Archief opruimen met Tristero/en

This practical example illustrates how a clean-up day was organised for the physical archive at the Brussels theatre company Tristero, in order to make it more accessible and more user-friendly, and to address the problem of lack of storage space.

Status

• Finished: documents of predecessors and printed matter.
• Still to be done: work folders of the business manager still have to be looked at and classified; there were not enough archive boxes, which means that some parts of the archive still have to be repacked.

Problem definition

There is not enough space in Tristero’s current office. The current business manager has only been working with the company since 2010. He and his predecessor were confronted with unorganised archive material from the earlier period of the company. The company may soon have to relocate to another premises. A clean-up day should ensure that there is extra space and should make the archive more accessible and more user-friendly.

Method

1. Documenting
2. Localising the archive: identifying documents; deciding which documents to keep and which to get rid of; putting the documents to be kept in archive boxes; getting rid of documents no longer needed
3. Cleaning up
4. Documenting the actions carried out: creating an archive description; drafting a localisation list; making a destruction list

Bestand:TRISTERO 20200403 Archief lokaliseren.jpg

Localising the archive

The first step was to localise the archive to provide an overview of its contents and where it was kept. Manu Devriendt, business and archive manager of Tristero, gave us a guided tour of the archive with some explanations here and there.

The archive contains business documents (personnel management, finances etc.), correspondence, production files, press folders, printed matter, audiovisual material and promotional material. There were also documents whose content was unknown: piles of documents from the previous business manager and work folders from the current business manager. The material is kept in various cupboards and in desks in the Tristero office.

Cleaning up

The cleaning-up process could now begin. The documents of unknown content were identified and classified within the archive. Superfluous documents were also removed from the archive. A number of selection lists were used in order to implement this selection process: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap van Els Michielsen E. MICHIELSEN, Achter de coulissen: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap en inventaris van het KNS-archief, onuitgegeven verhandeling, Brussel, 2003, p. 150-184. Only in Dutch and Een selectielijst voor de dienst dramaturgie van Charis Verbelen C. VERBELEN, De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst: Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie, onuitgegeven verhandeling, Brussel, 2010, p. 170-203. Only in Dutch. These selection lists contain guidelines for the preservation and destruction of the various documents that may be created and received by a theatre company. The documents that have to be kept were put in acid-free boxes, while the documents to be removed were immediately taken out of the archive.

Er werd gestart met de hoopjes onbekende documenten en de reeds geordende documenten van de voorgangers van de zakelijke leider. Daarna werd het drukwerk en de werkmapjes van de huidige zakelijk leider aangepakt.

Documenten voorgangers

• Persartikels: Er werd een grote hoeveelheid persartikels gevonden. Na een grondige controle met de persmap ontdekten we dat dit dubbels zijn. De dubbels konden verwijderd worden uit het archief.
• Subsidieaanvragen: Subsidieaanvragen zijn belangrijke documenten. Ze reflecteren de visie, missie, geschiedenis en projecten van het gezelschap. Er werd besloten om de subsidieaanvragen te ordenen volgens werkingssubsidies en projectsubsidies. De werkingssubsidies werden nog eens onderverdeeld volgens de instantie waaraan de subsidie gevraagd werd (VGC en Vlaamse Overheid). De projectsubsidies werden bij de productiedossiers gestoken; projecten die niet gerealiseerd werden, werden samen bewaard. In de productiedossiers bleken reeds exemplaren van de subsidieaanvraag te zitten. De dubbels konden bijgevolg verwijderd worden.
• Documentatie: Relevante documentatie werd in de bibliotheekruimte geplaatst. Andere documentatie werd verwijderd uit het archief.
• Producties: Er werden documenten van verschillende producties teruggevonden. Deze documenten werden in het correcte productiedossier geplaatst. Ook de voorbereidende documenten werden bewaard en in de productiedossiers gestoken.
• Financiën: In een kast stonden verschillende mappen ‘financiën’. Deze bevatten boekhoudkundige stukken. Er werd besloten om ze volgens de oude orde te bewaren.
• Doos ‘post in’: Dit zijn de inkomende brieven van Tristero uit de periode 1993-2007. De uitgaande brieven zitten mogelijk in de productiedossiers en bij de subsidieaanvragen. Er werd besloten om deze documenten volgens de oude orde te bewaren omdat het te veel tijd zou kosten om de documenten opnieuw te ordenen.
• Map personeel: De vorige zakelijke leider ordende deze documenten volgens een andere manier dan de huidige zakelijke leider. De documenten werden in twee dozen ‘personeel Tristero’ geplaatst en aangevuld met de personeelsdocumenten van de huidige zakelijke leider.

Promotiemateriaal en drukwerk

• Promotiemateriaal en drukwerk van Tristero: Van iedere uitgave werd een kleine hoeveelheid exemplaren bijgehouden en samen in een doos geplaatst. De overige exemplaren werden verwijderd uit het archief
• Programmablaadjes en drukwerk van externen: Deze documenten werden gesorteerd op ‘Brussel’, ‘België’ en ‘Internationaal’. Dubbels en programmablaadjes waar Tristero niet in vermeld werd, werden verwijderd uit het archief.

Werkmappen van de huidige zakelijke leider

De mappen bestaan hoofdzakelijk uit werkdocumenten die voor een bepaalde periode overal mee naartoe genomen worden. Definitieve documenten worden digitaal bewaard in een geordende mappenstructuur. Omdat de werkdocumenten geen extra inhoudelijke informatie bevatten, konden ze uit het archief verwijderd worden. Er bevonden zich ook persartikels en verslagen van stafvergaderingen in deze mapjes. Deze werden in de correcte doos of map bijgevoegd.

E-mails

De bezorgdheid over de zorg voor e-mails is groot. E-mails zijn een interessante bron omdat ze het ontstaansproces van een productie tonen. Door de eenvoud en snelheid van het medium zit een inbox echter al vlug onoverzichtelijk vol en het vraagt enige discipline om een mailbox op orde te houden. De mailbox van Manu Devriendt bevat alle mails sinds 2002 en bestaat uit elektronische briefwisseling van Tristero, maar ook van periodes bij andere werkgevers en privémails. Door een fout zijn alle berichten van één jaar al eens kwijtgeraakt.

De vraag was dan ook hoe de mails duurzaam te bewaren? Alle mails van Tristero op de gemeenschappelijke server plaatsen? Het vraagt te veel tijd om retroactief de mailbox op te kuisen en de mails te ordenen. Hier werd niet meteen een oplossing voor gevonden, maar er werd voorgesteld dat na iedere productie alle mails in een map gestoken worden en een kleine opruimactie uitgevoerd wordt.

Documenteren

Na het opruimen is het belangrijk dat de uitgevoerde acties gedocumenteerd worden en dat er een lijst gemaakt wordt van de documenten die uit het archief verwijderd werden. Nu het archief van Tristero geordend en samengebracht werd, was het ook het uitgelezen moment om het archief te beschrijven en een nieuwe lokalisatielijst op te maken.

Resultaten

• Dubbels en overbodige werkdocumenten werden verwijderd. Tristero heeft nu meer plaats in de kasten en rekken.
• Documenten waarvan de inhoud niet gekend was, werden geïdentificeerd en in de correcte doos of map geplaatst.
• De documenten werden in zuurvrije dozen gestoken, zodat ze duurzaam bewaard worden en raadpleegbaar blijven.
• Samen opruimen leidde tot nadenken over welke documenten bewaard of verwijderd mogen worden en hoe er geordend moet worden.
• Het archief werd beschreven. De ISAD(G)-beschrijving zal op Archiefbank Vlaanderen gepubliceerd worden.
• Er werd een Bestand:20140403 Vernietigingslijst Tristero.xlsx opgesteld met alle documenten die werden vernietigd.
• Er werd een aanzet gemaakt van een lokalisatielijst, maar wegens tijdsgebrek werd deze niet afgewerkt. Het archief werd wel volledig met de zakelijke leider doorgenomen.

Auteur: Nastasia Vanderperren (Meemoo), Eline De Lepeleire (Het Firmament)