013 - januari 2014
  2. Inventariseren: januari 2014 - april 2014
  3. Bewaarstrategieën: maart 2014 - april 2014
  4. Evaluatie archiveringsfase: april 2014
  5. Hergebruik: april 2014
    1. Registratie Archiefbank Vlaanderen: april 2014
    2. Plan voor digitalisering: april 2014

The problem definition

Aanleiding

Bij het zoeken naar foto’s en documenten om op haar website te plaatsen, ontdekte Annie Gentils dat het materiaal uit haar vroegere periode nog niet gedigitaliseerd was. Binnen dit pilootproject werd besloten om met het materiaal van Montevideo (1981-1985) aan de slag te gaan – de periode die vooraf gaat aan het ontstaan van de Annie Gentils Gallery. Montevideo was een trefpunt voor jonge kunstenaars uit de nationale en internationale experimentele kunstscène. In de tentoonstellingsruimte werden tentoonstellingen, performances, concerten, dans-, theater- en filmvoorstellingen georganiseerd.

Gewenste resultaten:

  • Ordening en beschrijving
  • Digitalisering en ontsluiting

Method

Werkwijze:

  1. Probleem bepalen
    1. Casus afbakenen
    2. Vrijwilliger zoeken
  2. Inventariseren
    1. Voorbereiding
    2. Het materiaal bijeenbrengen
    3. Identificeren
    4. Schonen
    5. Ordenen en beschrijven
  3. Bewaren
  4. Gebruik
    1. Plan tot digitaliseren
    2. Registreren op Archiefbank Vlaanderen


1. Probleem bepalen

Het archief zoals het bewaard werd - PACKED vzw CC BY-SA

1.1. Casus afbakenen

Er werd beslist om het archief af te bakenen tot het materiaal van Montevideo. Het vormt een afgesloten periode van vier jaar en M HKA toonde interesse om te helpen bij het digitaliseren. Het archief van Montevideo vormt een aanvulling op de collectie van het museum.

1.2.Vrijwilliger zoeken

Omdat Annie Gentils de galerij alleen runt, heeft ze zelf niet voldoende tijd om op korte tijd in te staan voor de ordening en beschrijving van het archief. Met de hulp van BAM werd er naar een vrijwilliger gezocht om met het archief aan de slag te gaan.


2. Inventariseren

Hieronder worden de verschillende stappen beschreven die gezet werden in het proces van ordenen en beschrijven van het archief van Montevideo. In de praktijk zijn dit geen afzonderlijke fases, maar lopen ze door elkaar.

2.1. Voorbereiding

In 2011 verscheen er een artikel over Montevideo in De Witte Raaf. Voor de start van de inventarisering werd dit artikel doorgenomen. De namen van kunstenaars, tentoonstellingen en evenementen werden opgenomen in een werkdocument dat diende voor de ordening van het archiefmateriaal.

2.2. Bijeenbrengen

Het archief wordt samengebracht - © Carolina De Backer

De eerste stap bij het ordenen en beschrijven van het materiaal van Montevideo was het samenbrengen van de documenten in één ruimte. Het materiaal bevond zich bij Annie Gentils in diverse plastieken dozen verspreid over verschillende ruimtes. Het bestond uit diverse types materialen – brieven, foto’s, affiches, audiovisuele banden – en werd ongeordend bewaard in plastic mapjes en ringmappen. Affiches van verschillende tentoonstellingen waren opgerold opgeborgen in een kartonnen kokerdoos.

2.3. Identificeren

Nadat al het materiaal verzameld was, werd gestart met het identificeren van de documenten. Alle documenten werden uitgelegd op tafel en chronologisch per tentoonstelling geplaatst. De “restdocumenten” (voornamelijk foto’s) werden samen met Annie Gentils bekeken. Als archiefvormer kent zij de context van deze documenten en konden ze geïdentificeerd worden.

Losse foto's worden gelinkt aan de juiste tentoonstelling - © Carolina De Backer

Omdat in verschillende mappen fotomateriaal en documenten van verschillende tentoonstellingen door elkaar staken, werd er ook een alfabetische lijst van kunstenaars per tentoonstelling gemaakt. Losse foto’s en documenten konden zo gelinkt worden aan de juiste tentoonstelling.

De inhoud van de audiovisuele banden is niet gekend. Er was geen apparatuur aanwezig waarmee de banden en het filmmateriaal bekeken konden worden.

2.4. Schonen

Eens alle documenten bijeengebracht werden, werd er gestart met de schoning:

  • Verwijderen van schadelijke elementen zoals nietjes en paperclips.
  • Documenten verwijderen uit ringmappen en plastic mapjes
  • De documenten die oorspronkelijk samengehouden werden met nietjes, paperclips, plastic mapjes en ringmappen werden in papieren mapjes gestoken of bij elkaar gehouden met een dubbelgevouwen blad papier.

2.5. Ordenen en beschrijven

Documenten worden per tentoonstelling geordend - © Carolina De Backer

Voor de ordening van de documenten werd een basisstructuur opgesteld en werden de documenten beschreven:

  • Opstellen van een basisstructuur: Er werd een logische structuur aangebracht die het Annie Gentils en latere onderzoekers makkelijk maakt om te zoeken in het archief. De omslagen met documenten over tentoonstellingen en evenementen werden geordend volgens de chronologische lijst uit het artikel van De Witte Raaf.
  • Ordening: De documenten werden dossiermatig geordend. Dit betekent dat alle documenten ongeacht het type materiaal waaruit ze bestaan (bv. foto’s, dia’s, brieven, etc.) afkomstig van een bepaalde tentoonstelling samen geordend en beschreven werden. Wanneer de documenten te groot waren (bv. affiches of documenten groter dan A4), werden ze apart bewaard: affiches werden bij affiches geplaatst en de documenten groter dan een A4-formaat werden in een map buitenformaten gestoken.
  • Beschrijving: De documenten werden in een een Excelbestand met velden volgens de ISAD(G)-normen beschreven (voorbeeld). Affiches en buitenformaatdocumenten werden zo in het Excelbestand geordend dat hun link met de tentoonstellingen duidelijk is.


3. Bewaren

Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.

Het archief is verpakt in archiefdozen - © Carolina De Backer


4. Gebruik

4.1. Plan tot digitaliseren

Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.

4.2. Registreren in Archiefbank Vlaanderen

Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.

Lees in deze tool hoe je zelf een archief kan registreren in Archiefbank Vlaanderen

Results

Werden de gewenste resultaten behaald?

Ordening en beschrijving

Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of spreadsheet. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.

Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu Kunstenpunt, denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.

Digitalisering en ontsluiting

Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben.

Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. Hier kan je de fiche raadplegen.

Vaststellingen en aandachtspunten

  • De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als archiefvormer kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit De Witte Raaf was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
  • ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
  • Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.


Author: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

Overgenomen van "https://wiki.projecttracks.plutonian.site/index.php?title=Archiefzorg_bij_Annie_Gentils_Gallery/en&oldid=13425"