A knowledge securement project at Netwerk

By tapping into Artistic Director Paul Lagring’s memory, Netwerk checked whether any essential information was missing from its archive. Interviews were conducted, and the conclusions drawn from them were used to work out how to record this information in future. This practical example outlines how to tackle an oral history project, and how to enrich your archive with oral sources.

Status

• Definition of subject: January 2014 – March 2014
• Recruitment of a volunteer: February 2014
• Test case: March – April 2014
• Evaluation of first interview: May 2014
• Preparation for interviews – archive visit: May – June 2014
• Conducting interviews: June 2014
• Writing up interviews: July – September 2014
• Comparison of interviews with archive: September 2014
• Recommendations: September 2014
• Transfer of documents and files: October 2014

Issue

In two years’ time, Artistic Director Paul Lagring will be retiring. He has been involved with the art centre since 1983, and he began to organise exhibitions in 1987. Within Netwerk, the fear is that a great deal of knowledge about the organisation’s history will disappear when Paul Lagring retires. The quality of Netwerk’s archive was checked by tapping into his memory. What information is missing for a complete understanding of the files? What knowledge and insight will continue to exist without the staff? Do we understand what has taken place in Netwerk’s history without the memory of the staff? The aim of this pilot project is to identify both the missing information, and a (simple) way of recording it.

Method

1. Determining the method

2. Recruitment of a volunteer

3. Interviews

1. Test case
2. Choice of exhibitions
3. Drafting a list of questions
4. Conducting interviews
5. Making interviews accessible

4. Analysis and recommendations

1. Analysis of archive documents
2. Recommendations

5. Transfer of files to Netwerk

6. Evaluation of knowledge securement

Determining the method

In the beginning, the challenge was to find an effective way of tapping into memory. The decision was made to interview Paul Lagring about four exhibitions from four different periods in Netwerk’s history. An exhibition is a clearly demarcated unit, which makes it easier to draft an interview plan and to carry out archive searches. On the basis of these interviews, an analysis can be made as to whether the archive contains sufficient information to fully understand an exhibition from Netwerk’s perspective.

The exhibitions chosen were one from Netwerk’s early period, one from after the internal changes, one from after the move, and one that is planned for the future. At a later date, the interviews can be used as the starting point for research into the meaning of the exhibitions, in terms of the history of Netwerk, Aalst and the Belgian arts scene.

Recruitment of a volunteer

BAM recruited a volunteer for this project. The volunteer’s task was to draw up the list of questions for the interviews in collaboration with PACKED vzw, to conduct the interviews and to write them up. The volunteer was chosen on the basis of her interest in the project and her knowledge of the arts world.

Interviews

Test case

The first interview was a general interview about Paul Lagring’s career and the history of Netwerk. This was a test to check whether the composition of the list of questions was effective and whether there was a good rapport between the interviewer and the interviewee. The list of questions drawn up by CVAa was chosen as a model. You can see the list of questions that was drawn up here (only in Dutch).

After this interview, a meeting was held to discuss the whole project. The following findings emerged from it:

• The composition of the list of questions is effective. The questions are good and logical.
• The interviewer is not familiar with Netwerk’s past. This is good because it leads to some interesting questions being asked.
• Paul Lagring identified that he needed to prepare more effectively for the interviews. This time, he had the feeling that he was making too many mental leaps.

Choice of exhibitions

After the evaluation, the first interviews were able to start. Paul himself chose the exhibitions about which he would be interviewed. He opted for exhibitions that were important to him in Netwerk’s history:

These exhibitions were:

• Werner Cuvelier – A(rt)ssenede S.P.’L’ (1990): This is when the tradition of selling a multiple - a work produced in a limited edition - began at Netwerk. Werner Cuvelier and his exhibition meant a great deal to Paul Lagring at both an emotional and a professional level.
• Katleen Vermeir – Ambulante Architectuur (1999): In this project, the entire history of Netwerk came together. Paul has always pursued equality between men and women and this is why it was important to him that a female artist should be part of the mix.
• Lorenzo Benedetti – Cabinet of Imagination (2008): Based on this exhibition, it was possible to explain the strategy of staging group exhibitions in order to attract more international artists to Netwerk and to create greater international support. The passion that Lorenzo Beneditti is able to convey and the major evolution that he went through as a curator and director are also important to Paul.
• Frank&Robbert/Robbert&Frank – A Bit Beyond PINGPONG / Gerard Herman – Kalisj (2014): It was agreed to conduct an interview about a future exhibition, and these were the next exhibitions due to be staged. It was interesting to discuss these exhibitions because they are derived from a European project that was unable to go ahead.

Drafting questions

In order to ask the right questions, it is important that the interviewer be well prepared. The volunteer was provided with a bundle of reading material by Netwerk, which enabled her to familiarise herself with the arts centre’s operations. Netwerk’s website, which outlines the organisation’s vision, was also consulted. It also has an archive and documentation section featuring all past projects and events, (introductory) texts and profiles of artists whose work has been exhibited.

In addition, the interviews were preceded by a preparatory visit to the archive. Netwerk keeps a file on each exhibition it stages. The archive from 2005 onwards is still at Netwerk. A list of questions could be drawn up based on the information that was available, and on that which was missing. One general conclusion was that there is little or no information available on how exhibitions came about. Press material and administrative documents (e.g. insurance) were available in the archive.

Alle interviews kregen min of meer dezelfde structuur. Er werd eerst een lijst van thema’s of onderwerpen opgesteld die in elk interview aan bod zouden komen. Voor ieder thema werden dan een resem vragen bedacht. Zie hier het modeldocument. De structuur was als volgt:

• De periode 1990/1999/2008/2014: In dit deel werd gezocht naar de algemene context waarin de tentoonstelling plaatsvond: thema’s waren o.a. functie van Paul Lagring, kunstenscène in België en Aalst, het klimaat in Netwerk, etc.
• Tentoonstelling: Dit gaat dieper in op de tentoonstelling, zoals de aanleiding, de positie van de kunstenaar in België en internationaal, de keuze voor de kunstenaar, de opbouw van de tentoonstelling, beschrijving van de tentoonstelling,…
• Kunstenaar: Paul Lagring beantwoordt vragen over zijn samenwerking en contact met de kunstenaar.
• Publiek en pers: Hoe werd de tentoonstelling ontvangen? Was er interesse vanuit de pers?
• Archief: Hoe en waarom werd de tentoonstelling gearchiveerd en gedocumenteerd? Wat is het belang van archiveren?

Interviews afnemen

Bij ieder interview werd de vragenlijst een paar dagen voordien naar Paul Lagring gestuurd. Zo kon hij zich voorbereiden en zijn gedachten ordenen. Voor de start van ieder interview werden de vragen nog eens overlopen en werd aan Paul gevraagd of alle vragen duidelijk waren. Daarna kon het interview starten.

De vragenlijst was niet directief. Er kon van de vragen afgeweken worden om dieper in te gaan op bepaalde elementen die voor Paul belangrijk waren of die zaken in een ander daglicht plaatsen (Bv. voor de tentoonstelling van Werner Cuvelier was er een zaaltekst. In 1990 was dit speciaal). Uit faits divers kunnen immers bepaalde (belangrijke) beslissingen voortkomen. Het voornaamste was dat alle thema’s aan bod kwamen; de vragenlijst werd voornamelijk gebruikt als leidraad. Het interview moest een gesprek zijn, geen verhoor. Dit stelt de geïnterviewde ook meer op zijn gemak.

Interviews ontsluiten

De interviews werden opgenomen met digitale opnametoestellen. Na afloop van het project werden deze geluidsbestanden overgedragen aan Netwerk om het in hun digitaal archief te bewaren.

Alle interviews werden uitgeschreven:

• Transcriptie: Oorspronkelijk was het de bedoeling om de interviews beknopt uit te schrijven, maar na een evaluatie van het eerste uitgeschreven interview bleek dat nuances zo verdwenen en subjectiviteit in de hand gewerkt werd. Het geeft de mogelijkheid om elementen te beklemtonen die de interviewer belangrijk vindt. De uitgeschreven tekst zou een objectieve weergave van het gesprek moeten zijn.
• Bandinhoudsfiche: Voor ieder interview werd een bandinhoudsfiche opgesteld. Dit is een lijst waarin alle onderwerpen die aan bod komen, opgesomd worden en voorzien worden van een tijdsaanduiding. Het maakt het eenvoudiger om gericht te zoeken in het geluidsbestand. Op de website van FARO vind je een modeldocument.
• Registratie van interviews: Voor ontsluiting en hergebruik van de interviews is het belangrijk dat de contextuele informatie gestructureerd vastgelegd wordt en dat de relatie tussen het geluidsbestanden en randdocumenten gedocumeteerd is. Voor de registratie werd het beschrijvingsmodel gebruikt dat PACKED vzw opgesteld heeft: Datamodel Mondelinge Bronnen.

Analyse en aanbevelingen

Nadat interviews afgenomen en uitgeschreven werden, werd het archief een tweede keer geraadpleegd om te kijken welke informatie ontbrak in het archief. De verschillende dossiers met betrekking tot de tentoonstellingen werden nog eens doorgenomen en ook ruimer in het archief (o.a. in briefwisseling, subsidiedossiers en persmappen van Netwerk Galerij) werd er gezocht naar sporen van de verschillende tentoonstellingen.

Paul Lagring hield in het verleden van alle tentoonstellingen ieder document, kattenbelletje,… bij vanuit het respect dat hij had voor de kunstenaar. Dat is een belangrijke stap om de geschiedenis en kennis te bewaren. Uit de interviews bleek echter dat er met kunstenaars veel mondeling of telefonisch afgesproken werd, of dat door toevalligheden tentoonstellingen bepaalde wendingen namen. Dit werd niet vastgelegd in het archief. Met enkele kleine ingrepen kan de toegankelijkheid van het archief vergroot worden en essentiële informatie geregistreerd worden.

Lees in dit document de analyse van het archief en onze praktische aanbevelingen.

Overdracht bestanden aan Netwerk

Na afloop van het project werden alle bestanden overgedragen aan Netwerk. Dit zijn:

• geluidsbestanden van interviews;
• transcripties;
• bandinhoudsfiches;
• registratieformulier.

De bestanden werden in een duurzaam bestandsformaat overgedragen aan Netwerk. Duurzame bestandsformaten vergroten de kans dat ze in de toekomst geopend kunnen worden en vereenvoudigen de uitwisselbaarheid. Het zijn gestandaardiseerde, open, wijdverspreide en breed ondersteunde bestandsformaten. De bestanden werden in volgende formaten overgedragen:

• geluidsbestanden in WAV-formaat met PCM-codec: PCM is de codering die gebruikt wordt voor ongecomprimeerde audiobestanden en is de standaardopslagvorm van digitaal geluid in verschillende bestandsvormen op computer en cd. PCM wordt in windowsomgevingen meestal opgeslagen als een WAV-formaat. WAV is een breed ondersteund en ongecomprimeerd audioformaat dat ontwikkeld werd door IBM.
• tekstbestanden in PDF/A. PDF/A is een versie van PDF met een aantal beperkingen die PDF voor langdurige bewaring bruikbaar maken.

Voor Netwerk kunnen de bestanden de basis vormen voor een verder project rond de geschiedenis van het kunstencentrum.

Evaluatie kennisborging

Voor dit project, dat beperkt in tijd was, werd ervoor gekozen om Paul Lagring te interviewen over een afgebakend onderwerp, nl. tentoonstellingen in Netwerk. Dit gaf niet enkel het voordeel dat opzoekingen in het archief eenvoudiger zijn, maar het was zo ook mogelijk om meer diepgaand te werken; voor Paul was het dan weer eenvoudiger om zich voor te bereiden. De vragen bleven niet beperkt tot de tentoonstelling. Ze waren een handige insteek om te peilen naar de kunstenscène in Aalst en België, naar het klimaat in Netwerk en de relatie met de Stad Aalst en naar de invloeden en bezigheden van Paul op dat moment.

Door te kiezen voor interviews uit vier verschillende periodes in Netwerk, kunnen bovendien de verschillende periodes met elkaar vergeleken worden. Het is interessant om op deze manier bepaalde tendensen vast te stellen in Pauls manier van werken. Zonder dat hij er zelf bij stil stond, bleek hij een zwak te hebben voor kunstenaars die kunst en architectuur vermengen, die professioneel werken en zich volledig geven voor hun werk. Hij bleek ook veel belang te hechten aan goede communicatie en vertrouwen geven aan mensen.

Resultaten

Wat werd er bereikt?

• Er werden vijf interviews afgenomen en ontsloten. Deze interviews kunnen de basis vormen voor verder onderzoek rond de geschiedenis van Netwerk. De opgestelde vragenlijsten bieden een model voor nieuwe interviews over tentoonstellingen.
• De archiefdossiers van drie tentoonstellingen van Netwerk werden door een buitenstaander geëvalueerd en gecontroleerd op onduidelijkheden en ontbrekende informatie. De vaststellingen werden besproken met Netwerk. Er werden aanbevelingen geformuleerd om de toegankelijkheid van het archief te vergroten en essentiële informatie vast te leggen. Netwerk vond de aanbevelingen bruikbaar en volgt ze in de toekomst op.
• De interviews hadden als gevolg dat Paul zich opnieuw zaken begon te herinneren. Hij ontdekte daarbij dat bepaalde elementen uit de geschiedenis van Netwerk nergens op de website vermeld worden.
• Door te reflecteren zag Paul een duidelijke lijn in zijn evolutie en zoektocht. Ook kwamen conflicten uit het verleden, die een rol gespeeld hebben in de ontwikkeling van Netwerk, terug naar boven. Hij vindt het daarom interessant om dit project verder te zetten en met de stichters te praten over het begin van Netwerk.

Wat werd er tijdens dit project ondervonden?

• Zorg dat je goed voorbereid bent bij aanvang van het interview. Het is belangrijk dat je het onderwerp en het bredere veld waarover je interviewt goed kent. Dit maakt het eenvoudiger om de vragenlijst op te stellen en tijdens de interviews bijvragen te stellen. Aan de andere kant is het ook interessant om een buitenstaander het interview te laten afnemen omdat hij/zij met een frisse blik naar de organisatie kan kijken.
• Maak een interview niet te lang. Uit het traject bleek dat een interview beter niet langer dan 2u duurt. Na een uur werd er ook altijd kort gepauzeerd.
• Vergeet, als je met een digitaal opnametoestel werkt, niet op voorhand te controleren of er voldoende plaats is op de geheugenkaart en of de batterijen opgeladen zijn.
• Interviews uitschrijven en bandinhoudsfiches opstellen vraagt meer tijd dan je op voorhand verwacht. Mensen hebben de neiging om tijdens het praten veel zaken te herhalen of lange zinnen te gebruiken. Het neemt tijd in beslag om hier een mooie en vlot leesbare tekst van te maken.
• Het blijkt dat bij het uitschrijven van de interviews bepaalde nuances uit non-verbale communicatie verloren gaan waardoor de geïnterviewde in de transcriptietekst soms boos of kortaf lijkt. Het kan een oplossing zijn om die non-verbale communicatie tussen haakjes te vermelden, zoals (lacht), of om videoregistraties i.p.v. audioregistraties te maken.

De publicatie Leren luisteren: Een handleiding voor mondelinge ‘geschiedenis van alledag’ van CAG en CO7 bevat veel praktische informatie over de uitwerking van een mondelinge geschiedenisproject.