Dresser une liste d'emplacements (scénario 1)
L'accès à vos archives par l'intermédiaire d'une liste de diffusion est un moyen peu contraignant. C'est le moyen le plus simple d'accéder à vos archives, mais il présente aussi des inconvénients.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'une liste d'emplacements ?
- Quand se servir d'une liste d'emplacements ?
- Comment élaborer une liste d'emplacements ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients d'une liste d'emplacements ?
Dans cet outil, nous décrivons comment créer une liste d'emplacements pour vos archives. Une liste d'emplacement est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser pour cela, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Qu'est-ce qu'une liste d'emplacements ?
Une liste d'emplacements donne un aperçu de tous les emballages des archives (par boîte ou dossier) dans l'ordre dans lequel ils sont physiquement disposés. Pour chaque boîte ou dossier, une brève description indique les éléments contenus dans la boîte et leur emplacement dans la/les zone(s) de conservation. Une liste d'emplacements n'est pas basée sur un classement particulier, mais fournit simplement des descriptions sommaires des boîtes telles qu'elles sont physiquement disposées dans l'étagère. En d'autres termes, elle documente la situation telle qu'elle est.
Avantages :
- La liste d'emplacements est le plus simple et le plus rapide des quatre types d'accès.
- Le classement de la liste correspond à la disposition physique des boîtes.
Inconvénients :
- L'absence de classement du contenu rend souvent difficile la recherche d'éléments spécifiques dans la liste.
- Vous n'obtenez pas un aperçu structuré de vos archives ou collection(s).
- Le contexte des pièces et des objets ne peut pas être déduit de la structure de la liste.
- Les descriptions trop brèves empêchent souvent de savoir de quelles pièces ou de quels objets il s'agit.
- Lorsque des parties des archives ou collection(s) sont déplacées ou réorganisées, la liste n'est plus correcte.
La liste d'emplacements est utilisée de préférence lorsqu'un service d'archives doit être cartographié rapidement et qu'il n'y a pas suffisamment de temps pour élaborer un accès plus détaillé. Les listes d'emplacements sont souvent préparées en vue d'un déménagement ou d'un transfert vers une institution d'archives. Une liste d'emplacements est une bonne aide pour garder une trace de l'emplacement physique de chaque document ou objet, mais l'absence de classement interne signifie qu'elle ne peut pas être utilisée comme un inventaire complet de vos archives ou collections. Une liste d'emplacements est généralement, en l'absence de meilleure méthode, une "solution provisoire". Dans l'attente et en préparation d'un inventaire complet, elle peut toutefois servir d'accès provisoire.
Pour les archives ou les collections de très petite taille, le manque d'ordre interne avec les listes d'emplacements est moins problématique. Si vos archives ne comprennent qu'une vingtaine de boîtes, une liste d'emplacements est souvent plus que suffisante. Pour des archives ou des collections plus importantes, il est préférable d'envisager la mise en place d'un accès plus complet.
Méthode
Étape 1. Attribuez un numéro de série croissant à tous les dossiers et boîtes de vos archives. Inscrivez clairement ce numéro sur les boîtes.
Étape 2. Faites un plan de votre espace de stockage et attribuez un numéro unique à chaque étagère/armoire. Vous pouvez également attribuer un numéro à chaque rayon. Veillez à ce que ces numéros suivent une certaine logique afin de pouvoir les retrouver facilement (par exemple, 24.5 est la cinquième étagère de l'armoire 24).
Étape 3. Notez les éléments suivants sur chaque boîte :
- numéro de boîte (numéro d'inventaire) ;
- forme éditoriale ;
- contenu ;
- date ;
- pour trouver l'emplacement dans votre zone de stockage, utilisez le numéro de l'étagère ou du rayon.
Ce tableau (en néerlandais) explique exactement la signification des éléments ci-dessus. Veillez à ce que les descriptions de la liste soient dans le même ordre que les boîtes de l'étagère.
Tip: je kan Excel of een equivalent programma gebruiken om de beschrijvingen te noteren. Investeren in een duur archiefbeschrijvingsprogramma is helemaal niet nodig. Dit sjabloon voor een plaatsingslijst, opgemaakt in Excel, kan in zijn eenvoud perfect dienen.