|
|
| Regel 1: |
Regel 1: |
| [[Categorie:Tools]] | | [[Categorie:Tools]] |
|
| |
|
| == Hoe bewaar je je digitaal archief? == | | == Digitaal Bewaren? == |
|
| |
|
| === Gebruik duidelijke namen ===
| | Net zoals papier en andere materialen uit je fysieke archief en collectie(s) om specifieke bewaaromstandigheden vragen, vereisen ook het digitale archief en collectie(s) speciale aandacht. De kans bestaat immers dat bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt, vandaag niet meer kunnen worden geopend, er anders uitzien of op een andere manier reageren. |
|
| |
|
| Je digitaal archief goed bewaren begint bij een logische en duidelijke naamgeving van mappen en documenten (zie [[tools|35|Naamgeving van mappen en bestanden]]). Zo vind je documenten snel terug en en moet je niet onnodig bestanden openen om te weten waarover ze gaan.
| | Dit geldt voor bestanden op je computer en server, maar ook voor bestanden die je bewaart op externe dragers, zoals cd-roms, usb-sticks of externe harde schijven. Het is niet omdat je de dragers in goede omstandigheden bewaart dat de opgeslagen bestanden nog leesbaar zijn. Gegevens kunnen verdwijnen door het verouderen van de drager, maar ook kunnen de hard- en software door de technologische evolutie in onbruik raken. Met een recente laptop kan je tegenwoordig zelfs geen cd’s of usb-sticks meer lezen zonder de aankoop van randapparatuur. |
|
| |
|
| === Doe regelmatig een integriteitscontrole ===
| | In dit topic maak je kennis met de voorzorgen die je moet nemen op je digitaal archief op lange termijn nog leesbaar en bruikbaar te houden. Zo is het belangrijk om bij de aanmaak van bestanden ze reeds in een duurzaam formaat te bewaren en om regelmatig te controleren of besten niet verloren of aangetast zijn. Ook een goede bewaring en het maken van back-ups zijn essentieel. |
|
| |
|
| Integriteit betekent dat vorm, inhoud en structuur bij het raadplegen van een document gelijk zijn aan vorm, inhoud en structuur van dat document op het moment van opmaak of ontvangst. Bij digitale documenten kijken we naar bitintegriteit. Een bit is de kleinste eenheid voor informatie. Het kan een 1 of een 0 zijn. Wanneer de opeenvolging van nullen en enen wijzigt, is het bestand niet meer identiek en dus gewijzigd. Integriteitscontrole is belangrijk om te weten of inhoud nog dezelfde van documenten nog dezelfde is en of ze nog geopend kunnen worden.
| | == Hoe bewaar je je digitaal archief? == |
| | |
| Die controle gebeurt door middel van checksums. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt (zie [[tools|22|Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken?]]). De nieuwe lijst wordt vergeleken met de vorige om onregelmatigheden op te sporen. Wanneer de checksum niet meer identiek is aan de vorige, is het bestand “corrupt”, wat zoveel betekent als dat er in het bestand iets is veranderd.
| |
| | |
| === Kies voor duurzame bestandsformaten === | |
| | |
| Een [[glossary|13|bestandsformaat]] zorgt ervoor dat digitale bestanden geopend kunnen worden met behoud van de correcte vorm, inhoud en structuur en maakt het uitwisselen van bestanden en de gegevens hierin mogelijk.. Voorbeelden van zo’n bestandsformaten zijn PDF of TIF.
| |
| | |
| Bij het bewaren van het digitale archief zijn goede bestandsformaten van belang. Het gebruik van een gestandaardiseerd, open, wijdverspreid en breed ondersteund bestandsformaat vergemakkelijkt het uitwisselen van bestanden en vergroot de kans dat digitale bestanden ook in de toekomst geopend kunnen worden en leesbaar blijven. Ook omzetten naar een nieuw formaat gaat op die manier gemakkelijker.
| |
| | |
| Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijk formaat als in een archiveringsformaat.Om te weten uit welke bestandsformaten je digitaal archief bestaat, kan je [https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/ DROID] gebruiken. Stel richtlijnen op voor het gebruik van bestandsformaten en communiceer dienaar alle medewerkers.
| |
| | |
| Voor een overzicht van open en ondersteunde bestandsformaten, zie de tool [[tools|34|Bestandsformaten en codecs]]. Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden zo veel mogelijk voor standaardformaten.
| |
| Organiseer een digitale opruimdag
| |
| | |
| Om alle acties in verband met je digitale archief te bundelen, kun je een trash day of een digitale opruimdag organiseren. Die dag houden alle medewerkers zich bezig met het ordenen en toegankelijk maken van het digitale klassement. Wat een trash day is en hoe je er eentje kunt organiseren lees je in de tool [[tools|38|Digitale opruimdag of trash day]].
| |
| | |
| === Maak een back-up van je digitale archief ===
| |
| | |
| Zorg voor een goede back-up van het digitale archief zodat je gegevens en inspanningen om je gegevens goed te bewaren niet verloren gaan. Hoe je een back-up kunt maken en waar je rekening mee moet houden, lees je in de tool [[tools|6|Hoe maak je een back-up? ]].
| |
| | |
| == Tools ==
| |
Digitaal Bewaren?
Net zoals papier en andere materialen uit je fysieke archief en collectie(s) om specifieke bewaaromstandigheden vragen, vereisen ook het digitale archief en collectie(s) speciale aandacht. De kans bestaat immers dat bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt, vandaag niet meer kunnen worden geopend, er anders uitzien of op een andere manier reageren.
Dit geldt voor bestanden op je computer en server, maar ook voor bestanden die je bewaart op externe dragers, zoals cd-roms, usb-sticks of externe harde schijven. Het is niet omdat je de dragers in goede omstandigheden bewaart dat de opgeslagen bestanden nog leesbaar zijn. Gegevens kunnen verdwijnen door het verouderen van de drager, maar ook kunnen de hard- en software door de technologische evolutie in onbruik raken. Met een recente laptop kan je tegenwoordig zelfs geen cd’s of usb-sticks meer lezen zonder de aankoop van randapparatuur.
In dit topic maak je kennis met de voorzorgen die je moet nemen op je digitaal archief op lange termijn nog leesbaar en bruikbaar te houden. Zo is het belangrijk om bij de aanmaak van bestanden ze reeds in een duurzaam formaat te bewaren en om regelmatig te controleren of besten niet verloren of aangetast zijn. Ook een goede bewaring en het maken van back-ups zijn essentieel.
Hoe bewaar je je digitaal archief?