Een digitaliseringsopdracht uitbesteden

Wanneer je een digitaliseringsopdracht uitbesteedt, is de kans op kwaliteitsvolle reproducties groter, omdat specialisten dit voor jou doen. Dit is zeker aan te raden wanneer je grote hoeveelheden waardevol materiaal hebt, of wanneer het simpelweg gaat om zaken die je niet zelf kan digitaliseren, omdat ze bijvoorbeeld te groot zijn qua formaat, of omdat het gaat over moeilijke formaten, zoals videotapes.

Maar let op: een digitalisering uitbesteden is niet zozeer een kwestie van een bedrijf bellen. Er zijn veel zaken waarmee je rekening moet houden. Probeer die op voorhand zo goed mogelijk vast te leggen om prijzen te vragen bij leveranciers, en vervolgens te laten opnemen in de overeenkomst die je met de leverancier sluit.

Bij het uitbesteden van een digitalisering moet je uitgaan van drie fases: Voor, tijdens en na het digitaliseren.

• Voor het digitaliseren: Je bereidt je materiaal voor, zoekt een leverancier, maakt afspraken en voert eerste tests uit
• Tijdens het digitaliseren: Je volgt vragen van de leverancier op en voert tussentijdse controles uit
• Na het digitaliseren: Je controleert of al je materiaal correct is teruggeleverd + doet finale kwaliteitscontrole van de reproducties

Voor het digitaliseren: Afspraken met de leverancier

Praktische afspraken

Zorg dat logistiek, ophaling, datum van oplevering, contactpersonen, de wijze waarop de digitale bestanden worden aangeleverd etc. duidelijk geregeld zijn.

Rechten

Spreek af dat de leverancier geen aanspraak kan maken op intellectuele eigendom of gebruiksrecht van de reproducties. Bevat je collectie privacygevoelig materiaal, vraag dan een geheimhoudingsclausule.

Bepalingen over logistiek en bewaring

Zorg dat de leverancier duidelijk beschrijft waar de originelen zullen worden bewaard, en hoe ze deze zal vervoeren. Bij voorkeur stel je een conditierapport op van de collectie, zodat je nadien kan controleren of er niets beschadigd is.

Bepalingen over volledigheid

Vraag garanties dat de leverancier wel degelijk alles scant. Om dit te controleren heb je best je collectie zo gedetailleerd mogelijk beschreven en geregistreerd. (Zie hiervoor ook de tool [Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]) Op die manier kan je niet enkel controleren of alles wel degelijk is gedigitaliseerd maar ook of de leverancier wel degelijk alle originelen terug bezorgd heeft.

Bepalingen over de kwaliteit van het reproduceren en het reproductieproces

• Spreek goed af op welke resolutie er wordt gedigitaliseerd en aan welke bitdiepte de opname wordt opgeslagen.
• Zorg dat de leverancier duidelijk beschrijft welke opnameapparatuur hij zal gebruiken.
• Zorg dat de leverancier verklaart dat de apparatuur dagelijks wordt gekalibreerd: bij de start van het proces, bij heropstart van de apparatuur en bij aanpassing van de instellingen.
• Vraag hoe de leverancier de kwaliteit van de opnames en kalibratie zal controleren en dat hij je de bewijzen bezorgt van zijn controleproces.

Standaarden m.b.t. beeldkwaliteit

Neem in je lastenboek op dat de inschrijver voldoet aan internationaal geldende standaarden als Metamorfoze, FADGI of Guidelines Digitalisation of photographic materials. Zo moet de leverancier zich conformeren aan een internationale norm en moet hij ook de kwaliteitscontroles uitvoeren die de norm stelt.

Post processing

Spreek af of er nabewerking zal gebeuren en hoe die dan moet gebeuren (bv. rechtzetten, croppen, verscherpen). Wil je dat een bepaald proces absoluut niet wordt toegepast? Vermeld dit dan expliciet.

Gaat het om tekstdocumenten? Dan is het een goed idee om de documenten ook meteen te laten OCR'en. OCR staat voor Optical Character Recognition en zet de tekst in je document om naar machineleesbare tekst, zodat je binnen je reproducties op woorden kunt zoeken. Dat kan vaak zonder een al te grote meerkost. Spreek goed af hoe de OCR-data worden aangeleverd. Een tekstbestand per scan is het minimum en moet je altijd opvragen, maar je kan additioneel de OCR bv. ook laten inbedden in een PDF voor optimale doorzoekbaarheid.

De aan te leveren bestanden

Spreek goed af of de leverancier een masterbestand, archiveringsbestand en raadplegingsbestand moet leveren. (Zie voor meer info de tool [Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]) Spreek af welke bestandsformaten daarvoor zullen worden gebruikt. Uncompressed baseline TIFF v6 voor moederbestanden en archiveringsbestanden, JPEG voor raadplegingsbestanden als het beeldmateriaal betreft, PDF voor raadplegingsbestanden als het tekstmateriaal betreft.

Zorg ervoor dat de leverancier ook de [Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken checksums] van ieder bestand aanlevert, zodat je kan controleren of er geen fouten zijn gebeurd bij bv. het doorkopiëren van de bestanden. Het eenvoudigst is dat de leverancier je een tekstdocument of spreadsheet bezorgt van alle bestanden met hun checksums.

De metadata

Spreek af hoe de leverancier de bestanden moet benoemen en wat de mappenstructuur moet zijn. Idealiter maak je in een spreadsheetsoftware al een lijst op van al het materiaal dat de leverancier moet digitaliseren, waarbij je in een andere kolom duidelijk aangeeft wat de bestandsnamen zijn. Een voorbeeld van een dergelijk spreadsheet voor tijdschriftdigitalisering vind je op de website van het VAi.

Wil je dat de leverancier ook andere metadata toevoegt tijdens het scanproces? Spreek dan goed af hoe hij deze invult en levert, en hoe hij de kwaliteit controleert.

Je kan de leverancier ook vragen om bepaalde technische en inhoudelijke metadata in te bedden in de bestanden. Zie voor meer info de tool [Ingebedde metadata bij foto's].

Een testfase

Het is aan te raden dat je een testfase afspreekt met de leverancier, waarbij je ook zelf ter plekke kan gaan kijken naar het digitaliseringsproces. Zorg dat hij eerst een beperkt aantal stukken als proef digitaliseert. Ben je niet tevreden, dan kan je nog aanpassingen laten maken tot er een 'referentiescan' ontstaat, waarover je tevreden bent. Deze vormt dan de graadmeter voor de kwaliteit van de volgende digitaliseringen.

Voorzie controletijd

Idealiter controleer je of de leverancier wel alles doet zoals je het hem vraagt. Zie verder voor meer info over hoe je de kwaliteitscontrole kunt aanpakken.

Spreek met je leverancier een termijn af waarin je tijd hebt om het geleverde materiaal te controleren. Bij voorkeur levert de leverancier je via internet al tussentijdse resultaten zodat je meteen kan controleren en ingrijpen als er iets misloopt. Bepaal op voorhand met de leverancier welke methode en software je zult gebruiken om het materiaal te controleren

Tijdens het digitaliseren

Tijdens het digitaliseren volg je vragen van de leverancier op en doe je idealiter tussentijdse kwaliteitscontroles. Deze tips kunnen je hiermee helpen:

• Besteed genoeg tijd aan het bepalen van de referentiescan.
• Hoe sneller een fout wordt opgemerkt, hoe beter. Vraag aan je leverancier om je tussentijdse resultaten te bezorgen, zodat je meteen kan reageren bij een fout. Targetscans, waarmee de correctheid van de kalibratie wordt getest, kunnen bijvoorbeeld meteen na kalibratie en controle via het internet worden verstuurd. Ook gegenereerde raadplegingsbestanden kunnen meegestuurd worden over het internet, zodat je meteen ook de beeldende kwaliteit kan beoordelen.
• Als je naast het digitaliseren van het materiaal ook specifieke vragen hebt gesteld m.b.t. postprocessing (bv. OCR en metadata toevoegen), las dan een tussenstap in waarbij eerst de kwaliteit van de digitalisering wordt gecontroleerd. Pas wanneer je zeker bent dat de digitalisering zelf goed is gebeurd, geef je toelating om over te gaan tot verdere post-processing van de bestanden. Anders loop je het risico dat de leverancier tijd gaat steken in het verwerken van foute bestanden, wat kan leiden tot discussies achteraf.