Catégorie : 2. Classer et décrire

Comment classer au mieux mes archives ? Quelle est la meilleure façon de noter ce classement ? Et jusqu'à quel point doit-il être détaillé ?

Lorsque vous possédez des archives, vous voulez qu'elles soient accessibles à vous et à vos employés. Pour que vos archives soient accessibles, il est important de les classer et de les décrire. De plus, en procédant ainsi, vous garantissez un fonctionnement plus efficace de votre organisation, car vous perdez moins de temps à chercher et à retrouver vos documents.

Parfois, vous devez consulter des documents plus anciens pour des raisons administratives. Ces derniers peuvent avoir une valeur juridique. Vos archives peuvent également être une source d'inspiration ou un cadre de référence pour de nouveaux projets artistiques. Vous avez donc besoin de vos archives pour des raisons artistiques ou substantielles. Il existe également des personnes, internes ou externes, qui s'intéressent à l'histoire de votre organisation et qui souhaitent utiliser vos archives ou collections à des fins de recherche. Des archives bien classées et bien décrites permettent de les aider dans ce projet.

Classer vos archives

Classer, c'est créer une structure logique dans vos archives ou collections. Pour classer, vous disposez les documents, les articles et les collections selon un système prédéterminé. Ce faisant, vous tenez compte de la forme, du contenu et du contexte de vos documents. Sous forme analogique, vous créez une structure logique dans des armoires, avec des étagères qui contiennent des dossiers ou des boîtes à archives. Sous forme numérique, il peut s'agir d'une structure de dossiers, par exemple.

Ordenen zorgt ervoor dat:

• jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
• documenten snel kunnen worden teruggevonden;
• informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris vind je informatie sneller terug.

Beschrijven zorgt ervoor dat je:

• het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
• de informatie die je nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
• je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
• goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een bewaarinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB)