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Il arrive régulièrement qu'un employé quitte votre organisation. Pour éviter de perdre toutes les connaissances que cette personne a accumulées, il est important de les sauvegarder correctement.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi il est important de transférer des connaissances ;
• Comment garantir un bon transfert de connaissances ;
• Comment faire en sorte qu'un nouvel employé puisse rejoindre votre organisation facilement.

Qu'est-ce que cela signifie ?

Lorsqu'un employé expérimenté quitte votre organisation, une grande partie de ses connaissances et de son expertise sont également perdues. 'Sauvegarder des connaissances' consiste à transmettre les connaissances de l'employé qui part à d'autres (ou à de nouvelles) personnes de votre organisation.

Par connaissance, nous entendons l'ensemble des informations, des expériences et des compétences d'une personne ('tout ce qui est dans la tête et dans les mains'). Il ne s'agit donc pas seulement de connaissances professionnelles pures, mais aussi de réseaux, de connaissances sur (l'histoire de) l'organisation, etc.

Pour assurer la continuité au sein de l'organisation, il est important que les connaissances essentielles soient transférées aux successeurs, dans la mesure du possible.

Il est préférable que l'employé qui quitte l'entreprise et son superviseur prévoient du temps pour sauvegarder ces connaissances au cours des derniers mois précédant le départ. Dans l'idéal, l'employé sortant et le nouvel employé peuvent travailler ensemble pendant un certain temps au cours de cette période, afin de transférer les connaissances, les compétences et les tâches. Transfert de connaissances (Frans van der Burgt), domaine public (via Wikimedia Commons)

Comment conserver les connaissances au sein de votre organisation ?

Il existe plusieurs façons de transférer des connaissances au sein de l'organisation. Dans tout processus de sauvegarde de connaissances, il est essentiel de documenter de manière approfondie les tâches et les actions spécifiques de l'employé qui quitte l'entreprise. Cela peut se faire grâce à une "analyse des tâches" ou d'une "carte des tâches".

Si le successeur peut accompagner l'employé sortant pendant un certain temps, le transfert de connaissances peut être organisé conformément au "plan de transfert de connaissances".

Si le successeur n'intègre l'organisation qu'après le départ de l'employé, un "kit de survie" peut l'aider.

==L'analyse des tâches ou la carte des tâches

L'analyse des tâches signifie que l'employé qui va quitter l'organisation prend le temps de dresser une liste détaillée de toutes les tâches et actions qu'il effectue. Les questions utiles à se poser sont les suivantes : "Quelles sont mes tâches ?", "Qu'est-ce que je gère ?", "Sur quoi est-ce que je travaille ?"

Si nécessaire, vous pouvez diviser les tâches en sous-tâches. Soyez attentif aux tâches dites "critiques". Elles sont essentielles au fonctionnement optimal ou à la continuité de l'organisation, mais ne sont souvent pas perçues comme telles par le travailleur lui-même. Demandez-vous ce qui se passerait si ces tâches n'étaient plus exécutées du jour au lendemain. Y a-t-il un risque de plaintes ? Dans quelles tâches le successeur risque-t-il de commettre de grosses erreurs ? Lors du transfert de connaissances, donnez la priorité à ces tâches critiques.

Pour réaliser une bonne analyse des tâches, il est très important de consulter l'employé qui quitte l'entreprise, son supérieur et ses collègues. Certaines choses et actions sont tellement naturelles pour l'employé qu'il oublierait de les mentionner.

Le plan de transfert de connaissances

Il s'agit d'un plan d'action basé sur l'analyse des tâches. Il décrit en étapes claires et structurées les actions nécessaires pour transférer autant de connaissances que possible de l'employé qui quitte l'entreprise au(x) successeur(s). Il traite principalement, mais pas exclusivement, des (sous-)tâches critiques.

Le plan de transfert des connaissances peut être établi sous la forme d'un tableau. Il faut rechercher la meilleure méthode de transfert des connaissances pour chaque (sous-)tâche. Dans chaque cas, les éléments suivants sont mentionnés

• les actions à entreprendre (par exemple, un logiciel de formation) ;
• qui est impliqué dans ces actions ;
• combien de temps prend chaque action ;
• quand chaque action est-elle planifiée ;
• l'action est-elle réalisée (et quel en est le résultat).

De cette manière, chaque personne impliquée a une bonne idée de la manière dont le transfert de connaissances aura lieu. Dans la mesure du possible, inscrivez également les actions des personnes concernées, de manière à ce que le transfert devienne immédiatement concret.

De Survival kit

Soms is het niet mogelijk voor de opvolger om mee te lopen met de vertrekkende medewerker. Dan is er geen tijd/gelegenheid om een kennisoverdrachtsplan uit te voeren. In dat geval kan een survival kit gebruikt worden. Dit is een document waarin de vertrekkende medewerker alle kennis bundelt die essentieel is voor zijn/haar opvolger.

Op basis van de taakanalyse wordt per (deel)taak een overzicht opgesteld voor de volgende zaken:

• Wat zijn de vaste procedures of stappenplannen?
• Welke bronnen zijn nodig om deze taak goed uit te voeren? (Documenten, literatuur, contactpersonen, ...) En waar zijn die te vinden?
• Wat zijn de lopende dossiers?
• Wat is de ontstaansgeschiedenis (inclusief de lastige kliffen en de grote successen)?
• Wat is de toekomstvisie? Welke uitdagingen staan er nog te wachten?

Om de survival kit zo compleet mogelijk te maken, is het onontbeerlijk dat de vertrekkende medewerker dit samen doet met de leidinggevende en collega's. Aan hen kan namelijk feedback gevraagd worden.

Bij elke taak in de survival kit kan een collega aangeduid worden met wie de vertrekkende medewerker alles heeft overlopen. Op die manier kan deze collega de opvolger bijstaan wanneer deze voor het eerst deze taak moet uitvoeren. De collega kan dan misschien niet inhoudelijk ondersteunen, maar kan door zijn organisatiekennis en netwerk toch hulp bieden.

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Voor wie meer wil lezen over dit onderwerp is er de handleiding van FARO, help mijn collega vertrekt?