Surmonter les obstacles
Plusieurs obstacles peuvent empêcher votre organisation de mettre en place une bonne conservation des archives ou des collections.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Quels sont les obstacles à une bonne conservation des archives ou des collections ?
- Comment faire face à un manque d'argent ?
- Comment faire face à un manque d'espace ?
- Comment faire face à un manque de temps ?
- Comment faire face à un manque d'expertise ?
Vous êtes peut-être très enthousiaste à l'idée de conserver vos archives et vos collections, mais un certain nombre d'obstacles vous empêchent de vous lancer réellement. Les principales pierres d'achoppement sont le manque d'argent, d'espace, de temps et d'expertise (en matière de conservation des archives et des collections).
Ne vous y trompez pas : toutes les solutions proposées ici requièrent beaucoup d'efforts. C'est pourquoi, lorsque vous travaillez pour une organisation, il est préférable de vous assurer que l'ensemble de l'équipe vous soutient dans cette entreprise.
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Le manque d'argent=
Ce n'est que dans une institution d'archives que la conservation des archives est une priorité absolue. Il est compréhensible que d'autres organisations ne disposent pas de beaucoup d'argent pour conserver des archives et des collections. Voici quelques conseils pour libérer ou obtenir de l'argent pour financer un projet d'archivage.
Subventionné structurellement
Les organismes qui bénéficient d'une subvention structurelle en vertu du Décret sur les arts doivent remplir la condition de subvention dénommée "conserver ses propres archives". Dans ce cas, il est préférable de réserver un petit montant de votre budget annuel pour cela. Même les organismes qui ne sont pas couverts par le Décret sur les arts devraient tenir compte des frais d'archives et de collection lors de la préparation de leur budget annuel.
Fonds supplémentaires (subventions)
Pour les projets d'archives et de patrimoine plus importants qui ne relèvent pas de la conservation de base, des fonds supplémentaires (subventions) peuvent s'avérer intéressants. Par exemple, pour une publication ou une exposition basée sur vos archives et/ou votre collection. Les liens ci-dessous vous permettront d'obtenir plus d'informations sur la recherche de fonds supplémentaires.
- Sur le site Internet du Departement Cultuur, Jeugd en Media (département flamand de la culture, de la jeunesse et des médias), vous trouverez (en néerlandais et en anglais) toutes les informations sur les subventions du gouvernement flamand : subsidiewijzer.
- FARO, le centre flamand de soutien pour le patrimoine culturel, publie sur son site Internet un aperçu (en néerlandais) des sources de financement publiques et privées [1]. Vous y trouverez également (en néerlandais) des liens vers diverses méthodes alternatives de collecte de fonds, telles que le crowdfunding.
- Plusieurs organisations du secteur du patrimoine culturel peuvent vous guider dans la préparation d'une demande de projet. Vous trouverez un aperçu (en néerlandais et en anglais) de ces organisations sur le site [2].
- Vos propres archives et/ou collections peuvent également permettre de collecter des fonds. Il vous reste peut-être plusieurs exemplaires de programmes, d'affiches ou d'autre matériel promotionnel ? Mettez-les en vente sur votre site Internet et indiquez ce que vous souhaitez réaliser avec l'argent supplémentaire. Veillez à ce que deux exemplaires de chaque pièce soient toujours conservés dans les archives.
- Outre la recherche de fonds supplémentaires, vous pouvez réduire certains coûts en collaborant avec d'autres organisations, par exemple pour l'achat d'un serveur, d'un système de back-up, la location d'un espace de stockage, etc.
Le manque de place
Des pièces d'archives et/ou de collections de valeur sont parfois jetées à cause d'un manque de place.
- Une solution possible consiste à louer un hangar ou un garage pour cette collection. Une petite partie du coût de cette location peut être récupérée en réutilisant, recyclant ou louant ces objets. Assurez-vous d'avoir une bonne cartographie de vos archives et collection(s) (overzicht, disponible en néerlandais et en anglais). Lorsque vous louez des pièces, établissez un contrat.
- Vous pouvez également gagner de la place en mettant de l'ordre dans vos archives et votre collection op te ruimen (classer vos archives) (disponible en néerlandais et en anglais). Vous éliminerez ainsi, entre autres, les doublons, les brouillons et les matériaux nocifs (tels que les chemises en plastique et les agrafes).
- Waardeer en selecteer (détermination de la valeur) (disponible en anglais et en français). Vérifiez quels documents et objets vous devez et/ou voulez conserver, et pour combien de temps. Vous pouvez jeter ce qui, légalement, ne doit pas être conservé, et ce qui ne vous est plus utile.
- Vérifiez si certaines parties de vos archives peuvent être transférées à un dépositaire professionnel. Pour plus d'informations, voir Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s) (un nouvel entrepôt pour vos archives et collection(s)) (disponible en néerlandais et en anglais).
Qu'est-ce qui peut faire l'objet d'un transfert ?
- Les documents et objets qui sont encore rarement consultés dans le cadre de vos activités (ce que l'on appelle les "archives statiques").
- Les archives et les collections d'autres organisations (par exemple, les prédécesseurs légaux) et/ou de particuliers, que vous possédez.
Gebrek aan tijd
Denk je niet genoeg tijd te hebben voor archiefzorg? Ontdek hier hoe je tijd kan besparen.
- Maak gebruik van deze website en vermijd tijdrovend opzoekwerk. Wij hebben voor jou heel wat informatie over archief- en collectiezorg verzameld.
- Stel in overleg met de directie of het bestuur een prioriteitenlijst op. Zo kan je de zorg voor het archief spreiden, is het duidelijk wat er moet gebeuren en kan je aangeven of je hulp nodig hebt.
- Plan je acties in je dagelijkse werking in. Wanneer je een visie hebt, met duidelijke doelstellingen en prioriteiten, is het gemakkelijker om deze te volgen.
- Je kan ook hulp inschakelen. Houd er wel rekening mee dat de begeleiding van 'helpers' soms meer tijd en energie vraagt dan je op het eerste gezicht zou denken.
Welke hulp kan je inschakelen?
- Jouw sympathisanten en achterban hebben misschien meer tijd én zin om als vrijwilliger mee te helpen bij het verwerken van je archief en/of collectie.
- Een student uit de opleiding Archivistiek, Kunstwetenschappen, Literatuurwetenschappen, Musicologie of kunsthogescholen heeft misschien tijdens de zomer wel tijd om een handje te helpen of wil doorheen het academiejaar misschien wel stage lopen in jouw organisatie.
- Oud-medewerkers kennen de werking en de producties van jouw organisatie goed en kunnen deze kennis gebruiken bij het verwerken van het archief en/of de collectie.
Gebrek aan expertise
Jouw kerntaak bestaat niet uit het archiveren van je werking en creaties. Het is dus logisch dat je niet over alle nodige kennis beschikt. Op deze website hebben we al heel wat informatie verzameld en hieronder vind je nog enkele extra links.
- Je kan bij verschillende organisaties en instellingen in Vlaanderen terecht met al je concrete (archief)vragen. Zie bij Partnerorganisaties.
- Ken je iemand of een bevriende organisatie die zelf zijn/haar archief onder handen nam? Aarzel niet om hen te contacteren. Zij willen wellicht hun ervaringen, met tips en tricks met jou delen. Misschien sluiten een aantal praktijkvoorbeelden op deze website wel aan bij jouw project?
- Heb je moeilijkheden om sommige mensen, locaties, ... op foto's of video's uit het archief te identificeren? Vraag oud-medewerkers, vrienden van de organisatie of zelfs het publiek om hulp ('crowdsourcing'). Hou hierbij wel altijd rekening met de bescherming van persoonsgegevens.