Améliorer l'utilisation de vos archives

Vos archives sont d'une grande utilité pour le fonctionnement de votre propre organisation, mais des personnes extérieures à votre organisation peuvent également être intéressées par le contenu de vos archives ou collections. En permettant à des personnes extérieures d'accéder à vos archives, vous pouvez en accroître considérablement l'utilité et la valeur ajoutée.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment s'assurer que des personnes extérieures à votre organisation peuvent également utiliser vos archives ou collections ?
• Que prendre en compte en ce qui concerne les droits sur certains éléments de vos archives ou collections ?

Prendre soin de ses archives est une chose, mais comment s'assurer que non seulement soi-même, mais aussi d'autres personnes peuvent utiliser ses documents d'archives ?

Trouvables et visibles

En premier lieu, il est important que les gens puissent retrouver vos archives et collections. Le matériel doit donc être trouvable. Cela peut se faire par le biais de données descriptives sur vos archives, mais aussi par la visibilité (souvent numérique) de votre matériel d'archives lui-même.

Il existe un certain nombre d'endroits où vous pouvez envisager de rendre vos archives et collections plus accessibles au monde extérieur. Prenons un exemple :

• een archiefsectie op je website of een aparte archiefwebsite waarop je online archiefmateriaal kan tonen. Bekijk eens hoe DE SINGEL het aanpakte of laat je inspireren door het traject van Theater aan Zee dat vandaag doorloopt op ertazeens.be.
• een algemene beschrijving van je archief bij Archiefpunt, zodat mensen je archief gemakkelijker op het spoor kunnen komen.

Als je archief online ontsluit, zijn goede metadata van belang. Een bestand dat zonder context ergens staat, is immers moeilijk terug te vinden en zal je weinig zichtbaarheid opleveren. Voor audiovisuele collecties die bij meemoo bewaard worden zijn metadata bijvoorbeeld cruciaal om archiefmateriaal bij een gepaste doelgroep te brengen (bv. binnen onderwijs) of om andere vormen van hergebruik mogelijk te maken. De makers van de pilot StageTube botsten bijvoorbeeld op het gebrek aan metadata om het geschikte archiefmateriaal te vinden voor gebruik in een documentaire context.

Rechten

Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de rechtenafspraken errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van StageTube.