Une journée de nettoyage numérique ou trash day
Il est recommandé de régulièrement nettoyer le classement des archives numériques de votre organisation. Un moyen efficace d'y parvenir est d'organiser une journée de nettoyage numérique ou "trash day".
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un trash day ;
- Pourquoi vous devriez organiser un trash day ;
- Comment vous pouvez organiser un trash day.
Qu'est-ce qu'un trash day ?
Un "trash day", ou journée de nettoyage numérique, est une journée au cours de laquelle vous et/ou tous les employés de votre organisation vous occupez exclusivement de rendre le classement des archives numériques ordonné et accessible.
(disponible en néerlandais)
Lors d'une journée de nettoyage numérique, vous pouvez entreprendre ces actions :
- rassembler les documents provenant de différents supports vers un emplacement central ;
- placer les documents à l'emplacement convenu dans votre classement numérique ;
- nettoyer vos archives numériques ;
- supprimer les documents dont le délai légal de conservation a expiré ;
- renommer les documents et dossiers selon les accords conclus ;
- convertir les fichiers en formats de fichiers durables.
Pourquoi organiser un trash day ?
- Vous créez de l'ordre et de l'espace sur votre serveur et/ou vos disques durs et dans le cloud, ce qui facilite la recherche des documents pour vous et les autres.
- En supprimant les documents inutiles, vous n'avez plus qu'à vous concentrer sur l'organisation des documents importants.
- Les documents et les fichiers qui doivent être regroupés le sont.
- En rassemblant les documents dans un emplacement central, vous disposez d'un aperçu des documents. Cela simplifie le stockage et la sauvegarde.
- Les documents conservés dans une structure centrale de dossiers peuvent être retrouvés par tous les employés. Les documents conservés dans un dossier personnel sont introuvables par vos collègues.
- Vous prenez conscience de tous les documents que vous créez.
- Un trash day commun peut donner lieu à une discussion mutuelle sur ce qu'il faut conserver et supprimer et sur la manière de l'organiser concrètement.
Quand organiser un trash day ?
Organisez des journées de nettoyage régulières (une ou deux fois par an). Plus souvent vous le ferez, moins cela vous prendra de temps à long terme. N'attendez pas que le besoin s'en fasse sentir pour ranger et n'achetez pas d'espace de rangement supplémentaire pour éviter de ranger. Vous ne feriez ainsi que repousser le rangement.
Désignez un responsable qui vérifie régulièrement la structure des dossiers. Cette personne peut déterminer si une journée de nettoyage est nécessaire et si la structure et l'organisation des dossiers sont encore adéquates. En fonction des objectifs que vous vous êtes fixés, certaines actions devraient déjà être mises en place.
Quelques exemples : Les fichiers numériques peuvent être conservés à différents endroits et sont donc facilement dispersés : sur un disque dur externe, dans votre boîte de réception, sur une clé USB, sur un CD ou un DVD, ou dans des emplacements virtuels tels que Dropbox et Google Docs, etc.
Au trash day, vous pouvez vous attaquer à la répartition de vos documents et tout rassembler dans une structure de dossiers commune. Si tel est votre objectif pour le trash day, vous avez déjà :
- un emplacement central sur lequel rassembler les documents numériques ;
- identifié et cartographié tous les supports contenant des documents ;
- une structure de dossiers logique (et commune) basée sur le fonctionnement de votre organisation.
Si vous souhaitez renommer vos fichiers et dossiers, vous avez déjà :
- convenu de la manière de nommer les fichiers et dossiers.
Si vous souhaitez supprimer des fichiers inutiles, vous avez déjà :
- un aperçu des délais légaux de conservation ;
- déterminé ce que vous conservez et ce que vous ne conservez pas.
Comment organiser un trash day ?
Préparation
Une bonne préparation garantit la réussite du trash day. Quelques conseils pour correctement l'organiser :
Désigner un responsable pour tout gérer et garder un aperçu.
Convenez d'un jour où tous les employés peuvent être présents et où les activités quotidiennes peuvent être interrompues autant que possible afin que tout le monde puisse se concentrer sur le nettoyage.
Élaborez un plan d'action qui comprend tous les objectifs du trash day. Veillez à ce que les objectifs soient clairs et à ce qu'ils fournissent des lignes directrices concrètes sur la manière de mettre en œuvre le trash day. Déterminez les objectifs sur base de besoins concrets au sein de l'organisation (ex. boîtes de réception qui débordent, erreurs dans le classement d'archives numériques, documents dispersés sur différents supports, etc.). Pour un aperçu des objectifs possibles, voir le haut de cette page. Partagez le plan d'action avec tous les collègues avant le début du trash day.
Identifiez avec vos collègues tous les endroits où les documents numériques sont conservés et que vous devez donc traiter. Pensez aux supports externes (clés USB, CD, DVD, disques durs externes, ordinateurs personnels, etc.), à votre espace disque personnel (bureau et disque dur de l'ordinateur) et aux emplacements virtuels (programmes de mails, Google Docs, Dropbox, etc.). Dressez une liste de tous les dossiers du classement d'archives et de tous les supports numériques, et demandez à vos collègues d'indiquer les dossiers dont ils sont responsables. Avec un simple outil (Windows) vous pouvez copier et exporter votre structure de dossiers dans un fichier Excel. Dans ce fichier, tous les employés peuvent inscrire leur nom à côté des dossiers dont ils sont responsables.
Faites un(e) back-up (copie de sécurité) de vos archives numériques, afin que rien ne soit perdu lors du déplacement, de la suppression ou du changement de nom des documents. Planifiez la sauvegarde la veille du trash day.
Gestion du trash day
Commencez chaque trash day par un briefing, afin que tous les collègues sachent exactement ce qu'ils doivent faire. Utilisez le plan d'action comme guide. Demandez à chaque employé de commencer par les dossiers et les documents dont ils sont responsables. Ensuite, les dossiers qui n'ont pas de responsable peuvent être abordés ou les collègues responsables de nombreux dossiers peuvent être aidés.
Une fois que le plan d'action est clairement défini, tout le monde sait en principe ce qu'il doit faire. Prévoyez un point d'information tout au long de la journée pour répondre aux questions ou, si aucune réponse n'est disponible immédiatement, regroupez-les pour les résoudre plus tard.
À la fin de la journée
Une évaluation suit le trash day et toutes les actions et tâches effectuées sont documentées :
Zit samen met alle medewerkers en evalueer hoe iedereen de trash day ervaren heeft en waar eventueel knelpunten waren;
Maak een nieuw plan van aanpak indien niet alle taken uitgevoerd werden;
Controleer de mappenstructuur en bekijk wat de resultaten zijn;
Bewaar de back-up die gemaakt werd in functie van deze opruimdag zodat verwijderde bestanden teruggeplaatst kunnen worden indien nodig;
Documenteer alle uitgevoerde acties en hun resultaten zodat er een overzicht is van alle acties, de knelpunten, eventuele oplossingen en documenten die verwijderd werden tijdens de trash day;
Autrices : Nastasia Vanderperren (meemoo) et Eline De Lepeleire (Letterenhuis)