Déterminer la valeur

Un aspect important d'une bonne gestion d'archives ou de collections est de savoir pourquoi vos documents ou enregistrements ont de la valeur. Plusieurs aspects jouent un rôle plus ou moins important dans la détermination de la valeur.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que la détermination de la valeur ;
• Pourquoi il est important de déterminer la valeur de vos documents ou pièces ;
• Quelle valeur peuvent avoir les pièces de vos archives ou collections ;
• Comment évaluer la valeur.

L'évaluation consiste à déterminer la valeur d'un document, d'un ensemble de documents, d'un dossier ou d'un objet particulier. Le choix entre la conservation et la destruction, puis l'application de ce choix, s'appelle la "sélection". Pour faire une bonne sélection de documents et d'objets, il faut d'abord connaître leur valeur et leur importance.

Sandra Fauconnier, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Les documents et les objets peuvent avoir une valeur :

• d'usage ou une utilité pratique
• administrative
• juridique
• culturelle et historique
• patrimoniale
• en tant qu'outil de promotion
• émotionnelle
• symbolique
• esthétique
• économique
• artistique

Les points ci-dessous vous aideront à déterminer la valeur de (certaines parties de) vos archives et collection(s), ainsi qu'à décider si vous devez ou non conserver quelque chose (de manière permanente).

Comment déterminer la valeur ?

Répondez aux questions suivantes :

• Ces documents ou objets protègent-ils les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs légaux ?
• La perte du document ou de l'objet nuit-elle à une représentation fidèle de votre travail ? En d'autres termes, a-t-il une valeur historique pour vous ou votre organisation ?
• Le document ou l'objet a-t-il une valeur émotionnelle pour vous ou votre organisation ?

Vous répondez à ces questions une ou plusieurs fois par "oui" ? Si c'est le cas, le document ou l'objet peut faire l'objet d'une conservation temporaire ou permanente. Vous trouverez ci-dessous une liste indicative de ces documents ou objets.

Wat komt in aanmerking voor permanente bewaring?

• Documenten of objecten die representatief zijn voor de oprichting, de doelstellingen en werkwijze van de organisatie (zoals de verslagen van de raad van bestuur).
• Documenten of objecten die de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of erfgenamen beschermen (zoals de huurovereenkomst van het gebouw of de tewerkstellingsgegevens in functie van de pensioenrechten van werknemers, ...).
• Documenten en objecten die belangrijk zijn voor een correcte beeldvorming van jouw artistieke werk.
• Documenten en objecten die de hoofdlijnen van de activiteiten weergeven (zoals beleidsplannen).
• Documenten en objecten die de organisatie produceert en bewaart, en die in essentie de reden van het bestaan van de organisatie vormen (zoals productiedossiers).

Wat komt in aanmerking voor vernietiging?

• Documenten waarvan de wettelijke bewaartermijnen voorbij zijn.
• Alle documenten en objecten met een geringe administratieve, juridische, artistieke of wetenschappelijke waarde, die bijna onmiddellijk hun praktisch belang verloren hebben (zoals niet gevraagde aanbiedingen van leveranciers, uitnodigingen voor vergaderingen, drukproeven, ...).
• Documenten die wellicht elders bewaard worden. Vaktijdschriften bijvoorbeeld worden bewaard door (erfgoed)bibliotheken en/of de organisatie die de (vak)tijdschriften hebben uitgegeven.

Opgelet: van sommige documenten of bestanden heb je zowel een fysiek als een digitaal exemplaar. Hoe je hiermee omgaat, lees je in het onderdeel Materieel bewaren.

Selectielijsten als inspiratie

Misschien kunnen onderstaande selectielijsten, specifiek voor kunstenorganisaties, je wel inspireren.

• Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. Niet-gepubliceerde scriptie VUB, Brussel, 2010, pp. 170-203.
• Stadsarchief Antwerpen, Michielsen, E. Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Antwerpen, 2004

Wettelijke bewaartermijnen

Organisaties met een vzw-structuur, zelfstandigen en bv's zijn verplicht zich te houden aan de wettelijke bewaartermijnen. Je vindt een overzichtslijst van bewaartermijnen op de website van de Vlaamse overheid.

Let op: neem deze lijst niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Contacteer een erfgoedorganisatie

Twijfel je of je bepaalde documenten en/of objecten kan vernietigen of net permanent zou bewaren? Neem dan contact op met een erfgoedorganisatie. Zij kunnen je raad geven en je ook helpen met zoeken naar andere geïnteresseerden voor bepaalde delen van je archief en/of je collectie (zoals bv. je bibliotheek).

Noteer wat je vernietigt

Tot slot is het bij de vernietiging van (delen van) het archief en de collectie belangrijk dat er steeds een overzicht (met verantwoording) wordt gemaakt van de documenten en objecten die vernietigd zullen worden. Op basis van die lijst kun je later nagaan of een bepaald document of object dat je niet terugvindt, bewust werd vernietigd of is zoekgeraakt. Spreek bovendien goed af wie de eindverantwoordelijke is voor elke beslissing om archief- en collectiestukken te vernietigen.