Fasen van archiefbeheer/fr

Dans la gestion des archives, on distingue une phase dynamique, une phase semi-dynamique et une phase statique. Pendant la phase dynamique, les documents sont fréquemment utilisés et créés lors de l'exécution d'activités et de tâches. Pendant la phase semi-dynamique, les documents sont consultés de manière limitée pour l'achèvement et le contrôle des activités et des tâches. Les délais de conservation n'ont pas encore expiré. Pendant la phase statique, les documents ne sont consultés qu'occasionnellement. Les délais de conservation ont expiré et les documents susceptibles d'être détruits ont généralement été éliminés. À ce stade, les archives peuvent être transférées à une institution d'archives.

Il est tout à fait possible que certains documents soient déjà dans la phase statique, tandis que d'autres restent (pendant longtemps) dans la phase dynamique.

Exemple : Le dossier du projet sur lequel vous travaillez reste toujours sur votre bureau, pour que vous le complétiez et y ajoutiez des documents. Ce dossier est en phase dynamique. Lorsque le projet est terminé, le dossier se retrouve dans l'armoire derrière vous. En effet, de temps en temps, vous devez vérifier certaines données ou réutiliser des documents pour votre nouveau projet. C'est la phase semi-dynamique. Après un an, vous placez le dossier dans l'armoire avec le reste des archives : vous devez conserver le dossier comme preuve que vous avez réalisé le projet, mais vous n'en avez plus besoin pour accomplir vos tâches. C'est la phase statique.

(Source : DigiGIDS@Work)