Créer un accès aux archives et les décrire

Un accès aux archives est un document qui vous permet de retrouver facilement tous vos documents. C'est un outil important pour la gestion de vos archives.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un accès aux archives ;
• De quelle manière vous pouvez créer un accès aux archives.

Une fois vos documents emballés et rangés dans une armoire ou un classeur, vous devez également être capable de les retrouver. Pour ce faire, votre plan de rangement peut vous aider. Un accès supplémentaire permet de rendre le contenu de vos archives accessible, afin de localiser des documents ou des objets spécifiques.

Un accès est une liste de descriptions de tous les documents et objets de vos archives ou collections. Il y a plusieurs façons de composer ce type d'outil d'aide. Le principe est la suivant : plus l'accès est détaillé, plus il peut vous aider à gérer vos archives ou collection(s), mais plus il faut de temps pour l'élaborer.

Comme pour l'organisation des archives, il est important de considérer les archives comme des structures hiérarchiques. Chaque archive est constituée de différentes parties, qui peuvent à leur tour contenir des éléments. Par exemple :

Archives de l'organisation x (niveau des archives ou collections) :

• Dossiers de projet de l'organisation x (niveau des séries).
  • Projet y (niveau des fichiers)
  • Projet z (niveau des dossiers)
• Correspondance de l'organisation x (niveau des séries)
  • Correspondance de l'année a (niveau des séries)
    • Lettre de x à y à la date a (niveau des pièces)
    • Lettre de s à t à la date b (niveau des pièces)
  • Correspondance de l'année b (niveau des séries)

Cette ligne directrice présente quatre façons possibles de composer un accès :

• Créer une liste d'emplacements (scénario 1)
• Créer un inventaire avec des descriptions au niveau des séries (scénario 2)
• Créer un inventaire avec des descriptions au niveau des pièces (scénario 3)
• Créer une description de vos archives ou collection(s) au niveau le plus élevé : dossiers d'archives ou collection (scénario 4)

Chaque méthode diffère par le degré de détail et présente des avantages et des inconvénients. Le choix de la méthode dépend de la nature de vos archives ou collection(s), de l'objectif de l'inventaire et du temps dont vous disposez pour le réaliser. Vous pouvez également utiliser des accès existants pour en créer un nouveau, plus détaillé. Une liste de classement est souvent établie en premier lieu pour se faire une idée de la taille et du contenu des archives. À un stade ultérieur, cette liste de classement est convertie en un véritable inventaire au niveau des séries ou des pièces.

Het is ook mogelijk om binnen eenzelfde toegang verschillende methodes te combineren. Je kan bijvoorbeeld een inventaris samenstellen met beschrijvingen op reeksniveau, maar enkele reeksen ook op stukniveau beschrijven.

Als laatste tip kunnen we meegeven dat een professionele archiefinstelling archieven meestal toegankelijk zal maken met een inventaris op reeksniveau. Deze vorm van ontsluiting is in veel gevallen het meest kosteneffectief. Je zal bv. zelden nog een archief vinden dat investeert in de beschrijving van elke afzonderlijke brief in een reeks correspondentie. Enkel voor zeer belangrijke archieven of reeksen wordt dit nog gedaan, net als voor beeld- en videocollecties die een hoge gebruikswaarde hebben.

Auteurs : Het Firmament, Florian Daemen (AMVB), Wim Lowet (VAi)