Verantwoordelijkheden en afspraken: verschil tussen versies
Naar navigatie springen
Naar zoeken springen
Geen bewerkingssamenvatting |
Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd |
||
| Regel 1: | Regel 1: | ||
<languages /><translate> | <languages /><translate> | ||
<!--T:1--> | |||
Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan die nauw bij de organisatie betrokken is. Zorg dat dit een '''gedeelde verantwoordelijkheid''' is van alle (interne én externe) medewerkers, maak duidelijke afspraken en leg verantwoordelijkheden vast. Hoe en met wie je dat doet, hangt af van je werking. Het is belangrijk dat je hierover goed communiceert met alle medewerkers en betrokkenen en dat de afspraken ook duidelijk worden genoteerd. | Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan die nauw bij de organisatie betrokken is. Zorg dat dit een '''gedeelde verantwoordelijkheid''' is van alle (interne én externe) medewerkers, maak duidelijke afspraken en leg verantwoordelijkheden vast. Hoe en met wie je dat doet, hangt af van je werking. Het is belangrijk dat je hierover goed communiceert met alle medewerkers en betrokkenen en dat de afspraken ook duidelijk worden genoteerd. | ||
<!--T:2--> | |||
Stel één '''eindverantwoordelijke''' aan voor het archief en de collectie(s). Zo is er een centraal aanspreekpunt en behoudt één persoon het overzicht over de archief- en collectiezorg. Dat betekent niet dat hij/zij alles alleen moet doen. Maak duidelijke afspraken met de collega's en stel aparte verantwoordelijken aan voor deeltaken. | Stel één '''eindverantwoordelijke''' aan voor het archief en de collectie(s). Zo is er een centraal aanspreekpunt en behoudt één persoon het overzicht over de archief- en collectiezorg. Dat betekent niet dat hij/zij alles alleen moet doen. Maak duidelijke afspraken met de collega's en stel aparte verantwoordelijken aan voor deeltaken. | ||
<!--T:3--> | |||
Let erop dat alle afspraken consequent nageleefd worden. | Let erop dat alle afspraken consequent nageleefd worden. | ||
<!--T:4--> | |||
Hieronder vind je een '''overzicht van mogelijke afspraken en verantwoordelijkheden'''die je kan vastleggen om een goede zorg voor je archief en collectie(s) te garanderen. De opsomming is niet exhaustief en eerder inspirerend bedoeld. | Hieronder vind je een '''overzicht van mogelijke afspraken en verantwoordelijkheden'''die je kan vastleggen om een goede zorg voor je archief en collectie(s) te garanderen. De opsomming is niet exhaustief en eerder inspirerend bedoeld. | ||
==Visie== | ==Visie== <!--T:5--> | ||
* Leg duidelijk vast '''waar en hoe''' je het archief en de collectie(s) zal bewaren. | * Leg duidelijk vast '''waar en hoe''' je het archief en de collectie(s) zal bewaren. | ||
* '''Documenteer''' beslissingen, acties en problemen met betrekking tot archief- en collectiezorg zodat (kennis van) acties niet verloren gaan. Bespreek ze met je medewerkers en geef aan waar deze documenten geraadpleegd kunnen worden. | * '''Documenteer''' beslissingen, acties en problemen met betrekking tot archief- en collectiezorg zodat (kennis van) acties niet verloren gaan. Bespreek ze met je medewerkers en geef aan waar deze documenten geraadpleegd kunnen worden. | ||
* Spreek af '''wanneer''' documenten en objecten in de archiefruimte ondergebracht zullen worden. | * Spreek af '''wanneer''' documenten en objecten in de archiefruimte ondergebracht zullen worden. | ||
==Ordenen en beschrijven== | ==Ordenen en beschrijven== <!--T:6--> | ||
* Maak afspraken voor de '''ordening''' van je fysieke en digitale archief. Op die manier weten alle medewerkers waar ze hun documenten moeten klasseren en kan iedereen documenten gemakkelijker terugvinden. | * Maak afspraken voor de '''ordening''' van je fysieke en digitale archief. Op die manier weten alle medewerkers waar ze hun documenten moeten klasseren en kan iedereen documenten gemakkelijker terugvinden. | ||
* Spreek af welke medewerker de '''mappenstructuur''' mag aanpassen en vanaf welk niveau in de digitale structuur medewerkers zelf mappen mogen aanmaken. Leg ook vast op welke manier mappen en bestanden benoemd kunnen worden, zodat dit voor iedereen duidelijk is. | * Spreek af welke medewerker de '''mappenstructuur''' mag aanpassen en vanaf welk niveau in de digitale structuur medewerkers zelf mappen mogen aanmaken. Leg ook vast op welke manier mappen en bestanden benoemd kunnen worden, zodat dit voor iedereen duidelijk is. | ||
* Bepaal welke fysieke documenten en objecten op welke '''plaats''' bewaard worden. Let erop dat dit consequent gebeurt. | * Bepaal welke fysieke documenten en objecten op welke '''plaats''' bewaard worden. Let erop dat dit consequent gebeurt. | ||
==Weggooien & bijhouden== | ==Weggooien & bijhouden== <!--T:7--> | ||
* Leg vast wie '''dubbels en schadelijke materialen''' zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren. | * Leg vast wie '''dubbels en schadelijke materialen''' zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren. | ||
* Stel '''bewaartermijnen''' voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet? Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard? | * Stel '''bewaartermijnen''' voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet? Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard? | ||
* Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide? | * Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide? | ||
==Materieel bewaren== | ==Materieel bewaren== <!--T:8--> | ||
* Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt. | * Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt. | ||
* Maak afspraken rond een (jaarlijkse) '''controle''' van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, vocht, ...). | * Maak afspraken rond een (jaarlijkse) '''controle''' van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, vocht, ...). | ||
| Regel 30: | Regel 34: | ||
* Documenten en/of objecten die dubbel zijn of niet blijvend bewaard moeten worden, kunnen eventueel uitgeleend, weggegeven of verkocht worden. Maak duidelijke afspraken en leg de voorwaarden hiervoor vast. | * Documenten en/of objecten die dubbel zijn of niet blijvend bewaard moeten worden, kunnen eventueel uitgeleend, weggegeven of verkocht worden. Maak duidelijke afspraken en leg de voorwaarden hiervoor vast. | ||
==Digitaal bewaren== | ==Digitaal bewaren== <!--T:9--> | ||
Maak '''duidelijke en eenduidige afspraken''' over: | Maak '''duidelijke en eenduidige afspraken''' over: | ||
* de gebruikte bestandsformaten; | * de gebruikte bestandsformaten; | ||
| Regel 38: | Regel 42: | ||
* het maken van back-ups. | * het maken van back-ups. | ||
<!--T:10--> | |||
Organiseer jaarlijks een (digitale) opruimdag of '''trash day'''. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag voorbereidt en het overzicht houdt over de opruimactie. | Organiseer jaarlijks een (digitale) opruimdag of '''trash day'''. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag voorbereidt en het overzicht houdt over de opruimactie. | ||
==Digitaliseren== | ==Digitaliseren== <!--T:11--> | ||
Maak afspraken over: | Maak afspraken over: | ||
* '''wat''' er wordt gedigitaliseerd; | * '''wat''' er wordt gedigitaliseerd; | ||
| Regel 46: | Regel 51: | ||
* op welke manier de stukken worden '''gemetadateerd'''. | * op welke manier de stukken worden '''gemetadateerd'''. | ||
==Rechten== | ==Rechten== <!--T:12--> | ||
* Maak vanaf het moment van de creatie duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over '''auteursrechten''' in functie van (her)gebruik van archiefmateriaal. Onderzoek of dit in een '''contract''' kan opgenomen worden. | * Maak vanaf het moment van de creatie duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over '''auteursrechten''' in functie van (her)gebruik van archiefmateriaal. Onderzoek of dit in een '''contract''' kan opgenomen worden. | ||
* Documenteer van bij de cratie de '''rechtenstatus en rechthebbenden''' van archiefmateriaal. | * Documenteer van bij de cratie de '''rechtenstatus en rechthebbenden''' van archiefmateriaal. | ||
==Zichtbaar maken== | ==Zichtbaar maken== <!--T:13--> | ||
Maak afspraken over de manier waarop je archief en/of collectie(s) wordt getoond. | Maak afspraken over de manier waarop je archief en/of collectie(s) wordt getoond. | ||
<!--T:14--> | |||
[[Categorie: 1. Visie]] | [[Categorie: 1. Visie]] | ||
[[Categorie:Primaire Tools]] | [[Categorie:Primaire Tools]] | ||
</translate> | </translate> | ||
Versie van 25 mrt 2021 11:08
Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan die nauw bij de organisatie betrokken is. Zorg dat dit een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle (interne én externe) medewerkers, maak duidelijke afspraken en leg verantwoordelijkheden vast. Hoe en met wie je dat doet, hangt af van je werking. Het is belangrijk dat je hierover goed communiceert met alle medewerkers en betrokkenen en dat de afspraken ook duidelijk worden genoteerd.
Stel één eindverantwoordelijke aan voor het archief en de collectie(s). Zo is er een centraal aanspreekpunt en behoudt één persoon het overzicht over de archief- en collectiezorg. Dat betekent niet dat hij/zij alles alleen moet doen. Maak duidelijke afspraken met de collega's en stel aparte verantwoordelijken aan voor deeltaken.
Let erop dat alle afspraken consequent nageleefd worden.
Hieronder vind je een overzicht van mogelijke afspraken en verantwoordelijkhedendie je kan vastleggen om een goede zorg voor je archief en collectie(s) te garanderen. De opsomming is niet exhaustief en eerder inspirerend bedoeld.
Visie
- Leg duidelijk vast waar en hoe je het archief en de collectie(s) zal bewaren.
- Documenteer beslissingen, acties en problemen met betrekking tot archief- en collectiezorg zodat (kennis van) acties niet verloren gaan. Bespreek ze met je medewerkers en geef aan waar deze documenten geraadpleegd kunnen worden.
- Spreek af wanneer documenten en objecten in de archiefruimte ondergebracht zullen worden.
Ordenen en beschrijven
- Maak afspraken voor de ordening van je fysieke en digitale archief. Op die manier weten alle medewerkers waar ze hun documenten moeten klasseren en kan iedereen documenten gemakkelijker terugvinden.
- Spreek af welke medewerker de mappenstructuur mag aanpassen en vanaf welk niveau in de digitale structuur medewerkers zelf mappen mogen aanmaken. Leg ook vast op welke manier mappen en bestanden benoemd kunnen worden, zodat dit voor iedereen duidelijk is.
- Bepaal welke fysieke documenten en objecten op welke plaats bewaard worden. Let erop dat dit consequent gebeurt.
Weggooien & bijhouden
- Leg vast wie dubbels en schadelijke materialen zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren.
- Stel bewaartermijnen voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet? Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard?
- Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide?
Materieel bewaren
- Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt.
- Maak afspraken rond een (jaarlijkse) controle van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, vocht, ...).
- Maak afspraken over de manier waarop archiefstukken voor intern gebruik kunnen geraadpleegd worden.
- Archiefstukken worden in principe niet uitgeleend. Doe je dit toch, stel dan een contract op waarin je de archief- of collectiestukken opsomt en leg vast hoe lang en door wie ze worden ontleend.
- Documenten en/of objecten die dubbel zijn of niet blijvend bewaard moeten worden, kunnen eventueel uitgeleend, weggegeven of verkocht worden. Maak duidelijke afspraken en leg de voorwaarden hiervoor vast.
Digitaal bewaren
Maak duidelijke en eenduidige afspraken over:
- de gebruikte bestandsformaten;
- de opbouw en het gebruik van de mappenstructuur;
- de naamgeving en het versiebeheer van de documenten;
- het bewaren van e-mails;
- het maken van back-ups.
Organiseer jaarlijks een (digitale) opruimdag of trash day. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag voorbereidt en het overzicht houdt over de opruimactie.
Digitaliseren
Maak afspraken over:
- wat er wordt gedigitaliseerd;
- hoe er wordt gedigitaliseerd (intern of extern, technische specificaties, aanleverwijze);
- op welke manier de stukken worden gemetadateerd.
Rechten
- Maak vanaf het moment van de creatie duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over auteursrechten in functie van (her)gebruik van archiefmateriaal. Onderzoek of dit in een contract kan opgenomen worden.
- Documenteer van bij de cratie de rechtenstatus en rechthebbenden van archiefmateriaal.
Zichtbaar maken
Maak afspraken over de manier waarop je archief en/of collectie(s) wordt getoond.