Digitaliseren van dia’s van Anne-Mie Van Kerckhoven

In 2014 wilde Anne-Mie Van Kerckhoven voor een boek dia’s van opstellingen en beeldenreeksen van haar werk gebruiken. Daarvoor moesten de dia’s gedigitaliseerd worden. PACKED (nu meemoo) ondersteunde haar bij het zoeken naar een geschikte digitaliseringsfirma en bij de controle op de kwaliteit van de digitalisering. Lees in dit praktijkvoorbeeld de verschillende stappen die genomen werden en de hindernissen die daarbij zijn aangetroffen.

Status

• Inventariseren van de dia’s: najaar 2014
• Opstellen van offerteaanvraag en zoeken naar leveranciers: voorjaar 2015
• Testfase: najaar 2015
• Digitalisering en afwerking: 2016

Probleemstelling

In juli 2013 werd PACKED door het steunpunt BAM (nu Kunstenpunt) gecontacteerd met een vraag over het digitaliseren van diapositieven van beeldend kunstenares Anne-Mie Van Kerckhoven. Ze wou voor een nieuw boek een duizendtal dia’s laten digitaliseren: zowel eigen opnamen van opstellingen als beeldenreeksen die ze voor voordrachten heeft gebruikt. In het verleden had de kunstenares zelf met een eigen scanner dia’s gedigitaliseerd. Deze scans waren echter zo onscherp dat ze onbruikbaar waren. Daarom vroeg ze PACKED om technisch advies en om digitaliseringsbedrijven aan te bevelen waar ze een prijsofferte kon opvragen.

Methode

1. Voorbereidend gesprek
2. Dia's inventariseren
3. Kwaliteitseisen bepalen en offerteaanvraag opmaken
4. Digitaliseringsbedrijven selecteren en opdracht toekennen
5. Testfase
6. Digitaliseringsfase
7. Afwerking

Voorbereidend gesprek

In een voorbereidend gesprek werden de doelstellingen van de digitalisering besproken. De scans zouden gebruikt worden voor een publicatie, maar Anne-Mie Van Kerckhoven wilde ook de gedigitaliseerde dia’s op A3-formaat kunnen afdrukken. Uit het gesprek bleek dat een aantal dia’s vuil waren en gekuist moesten worden. Bovendien zaten een aantal dia’s achter glas. Om tot optimale resultaten te komen, werd verwacht dat deze dia’s uit het raampje gehaald moesten worden.

Dia's inventariseren

Omdat de te digitaliseren dia’s uiteenlopende formaten hadden, maakte Anne-Mie Van Kerckhoven in september 2014 eerst een overzicht van de verschillende formaten. De indeling in formaten werd gemaakt omdat ze bepalend kunnen zijn voor de digitaliseringskost; de prijs voor digitalisering kan immers verschillen per formaat. Met haar assistente heeft ze de dia’s bijeengebracht, geordend en beschreven in een Excelbestand. Aan iedere dia werd een identificatienummer en een titel meegegeven. Dia’s die in het verleden vuil geworden waren, werden geïdentificeerd.

Uit deze inventarisatie bleek dat er in totaal 1.111 dia’s moesten worden gedigitaliseerd. Het ging om de volgende formaten:

• 24 mm x 36 mm: 828 dia’s;
• 42 mm x 55 mm: 11 dia’s;
• 55 mm x 55 mm: 92 dia’s;
• 65 mm x 55 mm: 15 dia’s;
• 70 mm x 55 mm: 4 dia’s;
• 75 mm x 55 mm: 155 dia’s;
• 57 mm x 85 mm: 4 dia’s;
• 90 mm x 115 mm: 2 dia’s.

Kwaliteitseisen bepalen en offerteaanvraag opmaken

Op basis van de telling werd door PACKED een beknopte prijsvraag opgemaakt waarin de volgende elementen werden opgenomen:

• Doelstelling: wat wil je doen en bereiken met de digitale bestanden? In het geval van Anne-Mie Van Kerckhoven was dit het gebruik van de dia’s voor drukwerk met als minimale grootte A3.
• Vervolgens werd de opdracht omschreven. Daarin werden de omvang van de diacollectie, de behandeling van de collectie en de technische vereisten van het moederbestand opgenomen.
  • Omvang: een opsomming van het aantal dia’s en de verschillende groottes van de dia’s.
  • Behandeling: de staat van de dia’s en eventuele handelingen die het digitaliseringsbedrijf moet doen om goede scans te maken. In het geval van Anne-Mie Van Kerckhoven was dit het kuisen van de dia’s die in houtzaagsel gevallen waren. Ook de gewenste bewerkingen op de digitale beelden werden hierin vastgelegd. Er werd gevraagd om stof en kleine krassen op het beeld weg te filteren en om randen rond de beelden weg te croppen.
  • Technische vereisten van het moederbestand zoals opnameresolutie, kleurruimte, bitdiepte, compressie, het bestandsformaat, de bestandsnaam, bitintegriteit en metadata werden vastgelegd. Hiervoor werd de CEST-richtlijn Fotocollectie digitaliseren gevolgd. Voor de kleurruimte werd AdobeRGB 1998 gevraagd.
  • In de prijsvraag werd ook opgenomen welke tools PACKED zou gebruiken om deze vereisten te controleren.
• Vervolgens werden er nog praktische afspraken in de prijsvraag gezet. Dergelijke afspraken leggen vast wat er van het digitaliseringsbedrijf verwacht wordt, bijvoorbeeld om eerst testopnames te maken of op welke manier bestanden aangeleverd moeten worden. In de prijsvraag van Anne-Mie Van Kerckhoven werd gevraagd om eerst testopnames te maken en om de bestanden aan te leveren op een externe harde schijf.

Bij het digitaliseren van dia's verschilt de opnameresolutie voor elk diaformaat naargelang de grootte van de dia en de beoogde afdrukgrootte (i.c. A3 of A2). Voor deze offerte werd de opnameresolutie berekend door de basisresolutie van 300 ppi (een resolutie die noodzakelijk is voor kwalitatief drukwerk) te vermenigvuldigen met de vergrotingsfactor. De vergrotingsfactor is de verhouding tussen de grootte van de dia (langste zijde) en resp. een A3- en A2-pagina (langste zijde).

Digitaliseringsbedrijven selecteren en opdracht toekennen

De prijsvraag werd naar zeven gespecialiseerde digitaliseringsbedrijven gestuurd: Acmis, Sercu, Vanden Broele, Picturae, GMS, d/arch en Digidat. Na de vergelijking van de offertes, werd de opdracht begin mei 2015 in overleg met Anne-Mie Van Kerckhoven toegekend aan GMS, een Nederlands digitaliseringsbedrijf dat ook verantwoordelijk was voor de grootschalige krantendigitaliseringsprojecten van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) (nu: meemoo) en de erfgoedcel k.ERF.

De eerste opdracht van GMS bestond uit het digitaliseren van een testset van tien dia’s.

Testfase

Om te verzekeren dat de leverancier aan de vraag kon voldoen, werd gevraagd om een test te doen met een klein aantal bestanden. Hiervoor werd een set van tien dia's beschikbaar gemaakt:

• zes kleinbeelddia's (24 mm x 36 mm);
• twee dia’s van 55 mm x 55 mm;
• twee dia’s van 55 mm x 75 mm.

Van de zes kleinbeelddia's waren er vijf ingeraamd (vier in plastic, één in karton). Eén van deze dia's zat tevens achter glas. De dia's met formaat 55 mm x 55 mm waren eveneens ingeraamd en zaten achter glas.

Aan GMS werd gevraagd om de dia's te digitaliseren naar een grootte die een kwalitatieve A2-afdruk met 300 dpi mogelijk maakt. In de prijsvraag werd aan de leverancier gevraagd om de bestandsnaam over te nemen van de diaraampjes. Daar stond echter zoveel tekst op, dat er besloten werd op per dia een aparte bestandsnaam vast te leggen. Anne-Mie Van Kerckhoven en haar assistente voegden de bestandsnamen ook toe aan de inventaris.

Na iedere digitalisering volgde er een kwaliteitscontrole. Hierbij werd nagegaan of het digitaliseringsbedrijf de dia’s gedigitaliseerd heeft conform de opgestelde eisen. Concreet werd er getest op de volgende aspecten:

• Viruscontrole
• Volledigheid: werden alle dia’s gedigitaliseerd? Werden alle vereiste bestanden opgestuurd?
• Authenticiteit: zijn de ontvangen bestanden identiek aan degene die verstuurd werden?
• Benaming: dragen alle bestanden de correcte benaming?
• Bestandsformaat: is het bestandsformaat correct en valide?
• Eisen: beantwoorden de bestanden aan de kwaliteitseisen?
• Metadata: hebben alle bestanden de vereiste metadata?

Opdat PACKED de kwaliteitscontrole op een identieke wijze konden uitvoeren als GMS, werden de digitale bestanden samen met de opname van de gebruikte kleurkaart, de meetresultaten en software van de kwaliteitscontrole opgevraagd.

De testbestanden werden eind oktober 2015 opgeleverd. Ondanks de gemaakte afspraken bleek dat de opname van de gebruikte kleurkaart, de meetresultaten van GMS en de informatie over de door GMS gebruikte software voor de kwaliteitscontrole ontbraken. Om deze reden was het onmogelijk om een grondige kwaliteitscontrole uit te voeren. Na uitgebreid overleg met GMS werd de test opnieuw uitgevoerd met een grotere selectie aan beelden. Dat resulteerde wel in een kleine meerkost en vertraagde het digitaliseringsproces.

Om te verzekeren dat er deze keer wel een grondige kwaliteitscontrole gedaan kon worden, werd aan GMS gevraagd om bij de test de volgende gegevens mee te geven:

• de opname van de afsteldia die per diaformaat gebruikt werd
• de meetwaarden die daarbij bekomen werden
• de referentiewaarden die GMS daarbij zelf hanteerde
• de testopnames zelf
• de ingebedde metadata van iedere opname:
  • inventarisnummer
  • copyright statement (bv. Copyright: AMVK)
  • productienummer van het opnametoestel
  • model van het opnametoestel
  • merk van het opnametoestel
  • tijdstip van de opname van het bestand
  • software waarmee het bestand werd bewerkt
  • tijdstip van de bewerking van het bestand
  • diafragma
  • sluitertijd
  • ISO-waarde
  • speciale camera- of RAW-conversie-instellingen (indien van toepassing)
  • kleurprofiel
  • kleurruimte
  • sampling rate (uitgedrukt in pixels per inch)
  • lengte en breedte van de scan, in pixels
  • bitdiepte
  • bestandsformaat
• een spreadsheet met minstens:
  • inventarisnummer per bestand
  • bestandsnaam per bestand
  • MD5-checksum per bestand

GMS heeft de test uitgevoerd en de gevraagde gegevens meegegeven. De kwaliteitscontrole was grotendeels positief, maar er waren nog enkele problemen. Zo hadden de scans niet overal dezelfde scherpte en was er veel stof te zien. GMS verzekerde dat de dia’s zo goed mogelijk schoongemaakt werden. De dia’s uit glas halen zou meer tijd en geld kosten, waardoor de beste optie was om de dia’s schoon te blazen met lucht. Als er dan nog te veel stof zou zijn in de dia’s, dan zou GMS ze wel openmaken om ze te reinigen.

Digitaliseringsfase

Nadat de testresultaten aanvaard werden en de kwaliteitscontrole van de tweede test in maart 2016 was afgerond, werd aan GMS de opdracht gegeven om de volledige set van dia’s te digitaliseren. De bestanden moesten aan volgende specificaties voldoen:

• Bestandsformaat: Uncompressed Baseline IBM TIFF v6.0
• Sampling rate: 300 ppi
• Bitdiepte: 24 bits
• Kleurprofiel: AdobeRGB
• Lengte en breedte in pixels: zo dicht mogelijk bij 7017 x 4962 zodat een afdruk in A2-formaat aan 300 ppi mogelijk is
• Bestandsnamen: naamgeving zoals opgegeven in de inventaris, met een koppelteken (-) en underscore (_) als vervanging voor punten (.).
• Embedded metadata zoals gevraagd in de laatste test

Samen met de bestanden moest GMS een Excelbestand aanleveren met daarin de oude bestandsnaam, nieuwe bestandsnaam en een MD5-checksum van ieder digitaal bestand.

De oplevering van deze bestanden volgde in april 2016. Uit de controle van die bestanden bleek al snel dat er enkele zaken waren misgegaan:

• De TIFF-bestanden hadden niet in de juiste afmetingen. Bovendien bleek dat de bestanden gecomprimeerd waren. De software waarmee GMS de bestanden gecropt had, had LZW-compressie toegepast op de beelden. Dat is een vorm van lossless compressie. In de opdracht werden echter ongecomprimeerde bestanden geëist.
• Enkele waarden van velden van de ingebedde metadata ontbraken, o.m. de waarde van de gebruikte kleurruimte. Dit was vermoedelijk te wijten aan een fout bij het wegschrijven van de metadata.
• De scans van de eerder uitgevoerde test ontbraken en zaten niet bij het geheel.
• Enkele scans hadden een foute benaming. Het was ook niet mogelijk om manueel de namen te veranderen, omdat de afgeleverde bestanden read-only waren.
• Niet alle targets en testresultaten werden meegestuurd, waardoor het niet mogelijk was om kwaliteitscontrole te doen.
• Sommige opnames waren veel kleiner dan afgesproken (A3 en A4 in plaats van A2).

GMS erkende deze fouten. Er werd gevraagd om de TIFF-bestanden opnieuw te creëren en om de targets en ontbrekende scans op te sturen. De metadata werden opnieuw weggeschreven in de bestanden. Door deze fouten liep het project vertraging op. De kwaliteitscontrole liep van april tot oktober 2016.

Afwerking

Begin oktober 2016 werd de kwaliteitscontrole afgerond en waren de bestanden klaar om naar Anne-Mie Van Kerckhoven verstuurd te worden. Daar zijn ze in december 2016 aangekomen. Er dook echter nog een probleem op: Anne-Mie Van Kerckhoven kon de bestanden niet bewerken of de bestandsnamen niet veranderen. Dat was te wijten aan de formattering van de harde schijf. Die was NTFS-geformatteerd, wat een formattering voor Windows is, terwijl Anne-Mie Van Kerckhoven Mac gebruikt. De harde schijf werd naar PACKED gebracht en daar omgezet naar een geschikte formattering.

Resultaten

1.111 dia’s van Anne-Mie Van Kerckhoven werden gedigitaliseerd in ongecomprimeerde TIFF en in een grootte en bitdiepte die kwalitatieve afdrukken op A2 mogelijk maakt. Op die manier kunnen de dia’s gebruikt worden in het boek van de kunstenares. Het digitaliseren verliep niet zonder obstakels. Het digitaliseringsbedrijf leverde in iedere fase van het project bestanden af die niet in overeenstemming waren met de vooropgestelde eisen. We leerden daaruit dat de kwaliteitscontrole op het geleverde werk van de leverancier erg belangrijk is.

Auteurs: Nastasia Vanderperren (meemoo) en Rony Vissers (meemoo)