Dealing with rights in the TRANSIT collection

The fifteenth edition of the TRANSIT Festival for New Music took place in Leuven in 2014. There are numerous scores, recordings, programmes, etc. that document this festival, but many of the scores have not been published, and lots of the recordings are unique. MATRIX wanted to draw attention to this unique collection and make it available online with the New Music in Leuven project. But all the rights and permissions first had to be cleared and granted before any of the music and scores could be posted online. This report explains how the project was initiated and how the rights and permissions were arranged.

This project was made possible thanks to support from City of Leuven (Cultural Heritage Department) and the Flanders Festival Vlaams-Brabant, and is produced in collaboration with Resonant – Centre for Flemish Musical Heritage, and PACKED – Centre of Expertise in Digital Heritage (in the context of TRACKS).

Status

• project request (January 2014 & 2015)
• project planning (May–October 2014, May–December 2015)
• contact composers and rights holders (2014, 2015, 2016)
• develop website (summer 2014, summer 2015, final adjustments 2016 after several months of user testing)
• identify and contact amateurs (performers) (2nd half of 2015)

Issue

MATRIX and TRANSIT have been collaborating closely on arts projects since 2003: TRANSIT commissions MATRIX to realise new productions with amateur musicians. Every year since 2004, a new composition has been specially written for an occasional ensemble of amateur musicians (children, young people and/or adults) from Leuven and the surrounding areas.

The first phase of the New Music in Leuven project focused on these educational scores. They are all ‘unusual’ scores, which can often only be performed again with help from a recording, performance directions and a word of explanation from the composer. Some scores don’t even consist of notes, but rather of prints, texts or colourful diagrams on transparent plastic sheets, or were possibly even conceived as a board game.

MATRIX therefore aims to keep this unique music alive by:

• making repeat performances possible (all documentation needs to be available);
• collecting and preserving documentation to make it available to a diverse audience, from novices to professionals.

Er werd besloten alle informatie te documenteren en te ontsluiten aan de hand van een eigentijdse website, waardoor deze ook gemakkelijk beschikbaar wordt voor muzikanten en academies. Vooraleer het ontsluiten van deze documenten mogelijk is, moesten eerst alle componisten gecontacteerd worden in verband met het online plaatsen van de partituren en het opnieuw uitvoerbaar maken van de muziek. Vele organisaties en muzikanten zijn echter nog niet goed op de hoogte van de verschillende soorten rechten en hoe dit klaren in zijn werk kan gaan. Bovendien moest er in de nieuwe contracten met de componisten van de toekomstige edities een nieuw luikje worden opgenomen zodat deze rechten reeds vastgelegd zijn en dus niet meer achteraf moeten geklaard worden.

Methode

Verzamelen materiaal

Uit de jaarlijkse toonmomenten op TRANSIT werd in de loop der jaren verschillende soorten materiaal verzameld:

• foto’s;
• partituren (digitaal en op papier);
• geluidsfragmenten;
• videomateriaal;
• programmaboekjes;
• electronics;
• ...

In een eerste fase werd nagedacht over welke informatie precies nodig was voor een heruitvoering. Partituren en eventueel partijen zijn daarbij onontbeerlijk. Nieuwe muziek kan echter niet altijd in een eenvoudige leesbare partituur worden gegoten om verschillende redenen:

• de muziek werd organisch gecreëerd tijdens verschillende repetitiesessies (en niet genoteerd);
• er wordt gebruik gemaakt van (live) electronics;
• er wordt gewerkt met beeldmateriaal;
• er wordt gewerkt met improvisatie;
• er wordt gebruik gemaakt van grafische notatie;
• er is nood aan technisch materiaal (versterkers, mengtafels, micro’s, pedalen, enz.).

In nieuwe muziek wordt daarom vaak gewerkt met technische fiches en uitvoeringsinstructies. In deze instructies legt de componist uit hoe er gewerkt moet worden met het muzikale materiaal. In een technische fiche wordt opgelijst welk technisch materiaal nodig is om de compositie uit te voeren. In het concrete geval van de educatieve partituren was deze extra informatie vaak niet voorhanden, wat een heruitvoering behoorlijk in de weg staat. In sommige composities uit deze collectie krijgen de uitvoerders veel muzikale vrijheid, waardoor elke uitvoering anders zal klinken. Toch geeft ook een luisterfragment veel informatie over de compositie en kan dit zeer handig zijn in combinatie met een partituur. De documentaire waarde van deze collectie vertaalde zich vooral in foto- en videomateriaal, partituren, luisterfragmenten en teksten uit programmaboekjes. Om al deze informatie te ontsluiten naar het publiek, was het nodig alle informatie te bundelen in de correcte bestandsformaten voor het online toegankelijk maken. Hiervoor werd zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de standaarden op CEST. Voor multimedia was dit mp3, voor tekstformaten pdf en voor beeldformaten png. Het gaat hier om raadplegingsbestanden, waarvan de grootte en kwaliteit lager ligt dan bij een archiveringsbestand. Voor videofragmenten werd gewerkt met ‘embedded media’ zoals YouTube aangezien dit ruimte spaart in de eigen database en zeer eenvoudig werkt.

Het materiaal zelf werd door verschillende personen verzameld op een dropbox-account zodat de informatie gemakkelijk gedeeld kon worden. Het is de bedoeling dat dit materiaal steeds kan aangevuld worden. De Dropbox-account werd gebruikt als een tijdelijke oplossingen tijdens het werkproces om snel materiaal met verschillende partners te kunnen delen.

Moeilijkheden

Aangezien niet alle componisten even gemakkelijk bereikt konden worden en niet altijd meteen tijd konden uitrekken voor bijvoorbeeld het reviseren van hun partituur en/of speelaanwijzingen, kon deze opdracht pas veel later dan voorzien afgerond worden. Het project liep daarom dus enige vertraging op.

Rechten

Soorten rechten

Een zeer belangrijke fase was het klaren van de rechten. Het is de bedoeling om alle voorhanden informatie te kunnen ontsluiten naar het publiek toe. Veel van die informatie wou men ook downloadbaar maken zodat de bezoeker er zelf mee aan de slag kan. Hiervoor moest worden nagegaan welke soorten rechten er zich konden bevinden op het materiaal dat online zou geplaatst worden. Voor de website waren dit auteursrechten, naburige rechten, portretrecht en softwarewet (zie hiervoor ook de tool Soorten rechten). Het auteursrecht beschermt in dit geval de componist van een partituur en/of geluidsfragment, maar bijvoorbeeld ook de fotograaf waarvan foto’s worden getoond. De uitvoerders van het werk dienen akkoord te gaan met portretrechten op foto’s en naburige rechten van geluidsopnames. De softwarewet is van toepassing op de maker van softwareprogramma’s (bv. voor het gebruik van electronics tijdens de voorstelling).

Klaren van rechten

In de contracten van het Festival van Vlaanderen met de componisten was geen artikel opgenomen over het bewaren en ontsluiting van het partituur en het opnieuw uitvoeren daarvan door anderen. Hierdoor moesten de rechten dus retroactief geklaard worden. In de toekomst zal wel een paragraaf opgenomen worden zodat het nieuw gecreëerde materiaal meteen via de website ontsloten kan worden.

In een eerste fase werden alle componisten gecontacteerd van wie een ‘educatieve partituur’ zou verschijnen op de website. Hen werd gevraagd of ze akkoord gingen met het ontsluiten van al het verzamelde materiaal op de website. Het merendeel van de gecontacteerde componisten reageerde positief. Slechts twee componisten namen een afwachtende positie in. Zij wilden eerst zien hoe en in welke vorm het materiaal online zou verschijnen. Na de toezegging per mail te hebben ontvangen, wordt dit later nog omgezet in een schriftelijk contract.

Aangezien men ook verschillende informatie op de website downloadbaar maakt, diende hiervoor ook een overeenkomst opgezet te worden met de componisten. Er werd besloten via de Creative Commons License (zie ook Creative Commons-licentie als een oplossing voor de rechtenproblematiek) te werken: Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International (CC BY-NC-SA 4.0). Dat wil zeggen dat je vrij bent om:

• het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
• het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken

De licentiegever kan deze toestemming niet intrekken zolang aan de licentievoorwaarden voldaan wordt. Die zijn in het geval van deze licentie:

• Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
• Niet Commercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.
• Gelijk Delen — Als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd, moet je het veranderde materiaal verspreiden onder dezelfde licentie als het originele werk.

Het icoontje van deze Creative Commons-licentie wordt bij de composities op de website geplaatst. Men kijkt momenteel na of het mogelijk is om de licentie tevens in de ingebedde metadata van de downloadbare bestanden te verwerken.

Indien sommige componisten hier niet mee akkoord zouden gaan, kan gezocht worden naar een andere overeenkomst. Hoewel dit tot nog toe niet het geval was, had men al enkele oplossingen hiervoor in gedachten: publiceren met een watermerk, enkel de eerste pagina’s ‘downloadbaar’ maken, enz.

In een tweede stap wil MATRIX alle uitvoerders, fotografen e.a. personen aanspreken om hun akkoord te vragen i.v.m. portret-, auteurs- en naburige rechten. Dit is een intensief werk aangezien niet alle contactinformatie even gemakkelijk is terug te vinden. Vele uitvoerders die toen nog een kind waren, zijn ondertussen ook volwassen, wat het moeilijker maakt om hen te identificeren en te contacteren. De contactgegevens zijn tevens niet altijd bewaard gebleven of zijn verouderd. Dit vormt een blijvend aandachtspunt gedurende de komende weken en maanden. In afwachting werd een risico-analyse gedaan en werd het meeste materiaal wel al online geplaatst. Enkel met de audio wil men eerst op de schriftelijk toestemming wachten.

Website

De website wil verschillende doelgroepen bereiken. Enerzijds wil men het veld van muziekliefhebbers aanspreken met een goed gedocumenteerde website over een belangrijk Vlaams hedendaags muziekfestival. Anderzijds wil men ook de muziekacademies bereiken met kant-en-klaar, bruikbaar materiaal dat het uitvoeren van hedendaagse muziek voor amateurmusici mogelijk maakt. De website moest dus uitnodigen tot ontdekken en tegelijk ook praktisch zijn in gebruik voor wie gericht naar informatie zoekt. Samen met de webontwerper werd gekozen voor een visueel aantrekkelijke website met foto’s die uitnodigen tot ontdekking. Daarnaast werd bij elke compositie een uitgebreid ‘media-luik’ aangemaakt met alle benodigdheden: er kan snel gezien worden welke bezetting nodig is, hoelang het werk duurt en welk technisch materiaal vereist wordt. De informatie is ook allemaal te downloaden en af te printen. Een belangrijk onderdeel van het webdesign is de gebruiksvriendelijkheid van de ‘backstage’.

Resultaten

• Niettegenstaande het vastleggen van rechten een belangrijke actie is, zijn nog steeds weinig componisten en muzikanten hiermee vertrouwd. Voor hun werkte de contactopname sensibiliserend. Sommige componisten kregen hierdoor ook aandacht voor de manier waarop zij werk ter beschikking stelden op bijvoorbeeld hun eigen website.
• Ook het zoeken, contacteren en opvolgen van de rechthebbenden was tijdrovend. Hiervoor kan beter een plan van aanpak opgesteld worden dat gevolgd dient te worden.

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)