Verantwoordelijkheden en afspraken/fr

Une bonne conservation des archives et des collections nécessite de conclure des accords clairs et de désigner les responsabilités de chacun. La conservation des archives et des collections doit également être considérée comme une responsabilité partagée.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi il est important de prendre de bonnes dispositions pour la conservation de vos archives ou de votre collection ?
• Quels sont les accords à conclure ?
• Pourquoi il est important de désigner une personne responsable de la conservation de vos archives ou de votre collection ?

La conservation des archives et des collections concerne toutes les personnes étroitement impliquées dans l'organisation. Assurez-vous qu'il s'agit d'une "responsabilité partagée" par tous les employés (internes et externes), concluez des accords clairs et déterminez les responsabilités. La manière dont vous procédez et les personnes avec lesquelles vous le faites dépendent de votre activité. Il est important de bien communiquer avec tous les employés et les parties prenantes, ainsi que de noter clairement les accords conclus.

Désigner une "personne responsable" des archives et collections. De cette manière, il y a un point de contact central, et une personne garde une vue d'ensemble de la conservation des archives et de la collection. Cela ne signifie pas qu'elle doit tout faire seule. Passez des accords clairs avec vos collègues et nommez des personnes distinctes responsables des tâches secondaires.

Jamie Smed from Cincinnati, Ohio, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Veillez à ce que tous les accords soient respectés de manière cohérente.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des accords et des responsabilités possibles que vous pouvez établir pour assurer la bonne conservation de vos archives et collections. Cette liste n'est pas exhaustive et se veut plutôt une source d'inspiration.

Vision

• Définir clairement où et comment vous préserverez vos archives et collections.
• Documenter les décisions, les actions et les problèmes liés à la conservation des archives et collections, afin que les actions (et les connaissances liées) ne soit pas perdues. Discutez-en avec votre personnel et indiquez où ces documents peuvent être consultés.
• Convenir de la date à laquelle les documents et les objets seront conservés dans la salle d'archives.

Classer et décrire

• Prenez des dispositions pour classer vos archives physiques et numériques. De cette manière, tous les employés savent où classer leurs documents et tout le monde peut les trouver plus facilement.
• Désignez les employés qui peuvent modifier la structure des dossiers et déterminez à partir de quel niveau de la structure numérique les employés peuvent créer leurs propres dossiers. Déterminez également comment les dossiers et les fichiers peuvent être nommés, afin que cela soit clair pour tout le monde.
• Déterminez quels documents et objets physiques sont conservés à quel endroit. Veillez à ce que cela soit fait de manière cohérente.

Weggooien & bijhouden

• Leg vast wie dubbels en schadelijke materialen zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren.
• Stel bewaartermijnen voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet? Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard?
• Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide?

Materieel bewaren

• Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt.
• Maak afspraken rond een (jaarlijkse) controle van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, vocht, ...).
• Maak afspraken over de manier waarop archiefstukken voor intern gebruik kunnen geraadpleegd worden.
• Archiefstukken worden in principe niet uitgeleend. Doe je dit toch, stel dan een contract op waarin je de archief- of collectiestukken opsomt en leg vast hoe lang en door wie ze worden ontleend.
• Documenten en/of objecten die dubbel zijn of niet blijvend bewaard moeten worden, kunnen eventueel uitgeleend, weggegeven of verkocht worden. Maak duidelijke afspraken en leg de voorwaarden hiervoor vast.

Digitaal bewaren

Maak duidelijke en eenduidige afspraken over:

• de gebruikte bestandsformaten;
• de opbouw en het gebruik van de mappenstructuur;
• de naamgeving en het versiebeheer van de documenten;
• het bewaren van e-mails;
• het maken van back-ups.

Organiseer jaarlijks een (digitale) opruimdag of trash day. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag voorbereidt en het overzicht houdt over de opruimactie.

Digitaliseren

Maak afspraken over:

• wat er wordt gedigitaliseerd;
• hoe er wordt gedigitaliseerd (intern of extern, technische specificaties, aanleverwijze);
• op welke manier de stukken worden gemetadateerd.

Rechten

• Maak vanaf het moment van de creatie duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over auteursrechten in functie van (her)gebruik van archiefmateriaal. Onderzoek of dit in een contract kan opgenomen worden.
• Documenteer van bij de creatie de rechtenstatus en rechthebbenden van archiefmateriaal.

Zichtbaar maken

Maak afspraken over de manier waarop je archief en/of collectie(s) wordt getoond.