Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal/fr

La numérisation de textes et d'images analogiques peut offrir de nombreux avantages, notamment en termes d'accessibilité. Cependant, la numérisation est un processus intensif qui nécessite beaucoup de temps et de ressources. Une bonne planification et une bonne approche sont donc cruciales.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Où stocker vos images numérisées ;
• Comment décrire les images numérisées ;
• Comment assurer une bonne qualité d'image des images numérisées ;
• Quels formats de fichiers utiliser pour vos images numérisée.

La numérisation est la conversion d'un matériel analogique, tel que du papier ou des photographies, en une forme numérique. Cela peut être aussi simple que de passer une photographie au scanner, mais lorsque vous souhaitez numériser une grande collection sur le plan structurel, il est recommandé d'accorder suffisamment d'attention à la qualité de la numérisation. En effet, la numérisation de collections est un processus qui nécessite beaucoup de temps et de ressources. Il faut donc veiller à ce que le résultat soit durable et puisse être (ré)utilisé à des fins aussi nombreuses que possible à l'avenir. Dans cet outil, nous détaillons les éléments à prendre en compte pour numériser des parties de vos archives et collections de manière qualitative.

La qualité de votre collection numérisée est déterminée par quatre éléments, que nous expliquons plus en détail dans la suite de cet outil :

• l'endroit où vous stockez les éléments de collection numérisés ;
• les données (métadonnées) que vous enregistrez sur le fichier ;
• la qualité visuelle de l'enregistrement ;
• la qualité du format de fichier dans lequel vous stockez les informations de l'image.

Un scanner de livres en action. Les scanners de livres sont conçus de manière optimale pour numériser des livres.

Bon à savoir avant la lecture

Dans cette section, vous en apprendrez davantage sur la numérisation de textes et d'images, tels que des photos, des affiches et des dessins. Si vous possédez d'autres documents, tels que des bandes audio ou des bobines de film, consultez l'outil Numérisation d'audios et de vidéos.

Pour vos archives d'origine numérique (c'est-à-dire les fichiers créés sur ordinateur), veuillez vous référer aux outils de Conservation digitale.

Vous pouvez également confier la numérisation à une entreprise professionnelle. Celle-ci dispose souvent d'une plus grande expertise pour réaliser une numérisation de qualité. Mais jugez de leur expertise et de la qualité de cette dernière en vous basant également sur les points mentionnés ci-dessus. Vous trouverez plus d'informations dans l'outil Externaliser un travail de numérisation.

Si vous décidez de vous numériser, réfléchissez bien à la répartition des tâches. Que pouvez-vous faire avec le temps et les compétences de vos employés ? Pour quelles tâches ferez-vous éventuellement appel à des consultants externes ? Travaillerez-vous avec des étudiants ou des bénévoles ? Il est parfois utile de donner aux gens la possibilité de développer certaines compétences. Si vous envisagez de faire appel à des bénévoles ou à des étudiants, veillez lire l'outil Travail (bénévole) dans le domaine des archives.

Le lieu de stockage

Imaginez que vous passiez des mois à numériser toute votre collection de photos et à les stocker sur votre ordinateur. Puis on vous vole votre ordinateur ! Ou vous renversez du café dessus. Ou après une mise à jour du système, toutes vos images sont effacées.

Tout peut arriver à vos archives numérisées. Veillez donc à ce que vos fichiers numériques soient stockés correctement. Cela inclut au moins une bonne stratégie de sauvegarde. Pour ce faire, consultez l'outil Comment faire un back-up ?

Le scanner à plat, avec son couvercle typique, est peut-être la forme de scanner la plus familière. Il peut convenir à la numérisation d'objets bidimensionnels tels que des documents, des photos et des dessins, mais il peut également numériser des supports transparents tels que des diapositives. Les formats vont de A4 à A0 et plus.

La description

Une reproduction numérique dont vous ne savez pas quel est l'original et quand ou par qui la copie a été faite perd beaucoup de valeur. Il convient donc de bien documenter ce qui a été numérisé et de savoir où se trouve l'original.

Il est préférable d'enregistrer ou de décrire la collection que vous allez numériser avant de la numériser. Une autre option consiste à le faire pendant la numérisation, mais assurez-vous d'avoir bien réfléchi à l'avance à la manière dont vous le ferez. Vous pouvez faire la description dans un tableur comme Excel ou dans une base de données. Il est préférable de ne pas utiliser Word ou d'autres formats de texte non structurés.

Idéalement, il existe déjà une liste d'emplacements ou un inventaire de la collection que vous pouvez utiliser comme base pour enregistrer votre travail de numérisation. Si cette liste n'est pas disponible, mais que vous souhaitez tout de même numériser une sélection de documents, notez toujours la nature de chaque fichier et l'endroit où se trouve la source analogique dans votre collection. Vous saurez ainsi toujours où se trouve l'original.

Un fichier tableur pour la numérisation

Un fichier tableur permet d'obtenir un aperçu de votre travail de numérisation et de maintenir le lien entre la reproduction numérique et l'original. Pour ce faire, enregistrez au moins les éléments suivants :

Colonne	Contenu de la colonne
Numéro unique	Un numéro unique identifie la reproduction et l'original. Il est très important de noter ce numéro dans le nom de fichier de la reproduction. Il est souvent apposé sur l'original (ex. au crayon). Le numéro unique peut être une combinaison de votre numéro d'inventaire et d'un numéro incrémentiel (ex. pour les albums photos).
Type de document	Si votre collection se compose de différents types de matériel, vous pouvez l'indiquer ici, ex. "photo", "document texte", "poster", etc.
Description courte	Une brève description du contenu de l'original, ex. "Photo prise lors d'un voyage d'études à Prague", "Affiche d'un spectacle au Beursschouwburg", etc.
Code d'emplacement	Si le numéro d'inventaire seul ne vous donne pas suffisamment d'informations sur l'endroit où se trouve l'original, vous pouvez les trouver dans ce champ, ex. le numéro de la boîte dans laquelle se trouve l'original.

Ces colonnes sont un minimum et sont suffisantes pour commencer une numérisation de qualité. En fonction du matériel ou de vos besoins, vous pouvez bien sûr ajouter les colonnes de votre choix. Les colonnes les plus courantes sont :

• pour les dates de début et de fin ;
• pour le projet auquel la photo est liée (ex. des expositions pour des maisons d'art, des productions pour des organisations scéniques) ;
• pour les personnes figurant sur la photo.

En règle générale, plus l'enregistrement est simple, plus le processus de numérisation en soi sera fluide. N'oubliez pas que vous pouvez également ajouter une description du contenu après la numérisation, sur base des reproductions.

Réfléchissez bien à la question de savoir si vous allez enregistrer des métadonnées descriptives supplémentaires dans votre fichier tableur ou dans votre inventaire et votre liste d'emplacements.

Le nom de fichier et la structure de dossiers pour vos reproductions

Outre une description dans un fichier tableur ou une base de données, il est également important de penser au nom de fichier de votre reproduction numérique. Comme indiqué plus haut, il doit toujours y avoir un lien entre le nom de votre fichier et le numéro unique de votre fichier tableur. Le numéro unique doit de préférence figurer en tête (précédé ou non d'un code unique faisant référence à votre organisation). Après un underscore, vous pouvez ajouter du texte si vous le souhaitez.

Consultez également l'outil Nommer des dossiers et des fichiers.

Lorsque vous numérisez des documents qui nécessitent des reproductions multiples (tels que des albums photos, des livres ou des magazines), vous devez accorder une attention particulière au nom du fichier. Assurez-vous que le nom du fichier reflète l'ordre de pagination correct.

Pour un original nécessitant une numérisation recto et verso, les codes "-r" (recto) et "-v" (verso) sont souvent utilisés dans les noms de fichiers.

Les magazines sont encore plus complexes. Ils ont des années, des éditions et parfois des suppléments, etc. Vous devrez donc réfléchir à la manière dont vous stockez cette logique par le biais de votre nom de fichier ou de votre structure de dossiers. En fait, vous pouvez ne pas commander du tout et vous fier entièrement à votre fichier tableur pour construire la structure du journal.

Tout cela n'est pas difficile, mais il faut s'assurer qu'il existe une méthode unique d'organisation des dossiers.

La qualité visuelle de l'enregistrement

La qualité de l'image commence par la qualité de l'équipement d'enregistrement. Plus votre appareil photo ou votre caméra est performant, plus vos images seront de qualité. Mais plus votre équipement est performant, plus vous avez besoin de connaissances en tant qu'utilisateur pour le régler correctement.

La qualité de l'étalonnage de votre scanner ou de votre appareil photo (voir ci-dessous) permet d'obtenir une netteté suffisante et de reproduire fidèlement les couleurs. L'environnement de reproduction joue également un rôle important, en particulier lors de la prise de photos. Il devrait toujours être possible de contrôler correctement l'incidence de la lumière. Enfin, de nombreuses prises de vue devront être soumises à un post-traitement tel que le redressement et le recadrage.

Un bon manuel de base sur l'équipement est disponible sur le site web de FARO.

Un scanner de documents, où de grands volumes de documents peuvent être numérisés automatiquement à l'aide d'un document feeder. Pour des numérisations de qualité, ce type de solution avec des document feeders n'est généralement pas recommandé. Les documents anciens, fragiles et précieux risquent également d'être endommagés.

Règles empiriques

Respectez toujours les règles empiriques suivantes :

• Numérisez le document entier avec une bordure d'environ un demi-centimètre autour du document. Vous avez ainsi la preuve que vous avez numérisé l'ensemble du document. Vous pourrez toujours supprimer la bordure ultérieurement, par exemple pour une publication.
• L'image en taille réelle doit avoir une résolution d'au moins 300 ppi. Ppi signifie pixels par pouce. Cela signifie que pour chaque pouce de votre document, 300 pixels sont enregistrés. Plus il y a de pixels, plus la netteté est élevée et plus vous pouvez agrandir l'image sans perte de qualité visible. Si vous numérisez des documents pour lesquels vous savez que vous devez pouvoir zoomer (par exemple, des photos d'identité ou des diapositives), la valeur par défaut de 300 ppi n'est pas suffisante. Si vous voulez pouvoir agrandir le document de deux fois par défaut, optez pour 600 ppi. Pour un zoom arrière de 4x, calculez 1200 ppi, et ainsi de suite.
• Si vous numérisez ou photographiez en couleur, optez pour une profondeur de 24 bits. Il s'agit du nombre de bits (les zéros et les uns) utilisés pour enregistrer la couleur par pixel. Plus la profondeur de bits est importante, plus la gamme de couleurs pouvant être stockée est étendue.
• Si vous numérisez ou photographiez en niveaux de gris, optez pour une profondeur de 8 ou 16 bits.
• Assurez-vous que la couleur des enregistrements est stockée dans un profil de couleurs suffisamment riche. Dans les projets de numérisation, un profil de couleurs RVB est courant. Dans le monde du patrimoine, les profils de couleurs ECI RGB v2 ou Adobe RGB sont généralement choisis. Le profil de couleurs sRGB est également courant. Ne l'utilisez pas pour vos archives ou vos fichiers maîtres (voir ci-dessous). La gamme de couleurs que sRGB peut stocker n'est pas assez riche. Pour plus d'informations sur les profils de couleurs, voir l'outil Que sont les profils de couleurs ?.

Calibrer l'équipement d'enregistrement

Si vous suivez les règles empiriques ci-dessus, vous faites déjà du bon travail, mais elles ne suffisent pas. Pour créer des reproductions de haute qualité, il est nécessaire de calibrer correctement votre équipement d'enregistrement et votre moniteur. En outre, les facteurs environnementaux tels que l'éclairage doivent être optimaux.

Pour travailler correctement, vous devez être prêt à vous plonger dans le sujet, à moins que vous ne le confiiez à un professionnel (pour cela, voir l'outil Externaliser un travail de numérisation). Si vous voulez le faire vous-même, lisez les manuels et expérimentez. Suivez un cours si nécessaire. Dans tous les cas, gardez à l'esprit les règles empiriques mentionnées ci-dessus.

Opnameapparatuur kalibreren en de standaarden van hoogwaardig digitaliseren behalen is een vrij technische aangelegenheid. Heb je geen tijd om je hierin te verdiepen en wil je gewoon reproducties maken die standaard van een behoorlijk niveau zijn (zonder dat je veel belang hecht aan exacte kleurenreproductie), dan kan dat natuurlijk. Beter een digitale opname dan helemaal geen opname. Probeer je wel altijd te houden aan de vuistregels.

Équipement

Wat voor apparatuur moet ik aankopen? Een scanner of een fototoestel? Koop je apparatuur van goede kwaliteit, dan kun je in principe in beide scenario's de normen voor een kwaliteitsvolle scan halen.

Voor beginners is een scanner vaak eenvoudiger in gebruik. Met een goed fototoestel heb je meestal meer mogelijkheden om goede opnames te maken, omdat je meer parameters kan instellen. Hou er wel rekening mee dat dit een steile leercurve met zich meebrengt en dat een goede omgeving nodig is waarin je het licht kan controleren. Foto's die je maakt zonder kennis van fotograferen of in slechte omstandigheden, leveren minder goede beelden op dan scanners.

Als je een scanner koopt, zorg dan dat de software toelaat dat je minstens de resolutie, bitdiepte en kleurprofiel kan instellen. Let er ook op dat de scanner de bestanden kan aanleveren in ongecomprimeerde TIFF-bestanden (zie verder). Tip! Lees de user reviews over het toestel, vraag advies aan verkopers of ga te raden bij de TRACKS-partners.

Een fotografische opstelling. Voor kwaliteitsvolle foto's is er controle van belichting nodig.

Logiciel

Goede beeldbewerkingssoftware om bestanden te bewerken en in het juiste bestandsformaat op te slaan (zie verder) is een aanrader. Zeer bekend en heel geschikt is Adobe Photoshop. In combinatie met Lightroom, een tool waarmee je Photoshopacties over meerdere afbeeldingen tegelijkertijd kan uitvoeren, kan je veel bereiken. Een andere software die vaak wordt gebruikt door professionals, is Capture One.

Er zijn ook gratis alternatieven. Voor Photoshop is dat Gimp. Voorbeelden van gratis software om beelden in batch te bewerken (zonder dat we deze in het bijzonder willen aanraden), zijn onder andere XnView en Faststone Image Viewer.

La qualité du format du fichier

Welk bestandsformaat kies je: JPEG, TIFF of PNG? Het antwoord is dat je je bestand in meer dan één kopie opslaat. Creëer minstens een archiveringsbestand en een raadplegingsbestand. Indien je dat wenst kan je ook nog het moederbestand opslaan.

Le fichier d'archivage

Het archiveringsbestand is de kopie waarin je al je informatie zo hoogwaardig mogelijk opslaat, zonder risico op informatieverlies. De archiefkopie dient als je backup waar je altijd weer naar terug kan grijpen wanneer je de hoogste kwaliteit nodig hebt.

Kies als archiefkopie voor ongecomprimeerde TIFF van het type Uncompressed Baseline TIFF v 6.0. Dit bestandsformaat neemt meer opslagruimte in dan de andere, maar het is wel het formaat dat wereldwijd gebruikt wordt voor de opslag van hoogwaardige beelddata. Zorg ervoor dat je géén compressie kiest in je archiefbestanden. Compressie wordt vaak gerealiseerd door bepaalde informatie weg te knippen die niet meteen zichtbaar is voor het oog, maar die wel zichtbaar wordt wanneer je het bestand gaat bewerken in Photoshop (bv. bewerking voor boekpublicatie).

Zorg ervoor dat de kleuren in het archiveringsbestand gecodeerd worden in de kleurruimte ECI RGB v2 of Adobe RGB. Je kan dit instellen met Photoshop.

Controleer de TIFF. Niet iedere TIFF is een goedgemaakte TIFF. De TIFF wordt gemaakt door de software van je scanner en die software is mensenwerk. Er kan dus iets fout lopen. Om te controleren of je TIFF goed gecodeerd is kun je de gratis tool DPF Manager gebruiken.

Le dossier de consultation

De niet-gecomprimeerde TIFF is meestal te zwaar voor dagelijks gebruik en publicatie op het web. Hiervoor gebruik je een kopie in JPEG. Deze kopie noemen we het raadplegingsbestand. Zo’n bestand maak je het makkelijkst aan met software als Adobe Lightroom of alternatieven, waarbij je TIFFs in batch kan converteren naar JPEG.

Le fichier mère

Als je dat wenst kan je ook nog een onderscheid maken tussen moederbestand (of master) en archiefbestand. Beiden zijn TIFF en van hoge kwaliteit, maar je moederbestand bevat de info onbewerkt, zoals ze uit de scanner of het fototoestel komt. Je archiefbestand is dan een bewerkt beeld, mooi rechtgezet, bijgesneden tot op de rand enz.

Wanneer je een moederbestand, archiefbestand en raadpleegbestand bewaart, ben je zeker dat je de opname voor alle mogelijke functies kan gebruiken. Het betekent wel dat je tweemaal een zware tiff moet opslaan.

Meer lezen

• Poppe Jeroen. Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen, 2017
• CEST-richtlijnen m.b.t. Collecties digitaliseren
• Doing digitisation on a budget: a guide to low-cost digital projects, een publicatie van Heritage Fund UK.

Auteurs : cet article est initialement basé sur un texte de Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut), en collaboration avec Nastasia Vanderperren et Bart Magnus (meemoo).