Affichecollectie Letterenhuis herverpakken met behulp van vrijwilligers

De affichecollectie van het Letterenhuis is met ruim 60.000 stuks één van de grootste verzamelingen in Vlaanderen. Na decennialange bewaring in een op maat ingericht depot is het in september 2023 tijd voor een intens conservatieproject. Alle affiches worden gereinigd en herverpakt, waarna ze verhuizen naar een extern depot. Een gigantische opdracht, die het Letterenhuis mede dankzij de inzet van vrijwilligers tot een goed einde wil brengen.

Probleemstelling

Een conservatieproject van deze orde omvat verschillende stappen die elke individuele affiche doorloopt. Vooral de materiële voorbereiding, registratie en herverpakking van de affiches zijn een tijdrovende maar repetitieve klus. Naast de inspanningen van vaste medewerkers werd in aanloop naar de zomer van 2024 beslist om in deze stappen de hulp van vrijwilligers in te schakelen. Zo werd de vooropgestelde planning van het project gegarandeerd.

Uit te voeren taken

Materiële voorbereiding

Na een eerste visuele conditiecheck, gevolgd door een eventuele schoning, worden de affiches uit het depot overgebracht naar een gespecialiseerd verwerkingsatelier. De affiches werden jarenlang in het depot opgeborgen op speciale afficherekken. De affiches werden aan twee metalen stangen opgehangen met behulp van kartonnen strookjes met twee gaten, bovenaan aan de affiche bevestigd. Aangezien de affiches in liggende berging bewaard zullen worden moeten deze kartonnen strookjes afgesneden worden: een eerste taak waar vrijwilligers voor werden ingezet. Na het afsnijden worden de affiches gesorteerd per doosformaat waarin ze zullen worden herverpakt. Door de affiches per formaat te herverpakken maken we efficiënter gebruik van ruimte.

Registratie, selectie en herverpakking

Na de materiële voorbereiding worden de affiches in een doos of map verpakt, die steeds gekoppeld is aan een uniek doosnummer. Registratoren, waaronder vrijwilligers, koppelen aandachtig het inventarisnummers van de affiche aan de genummerde doos. Op dit punt worden niet enkel foute registraties en beschrijvingen verbeterd, we voeren ook een selectie door. Eventuele dubbels van affiches worden opgespoord, waarna de affiche die in de beste conditie verkeerd bijgehouden. De overige dubbels worden herbestemd, bijvoorbeeld naar partnerinstellingen of gespecialiseerde restauratiebedrijven en opleidingen als studiemateriaal.

Aanwervingsprocedure vrijwilligers

De depotmedewerker van het Letterenhuis, die het afficheproject coördineert, lanceerde in mei 2024 een algemene oproep via de communicatiekanalen. Op basis van de aanmeldingen werden intakegesprekken georganiseerd om te peilen naar de motivatie en achtergrond van de potentiële vrijwilligers.