Maak een archieftoegang en beschrijf je archief/fr

Un accès aux archives est un document qui vous permet de retrouver facilement tous vos documents. C'est un outil important pour la gestion de vos archives.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un accès aux archives ;
• De quelle manière vous pouvez créer un accès aux archives.

Une fois vos documents emballés et rangés dans une armoire ou un classeur, vous devez également être capable de les retrouver. Pour ce faire, votre plan de rangement peut vous aider. Un accès supplémentaire permet de rendre le contenu de vos archives accessible, afin de localiser des documents ou des objets spécifiques.

Un accès est une liste de descriptions de tous les documents et objets de vos archives ou collections. Il y a plusieurs façons de composer ce type d'outil d'aide. Le principe est la suivant : plus l'accès est détaillé, plus il peut vous aider à gérer vos archives ou collection(s), mais plus il faut de temps pour l'élaborer.

Zoals ook geldt voor de ordening van archieven is het belangrijk om archieven te zien als hiërarchische structuren. Ieder archief bestaat uit verschillende onderdelen die op hun beurt opnieuw onderdelen kunnen bevatten. Bijvoorbeeld:

Archief van organisatie x (archief- of collectieniveau):

• Projectdossiers van organisatie x (reeksniveau)
  • Project y (dossierniveau)
  • Project z (dossierniveau)
• Correspondentie van organisatie x (reeksniveau)
  • Correspondentie van jaar a (reeksniveau)
    • Brief van x aan y op datum a (stukniveau)
    • Brief van s aan t op datum b (stukniveau)
  • Correspondentie van jaar b (reeksniveau)

Deze richtlijn geeft vier mogelijke manieren om een toegang samen te stellen:

• Maak een plaatsingslijst (scenario 1)
• Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)
• Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)
• Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau (scenario 4)

Elke methode verschilt in de graad van detail en heeft zijn voor- en nadelen. Welke methode je gebruikt, hangt af van de aard van jouw archief of collectie(s), het doel waarom je gaat inventariseren en de tijd die je hiervoor ter beschikking hebt. Je kan ook bestaande toegangen gebruiken om een nieuwe, meer gedetailleerde, toegang te maken. Vaak wordt eerst een plaatsingslijst gemaakt om zo een idee te krijgen van de omvang en inhoud van het archief. Op een later moment wordt deze plaatsingslijst omgezet naar een volwaardige inventaris op reeks- of stukniveau.

Het is ook mogelijk om binnen eenzelfde toegang verschillende methodes te combineren. Je kan bijvoorbeeld een inventaris samenstellen met beschrijvingen op reeksniveau, maar enkele reeksen ook op stukniveau beschrijven.

Als laatste tip kunnen we meegeven dat een professionele archiefinstelling archieven meestal toegankelijk zal maken met een inventaris op reeksniveau. Deze vorm van ontsluiting is in veel gevallen het meest kosteneffectief. Je zal bv. zelden nog een archief vinden dat investeert in de beschrijving van elke afzonderlijke brief in een reeks correspondentie. Enkel voor zeer belangrijke archieven of reeksen wordt dit nog gedaan, net als voor beeld- en videocollecties die een hoge gebruikswaarde hebben.

Auteurs: Het Firmament, Florian Daemen (AMVB), Wim Lowet (VAi)