Increase the usability of your archive

Your archive or collection is a valuable asset for your own organisation, but people from outside may also be interested in its content. Granting external access to your archive can greatly enhance its usability and add value.
In this article, you’ll learn:

• How can you ensure that people outside your organisation can also use your archive or collection?
• What should you consider regarding the rights to certain items in your archive or collection?

Taking care of your archive is one thing, but how do you ensure that not just you, but also others can use your archival content?

Discoverable and visible

First and foremost, it’s crucial that people can find your archive and collection. The content needs to be discoverable, and this can be achieved through descriptive data about your archive, but also through the (often digital) visibility of the archival content itself.

There are several places where you might consider making your archive and collections more discoverable to the public. For example:

• een archiefsectie op je website of een aparte archiefwebsite waarop je online archiefmateriaal kan tonen. Bekijk eens hoe DE SINGEL het aanpakte of laat je inspireren door het traject van Theater aan Zee dat vandaag doorloopt op ertazeens.be.
• een algemene beschrijving van je archief bij Archiefpunt, zodat mensen je archief gemakkelijker op het spoor kunnen komen.

When making your archive available online, it’s important to have good metadata. A file that is saved somewhere without context is hard to find and will not give you much visibility. For audiovisual collections preserved by meemoo, metadata is crucial for bringing archival content to the right audience (e.g. within education) or enabling other forms of reuse. The creators of the StageTube pilot project, for instance, encountered a lack of metadata when trying to find suitable archival content for use in a documentary context.

Rechten

Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de rechtenafspraken errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van StageTube.