Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg

Om doelstellingen en daaraan gekoppelde acties te bepalen, is het noodzakelijk dat je eerst een goed overzicht hebt van jouw archief en/of je collecties. (link naar Breng je archief en collectie(s) in kaart)

Waarom wil je zorg dragen voor je archief en/of collectie? Welke doelstellingen wil je daarmee bereiken? Hier vind je alvast enkele motieven en inspirerende voorbeelden die je op weg kunnen helpen om binnen je eigen werking doelstellingen vast te leggen. Deze voorbeelden zijn afkomstig van personen of organisaties die deelnamen aan een begeleidingstraject. De uitgebreide beschrijving van hun projecten, vind je bij de praktijkvoorbeelden (link naar praktijkvoorbeelden).

Efficiënter werken

Een goed beheer van archief en collecties zorgt ervoor dat jijzelf en andere (nieuwe) medewerkers de nodige documenten sneller terugvinden en delen. Bovendien vermijd je dubbels (identieke kopieën). De communicatie tussen collega's verloopt sneller én de (digitale) opslagruimte wordt efficiënter gebruikt. Zo kan je plaats besparen en de kosten voor (fysieke en digitale) opslagruimte drukken.

• Tristero organiseerde een opruimdag voor het fysieke archief (link naar praktijkvoorbeeld Tristero)
• Netwerk Aalst ordende het digitale archief in een logisch opgebouwde mappenstructuur. (link naar praktijkvoorbeeld Netwerk Aalst)
• Bij Martine De Maeseneer Architecten werden procedures ontwikkeld om het ontwerpproces duurzaam en gestructureerd te bewaren. (link naar praktijkvoorbeeld Martine De Maeseneer architechten)
• KVS nam de archiefruimte onder handen, bracht het aanwezige archief in kaart, bereidde een nieuwe overdracht naar het AMVB voor en vernietigde dubbels. (link naar praktijkvoorbeeld Jobstudent werkt op archief KVS)

Door je archief te ontsluiten, maak je de informatie gemakkelijker vindbaar voor hergebruik voor jezelf, je collega's en derden.

• Annie Gentils maakte een beschrijving met lokalisatie van het archief van Montevideo Space. Op die manier is het materiaal gemakkelijk terug te vinden wanneer ze het wil tentoonstellen of uitlenen. (Link naar praktijkvoorbeeld Gentils)
• Meg Stuart/Damaged Goods registreerde al hun audio- en videobanden, waardoor ze toegang kregen tot hun audiovisueel archief. Op die manier werd het eenvoudiger om de videobanden te laten digitaliseren, te raadplegen en/of te hergebruiken. (Link naar praktijkvoorbeeld Meg Stuart/Damaged Goods)

Verlies van kennis en informatie voorkomen

Het duurzaam bewaren van archief en/of collecties voorkomt dat je kennis en informatie verliest.

• Netwerk Aalst nam interviews af van de artistiek directeur om na zijn pensioen zijn kennis binnen de organisatie te houden. (link naar pv Netwerk Aalst)
• FLACC startte met het consequent verzamelen, beschrijven en ontsluiten van het archief dat met elk project wordt gevormd. Zo ging de kennis die bij een project werd opgebouwd niet langer verloren. (link naar pv FLACC)

De geschiedenis van de eigen organisatie bewaren voor de toekomst

Door zorg te dragen voor je archief en/of collectie, bewaar je ook je eigen geschiedenis.

• Kunstencentrum Vooruit en BRONKS hebben hun archief geschonken aan een archiefinstelling. (link naar pv Vooruit en BRONKS)
• Damaged Goods liet de belangrijkste analoge audiovisuele dragers digitaliseren om op die manier het oeuvre van Meg Stuart voor de toekomst te bewaren. (link naar pv Meg Stuart/Damaged Goods)

Naar aanleiding van een jubileum of een evenement kan je met een publicatie, tentoonstelling, website, databank, ... een overzicht geven van de evolutie en de hoogtepunten in de geschiedenis van je organisatie of je loopbaan.

Door het afgelegde parcours van je organisatie of je loopbaan te tonen, creëer je draagvlak voor je toekomstige werking.

De visie, het werk en de ideeën van de betrokken makers of kunstenaars laten voortleven

• Aan de hand van op maat gemaakte workflow-documenten bewaart FLACC het creatieproces van de residerende kunstenaars. (link naar pv FLACC)

Publiekswerking

Archief- en/of collectiestukken beschikbaar maken voor hernemingen of heropvoeringen.

• Door het opmaken van opstellingsplannen, kunnen de kunstwerken van Bernd Lohaus opgesteld worden zonder dat de beheerder aanwezig moet zijn. (link naar pv Bernd Lohaus)
• MATRIX wil educatieve partituren online ontsluiten, zodat de muziek opnieuw gespeeld kan worden door andere muzikanten.(link naar pv MATRIX)

Archief- en/of collectiestukken gebruiken om workshops, sociaal-artistieke en educatieve projecten te organiseren.

Archief en/of collectie openstellen voor (cultuurhistorisch) onderzoek.

• Kunstencentrum Vooruit droeg haar fysiek en digitaal archief over aan Amsab-ISG. Zo kunnen onderzoekers de geschiedenis van de organisatie bestuderen en erover publiceren. (link naar pv Vooruit)

Archief en/of collectie gebruiken als basis voor nieuw werk

Je kan zelf inspiratie putten uit je archief- en/of collectiestukken voor nieuw werk.

• Circus Ronaldo inventariseerde hun historische decordoeken en gebruikte een aantal voor een nieuwe voorstelling. (link naar pv Ronaldo)

Jouw archief en/of collectie kan ook anderen inspireren voor nieuw werk.

Voldoen aan de subsidievoorwaarde 'Zorg dragen voor het eigen archief' van het Kunstendecreet

Iedereen die structureel gesubsidieerd wordt vanuit het Kunstendecreet, is verplicht om aan archiefzorg te doen. Op deze website vind je een uitgebreid overzicht van wat begrepen wordt onder 'basiszorg'. (link naar basiszorg)