Aménagement de votre dépôt
Les archives sont fragiles et s'abîment facilement. Avec un dépôt bien équipé, vous garantissez que vos archives restent en bon état.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Quels sont les facteurs de risque qui peuvent menacer vos archives ;
- Comment éviter au mieux ces risques ;
- Comment aménager au mieux votre dépôt d'archives.
Pour vos archives et collections, mieux vaut prévenir que guérir. Les archives et collections sont généralement conservées là où il y a de la place et où elles sont facilement accessibles. Il est important de connaître les risques inhérents à l'espace de conservation. En éliminant ces risques dans la mesure du possible, vous limitez les dommages. Préparez-vous aux éventuels problèmes en élaborant un plan d'action. Sur Erfgoedwijzer.be, vous trouverez plus d'informations (en néerlandais) sur l'élaboration d'un plan d'urgence.
Nous dressons la liste des risques potentiels et donnons quelques conseils pour les limiter. Pour un aperçu plus détaillé des facteurs de dommages possibles, vous pouvez consulter le guide du patrimoine (disponible en néerlandais).
Dommages physiques (tels que des cassures, des fissures et des déformations)
Les documents et les objets sont sujets à l'usure. En raison de l'ancienneté et de l'utilisation, des pièces sont endommagées. Des dommages supplémentaires peuvent survenir à la suite d'une chute, d'une mauvaise conservation (ex. une pression exercée par des objets empilés) ou d'une manipulation incorrecte des documents ou des objets. Le papier peut se déchirer ou se déformer, les objets peuvent se casser ou se fissurer, et les mouvements, les vibrations et les chocs présentent également un risque d'endommagement.
CONSEILS
- Évitez les étagères et les tablettes instables.
- Évitez que les objets dans les tiroirs ne se déplacent lors de l'ouverture et de la fermeture.
- Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace entre les objets pour pouvoir les contrôler.
- Essayez de réduire le nombre d'espaces de conservation intérieurs. Essayez de n'utiliser qu'un seul espace de conservation, où vous pouvez optimiser les conditions de stockage. De cette manière, tout le monde saura où se trouvent les archives et collections, et la conservation pourra être améliorée plus facilement.
Incendie
Le risque d'incendie est faible, mais les pertes ou les dommages (dus à la suie ou à la fumée) peuvent être importants. Soyez conscient de l'impact potentiel d'un incendie sur vos archives et collections. Les causes :
- Sources électriques : électricité surchargée, panneaux électriques, équipement électrique, courts-circuits, auto-inflammation, climatisation, systèmes de climatisation, surchauffe ou défaillance d'un appareil, lignes électriques obsolètes, poussière sur les lignes électriques.
- Matériaux inflammables à proximité d'une flamme.
- Travaux de construction et de restauration, ex. soudure, brasage, décapage de peinture.
- Fuites de gaz.
Conseils
- Évitez les facteurs de risque mentionnés précédemment dans votre espace de stockage.
- Vérifiez régulièrement les infrastructures électriques et gazières.
Eau
Évitez le contact avec l'eau. Le contact direct avec l'eau provoque de nombreux dégâts, souvent graves et irréparables. Tenez compte des éléments susceptibles de provoquer des dégâts des eaux lors de l'aménagement de votre salle d'archives.
Dégâts :
- Bavure des encres et des couleurs
- Craquelure d'une couche de peinture
- Champignons et moisissures
- Corrosion des pièces métalliques
- Déformation du papier, du carton et du bois
Causes :
- Rupture des canalisations
- Infiltration d'eau par une fuite dans le toit
- Remontée d'humidité dans le sol
- Inondations
CONSEILS
- Choisissez un lieu de stockage où le risque de dégâts des eaux est le plus faible possible. Évitez donc les sous-sols et les endroits où les canalisations sont exposées.
Si ce n'est pas possible, vérifiez régulièrement qu'il n'y a pas de fuite d'eau.
Diefstal en vandalisme
Wanneer de archiefruimte voor iedereen toegankelijk is, kunnen documenten verdwijnen of gestolen worden. Wanneer archief en collectie(s) zich in je bureau of werkruimte bevinden, is het belangrijk ze af te sluiten wanneer je de ruimte verlaat. Bewaar waardevolle documenten en objecten op een afsluitbare plaats.
Ongedierte en schimmel
Insecten, ongedierte, knaagdieren en schimmels tasten je archief en je collectie onherstelbaar aan. Ze buiten houden is dus de boodschap.
TIPS
- Drink of eet niet in je bewaarruimte.
- Poets regelmatig de bewaarruimte.
- Controleer geregeld op sporen van ongedierte.
- Een stabiel klimaat met een stabiele temperatuur en vochtigheid is belangrijk om je erfgoed in stand te houden en schimmels te vermijden.
Licht
Beperk blootstelling aan licht. Zowel daglicht als kunstlicht kunnen schade aanrichten: verkleuring en ontkleuring van pigmenten en kleurstoffen, verlies van sterkte bij textielvezels en papier, verlies in glans van vernis. Dit gebeurt langzaam maar zeker. Zonder gepaste maatregelen wordt lichtschade steeds groter. Bovendien is ze onherstelbaar. Daarom is het belangrijk lichtschade zo veel mogelijk te beperken.
TIPS
- Kies voor een plek waar het minste daglicht op het object valt.
- Gebruik dikke gordijnen, rolluiken, blinden of een zonnescherm als er daglicht binnenvalt.
- Laat kunstlicht niet nodeloos branden.
Vuil
Vermijd vervuiling. Stof en vuil zijn onvermijdelijk in eender welke ruimte, maar veranderen het uitzicht en verstoren de leesbaarheid van documenten. Stof is te verwijderen en te vermijden. Met vuil bedoelen we etensresten, vlekken van allerhande vloeistoffen en vuil door het vastnemen van objecten en documenten. Vuil kan vlekken met zich meebrengen die niet te verwijderen zijn.
TIPS
- Maak documenten en objecten die niet in dozen zitten of op rekken staan, voorzichtig stofvrij. Droog stof is gemakkelijk te verwijderen met een borstel of stofzuiger.
- Maak waardevolle objecten en documenten stofvrij en berg ze op in dozen, aangepaste rekken of hoezen.
- Eet, drink en rook niet in de omgeving van of in het archief.
- Zorg voor propere handen wanneer je iets vastneemt.
- Vermijd het gebruik van (agressieve) schoonmaakmiddelen in de omgeving van of in het archief
Temperatuur
Controleer de temperatuur en temperatuurschommelingen. Een te hoge of een te lage temperatuur zorgt voor een snellere aftakeling van de materialen in je archief en collectie. Vooral temperatuurschommelingen richten schade aan. Warmtebronnen, maar ook zonlicht, kunnen de temperatuur opdrijven in je archiefruimte.
TIPS
- Zorg voor een stabiele temperatuur met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm wordt en in de winter sterk afkoelt.
- Zorg voor een maximum temperatuur van ca. 18 tot 20°C.
Vocht
Controleer de luchtvochtigheid en vochtschommelingen. Een te hoge of te lage luchtvochtigheid heeft tal van schadelijke gevolgen: schimmelvorming, corrosie van metalen, krimpen van textiel, schade en barsten aan organisch materiaal. Schommelingen in de relatieve vochtigheid veroorzaken krimpen, barsten, opzwellen, losse verbindingen, losse verflagen. Een stabiel klimaat is belangrijk om je erfgoed in stand te houden.
TIPS
- Zorg voor een stabiele vochtigheid met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm en droog wordt en het in de winter sterk afkoelt of vochtig wordt.
- Zorg voor een vochtigheidsgraad tussen 50 en 55%.
Plaatsing
- Label je documenten correct en plaats ze steeds op de juiste plaats.
- Wanneer je een boek of archiefstuk verkeerd terug plaatst in een bibliotheek of archief, zal het enkel per toeval worden teruggevonden.
- Informatieverlies betekent ook vaak waardeverlies.
Risico:
- Verlies door verloren labels of etiketten
- Verlies van digitale gegevens
- Verlies door verkeerde plaatsing
TIPS
- Informatieverlies kan grotendeels tegengegaan worden door goede afspraken met alle medewerkers (i.v.m. onder andere plaatsing, naamgeving).
- Plaats alles terug op de plaats waar het oorspronkelijk stond of waar het thuishoort.
- Bewaar etiketten of labels bij het document of object.
Meer info is beschikbaar op de pagina Digitaal Bewaren.
Meubilair
Het geschikte meubilair draagt net als een geschikte verpakking bij tot het beperken van schade of degradatie van de materialen. Het kiezen, plaatsen en gebruiken van het geschikte meubilair is sterk afhankelijk van de archief - en collectiestukken. De grootte, het materiaal en de aard van de stukken spelen hierbij een belangrijke rol. Voor een overzicht van een aantal do's en don'ts bij het kiezen en plaatsen van meubilair kan je Erfgoedwijzer raadplegen.
- Papieren archiefdocumenten worden het best bewaard in zuurvrije dozen of opbergmappen.
- De zuurvrije dozen bewaren we op hun beurt in of op rekken met metalen leggers.
- Houthoudende leggers zijn nefast voor het papier.
- Kies bij voorkeur voor metalen kasten met een poederlakcoating die op hoge temperatuur is gedroogd.
- Hou er rekening mee dat de documenten vlot in en uit de kast moeten kunnen gehaald worden.
Plan - en ladekasten vind je onder meer bij: