Maak een ordeningsplan/mappenstructuur/fr

Un plan de classement est un schéma que vous utilisez pour ranger vos archives. Le plan de classement indique l'emplacement d'un document donné. Il s'agit également d'un outil important pour retrouver des documents dans vos archives.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un plan de classement ;
• Comment pouvez-vous créer un plan de classement ;
• Quelle classement devez-vous donner à votre plan.

Une bonne organisation est une condition préalable importante pour retrouver quelque chose dans vos archives. Vous trouverez ici des informations sur la manière d'élaborer un plan de classement pour vos archives papier et/ou numériques. Comme la qualité d'un plan de classement dépend des noms utilisés pour les éléments et les dossiers, il est important d'également consulter l'outil Nommer des dossiers et des fichiers. Pour les archives numériques, le nommage des fichiers individuels est abordé.

Qu'est-ce qu'un plan de classement ?

Un plan de classement est un calendrier que votre organisation suit pour ranger les archives. L'élaboration d'une structure de dossiers pour vos archives numériques est également un plan de classement. En l'élaborant, vous visez une structure (de dossiers) claire qui sera ensuite utilisée par tout le monde pour trier les documents et les retrouver. Cela peut sembler complexe, mais si vous avez une vision claire de la gestion des documents de votre organisation et si tous vos collègues coopèrent sans problème, il est assez facile de mettre en œuvre un plan de classement.

Un plan de classement concerne à la fois les archives et les collections physiques et numériques. Vous pouvez utiliser la même structure (de dossiers) pour les deux types d'archives. En général, un plan de classement est d'abord élaboré pour les archives physiques, puis appliqué aux documents électroniques, mais il peut tout aussi bien être réalisé dans le sens inverse. Dans ce cas, vous partez d'une structure de dossiers pour les documents électroniques et vous l'appliquez ensuite aux archives physiques et collection(s).

Comment créer un (nouveau) classement ?

La meilleure manière de commencer un nouveau plan de classement est d'étudier un "plan de classement modèle", et de déterminer comment l'appliquer à vos propres archives. Attention : il n'y a pas deux organisations identiques et cela vaut également pour leurs archives et collections. Il n'y a pas deux archives qui correspondent à 100 % aux modèles de plans de classement. Vous n'êtes pas censé copier les modèles à la lettre. Vous pouvez les utiliser comme source d'inspiration et comme base pour élaborer votre propre structure de dossiers.

Traditionnellement, il y a deux points de départ sur lesquels vous pouvez baser votre plan de classement :

1. l'organigramme de votre organisation
2. les fonctions et activités de votre organisation.

Un classement basé sur l'organigramme est la manière "classique" d'organiser des archives et a l'avantage de correspondre à la situation réelle dans laquelle travaillent vos collègues. Cependant, ce classement est aujourd'hui plutôt déconseillé. Un plan de classement basé sur la structure organisationnelle risque de ne pas être stable, notamment parce qu'il doit être adapté à chaque restructuration de votre organisation. En outre, il est difficile de mettre en œuvre une structure de dossiers qui suit l'organigramme dans les petites organisations ou dans les organisations à hiérarchie plate.

Il est préférable de diviser votre structure de dossiers en fonction des fonctions et activités de votre organisation. Il s'agit à la fois des fonctions générales et administratives (telles que l'administration générale, la gestion financière, des membres et des bâtiments) et des activités spécifiques et artistiques que votre organisation entreprend (ex. une compagnie théâtrale crée une pièce, répète, se produit, organise des activités éducatives, fait la promotion de son travail).

Un classement fonctionnel des archives ne dépend pas de la structure de l'organisation et est donc plus stable. Les fonctions d'une organisation restent pratiquement les mêmes tout au long de son existence, de sorte qu'il n'est guère nécessaire d'adapter le plan de classement. En outre, il importe beaucoup moins de savoir qui a créé le document en question, car seule la fonction ou l'activité à l'origine du document est importante. Dans les organisations où les tâches des employés sont étroitement liées, cette méthode de travail présente de nombreux avantages.

Pour illustrer cette ligne directrice, trois modèles de plans de classement ont été élaborés. L'un pour une organisation artistique à but non lucratif et les deux autres pour des artistes individuels :

• Organisations du plan de classement avec structure à but non lucratif basée sur les fonctions et les activités (disponible en néerlandais) (Stephanie Aertsen, AMVB) ;
• Personne chargée du plan de classement basé sur les fonctions (disponible en néerlandais) (développé par Het Firmament, basé sur le plan d'archives modèle de la CVAa pour les archives architecturales) ;
• Personne chargée du plan de classement des archives théâtrales (documentation) (disponible en néerlandais) (développé par Het Firmament, basé sur le plan d'archives de S. Baudaert pour les archives de Wim Van Gansbeke) (Un exemple concret).

Comment mettre en place une structure de dossiers ? La première étape consiste à s'assurer que tous les membres de votre organisation souhaitent participer. La création d'une nouvelle structure de dossiers ou d'un nouveau plan de classement est un changement radical qui exige l'engagement de tous. Il ne sert à rien de créer une structure de dossiers si vos collègues ne veulent pas l'utiliser par la suite. Si nécessaire, contactez une organisation partenaire de TRACKS pour obtenir des conseils et du soutien.

Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classement. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classement rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques que pour les archives analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de huit niveaux de classement.

Les niveaux de classement supérieurs de votre structure de dossiers doivent refléter l'organigramme ou les tâches/activités de votre organisation. Posez-vous la question : "Dans quoi mon organisation est-elle engagée ?" À ce niveau, il n'y a pas (encore) de structure chronologique. Ne créez pas non plus un classement basé sur des thèmes, où tous les documents traitant d'un certain sujet sont placés ensemble (par exemple, un événement, une personne ou une organisation externe). Un classement thématique est trop subjectif à ce niveau.

Pour les niveaux inférieurs, vous pouvez choisir les classements suivants :

• la forme éditoriale des documents et objets, avec un classement en séries (images, affiches, billets, etc.) ;
• le contenu connexe des documents et objets, avec un classement en rubriques (collection d'informations sur les organisations connexes, les prix, les festivals, etc.) ;
• la relation entre les documents et les objets et un projet particulier, avec un classement basé sur les dossiers (par production, conception, concert, etc.).

Un classement par dossier est le moyen le plus simple de retrouver rapidement certains documents. En effet, tous les documents relatifs à un projet spécifique sont conservés au même endroit. Un classement par forme éditoriale peut éventuellement être utilisé pour les documents ayant une forme particulière et qui sont conservés séparément (par exemple, des photos ou des affiches). Un système de rubriques est moins recommandé car il sort les documents de leur contexte d'origine. Il peut toutefois être utilisé, par exemple, pour les dossiers documentaires créés par votre organisation.

Zorg ervoor dat de indelingen (mappen) duidelijke namen hebben en dat ze elkaar niet overlappen. Elk document mag maar op één plaats thuishoren. Als je vaststelt dat een groot aantal stukken op meerdere plaatsen kan worden gearchiveerd, moet je de ordening aanpassen. Vertrek voor de naamgeving van de mappen steeds vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Het idee is dat iedereen alle informatie moet kunnen terugvinden in het archief, ook bij de afwezigheid van de collega die normaal ‘alles weet staan’.

Aandachtspunten voor het invoeren van een ordeningsplan of mappenstructuur in je huidige werking:

• Denk goed na voor je een ordeningssysteem invoert. Test het ordeningssysteem uit vóór je de hele organisatie brieft.
• Volg het uitgewerkte ordeningssysteem consequent. Het mag alleen aangepast worden als iedereen akkoord gaat.
• Duid een eindverantwoordelijke aan, maar benadruk de gedeelde verantwoordelijkheid. Spreek je collega’s consequent aan als ze hun documenten niet op de juiste plaats archiveren.
• Vermijd mappen en indelingsniveaus met de titel ‘Varia’. Deze zijn niet transparant en kunnen in principe alles bevatten. Uit de titel van een indelingsniveau moet je meteen kunnen afleiden welke stukken je eronder kan terugvinden.
• Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren of op de server en in de cloud, wordt het karwei alleen maar groter.
• Zolang je ermee aan de slag bent, mogen papieren en digitale documenten zich gerust buiten de uitgewerkte ordening voor je archief bevinden. Zodra je deze documenten niet frequent nodig hebt, kun je ze best meteen correct bewaren of opbergen. Op deze manier kunnen jij en je collega’s de stukken later sneller terugvinden.
• Las regelmatig een opruimmoment in om alle analoge en digitale documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur. Hoe je dit best aanpakt, lees je in de tool Organiseer een digitale opruimdag of trashday.

Auteurs : Het Firmament, Sanne Van Bellingen (PACKED vzw), Florian Daemen (AMVB)